Ausgangslage

Häufig wird die Frage gestellt, wie Gutscheine in VinX verwaltet werden können. Dieser Artikel beschreibt die Handhabung zu Gutscheinen.

Vorgehen

Wir empfehlen unseren Kunden jeweils einen pragmatischen Ansatz für die Handhabung von Gutscheinen.

Artikel-Einstellungen

Ausschlaggebend ist dabei ein Artikel "Gutschein". Dieser wird vorzugsweise dem Artikeltyp "Diverse" zugeordnet. Ob Sie den Artikel auch einer Artikelkategorie zuweisen möchten, ist von Ihren Bedürfnissen (bspw. in Bezug auf Auswertungen) abhängig. Des weiteren braucht der Artikel eine Abfüllung. Vermutlich haben Sie bereits eine Abfüllung "Einheit" oder "Stück". Falls nicht müssen Sie eine solche Abfüllung anlegen. MWST-technisch ist der Artikel als steuerbefreit zu behandeln, da ein Gutschein ein Zahlungsmittel und keine Leistung darstellt. Siehe dazu die Erläuterungen der ESTV:

Open

Entsprechend der MWST-Regelung sind Gutscheine die verkauft werden auch nicht dem Umsatz zu zuschreiben, sondern zu passivieren. Demzufolge können Sie als Ertrags- und Aufwandkonto dasselbe Passivkonto für die Gutscheine verwenden.

Preise müssen Sie für den Artikel nicht zwingend erfassen, da Sie den Gutschein-Wert direkt bei der Auftragserfassung eingeben. Arbeiten Sie allerdings mit Gutschein-Bons, welche vorgedruckte Wertbeträge (z.B. CHF 20, CHF 50, CHF 100, etc.) enthalten, können Sie den Wert auch als Grundpreis hinterlegen. Entsprechend ist für jeden Bon-Wert ein Gutschein-Artikel anzulegen.

Die Lagerbewirtschaftung können Sie für Gutscheine deaktivieren. Ob Sie Statistik führen möchten, hängt von Ihren Bedürfnissen ab. Die Einstellungen können Sie im Register Zusatz des Artikels vornehmen.

Verkauf von Gutscheinen

Wenn ein Kunde Gutscheine kauft, können Sie dafür einen gewöhnlichen Auftrag erstellen. Den Gutschein erfassen Sie normal als Artikelposition. Dabei müssen Sie den Wert des gekauften Gutscheins als Preis manuell eingeben.

Einlösung von Gutscheinen

Löst ein Kunde seine Gutscheine ein, erfassen Sie den Auftrag mit allen Artikeln, welche der Kunde bezieht. Am Schluss erfassen Sie den eingelösten Gutschein als Minus-Artikelposition auf demselben Auftrag.

Auswirkungen dieses Vorgangs

Durch den Verkauf von Gutscheinen erhöht sich das Passiv-Konto in Ihrer Buchhaltung. Sie stehen sozusagen dem Gutschein-Inhaber gegenüber in der Schuld. Sobald der Gutschein eingelöst wird, wird der Wert auf dem Passiv-Konto wieder abgezogen. Die Schuld löst sich auf.

Die übrigen Artikel, welche der Gutschein-Inhaber bezieht, werden normal dem Umsatz zugerechnet. Gutscheine haben also keine weitere Wirkungen auf die anderen Warenbezüge.

Verfall von Gutscheinen

Viele Gutscheine werden mit einem Verfalls-Datum versehen. Es ist allerdings rechtlich umstritten, ob Gutscheine tatsächlich verfallen können. Grundsätzlich ist von den Verjährungsfristen gemäss Obligationenrecht auszugehen. Diese beträgt 10 Jahre. Siehe dazu auch das Merkblatt des Schweizer Konsumentenschutzes.