Anwendung Festmobiliar

1 Ereignis
- 1.1 Ressourcenbuchungskonflikte
- 1.2 Ereignis
2 Festmobiliar reservieren
- 2.1 Verfügbarkeits-Check ohne fixes Ereignis
3 Ausfälle
4 Festmaterial-Planer
5 Statistik
6 Retouren

Unter Stammdaten finden sie die Rubrik Feste und Veranstaltungen. Von hier aus wird die praktische Anwendung vom Festmobiliar getätigt.

Ereignis

Ereignisse können für verschiedene Arten von Anlässen verwendet werden. Ein Fest ist ein Ereignis, aber auch eine Veranstaltung von Ihnen, z.B. ein Weinseminar, ist ein Ereignis. Ein solches Ereignis kann auch auf der Homepage publiziert werden und Anmeldungen können darüber abgewickelt werden (Reinigungsarbeit muss auch eingeplant werden).

Ressourcenbuchungskonflikte

Unter Ressourcenbuchungskonflikte sieht man, ob sich Ereignisse überschneiden und somit Ressourcen bereits für den Zeitpunkt gebucht sind. In diesem Fall suchen sie eine alternative Ressource und ändern die Artikelposition auf dem Auftrag.

Ereignis

Das Feld Nummer oder Suchbegriff wird automatisch erstellt anhand den Einstellungen im Eigenen Unternehmen. Im Titel geben Sie die Bezeichnung an. Bei Beginn und Ende kann das Datum des Festes und auf Wunsch auch die Zeit angegeben werden. Weiter können die Adressen Lieferung/Rechnung an, ein Hinweis für Belege sowie die Kontaktpersonen der Liefer- und Rechnungsadresse ausgewählt werden um ihnen eine Funktion für das Ereignis zuzuweisen (z.B. Besteller, Kontakt vor Ort usw.).

Diese hinterlegten Informationen werden in die Auftragserfassung übernommen, sofern dort das Ereignis ausgewählt wird.

Das auf dem Ereignis hinterlegte Beginn-Datum wird als Beleg-Datum übernommen.

Festmobiliar reservieren

Um Festmobiliar zu reservieren, wird ein Auftrag mit einem Ereignis erstellt. Mit der Option Festmobiliar wird die Auftragsmaske mit den Feldern "Ereignis" oben sowie den Feldern "Reservations-Status" und "Wegen" ergänzt.

Das Ereignis kann direkt ab der Auftragsmaske mit CTRL+Q erstellt werden. Wenn das Ereignis bereits vorhanden ist, kann es als erstes ausgewählt werden, die Liefer- und Rechnungsadresse wird dann gleich vom Ereignis übernommen. Ebenfalls kann bei Bedarf eine Konditionenadresse aktiviert werden, wo man z.B. spezielle Konditionen für ein Fest definiert hat (Preisgruppe, keine Rabatte/Aktionen).

Wenn der Benutzer die Berechtigung für Ressourcen hat, wird das erfasste Festmobiliar laufend auf Verfügbarkeit geprüft und reserviert. Der Reservationsstatus ist sofort ersichtlich. Wenn Benutzer ohne die Berechtigung für Ressourcen Festmobiliar für ein Ereignis erfassen, sind die Buchungen anschließend unter "Nicht gecheckte Ressourcenbuchungen" sichtbar. Ein Mitarbeiter mit der nötigen Berechtigung kann anschließend diese Buchungen noch checken. Als Hilfsmittel gibt es hierzu eine Auswertung welche auch als Abfrage für die Startseite verwendet werden kann.

Wenn Reservationen getätigt werden, welche nicht vollständig abgedeckt werden können ist dies bei der Auftragserfassung in Feld "Wegen" sofort sichtbar. Für die spätere Kontrolle kann über die Tabelle "Ressourcenbuchungskonflikte" auf alle nicht / teilweise gedeckten Buchungen zugegriffen werden.

Sowie über die Auswertung Nicht gecheckte Ressourcenbuchungen haben Sie eine Übersicht über die nicht gecheckten Ressourcenbuchungen. Die beiden Auswertungen finden Sie über die Suche auf der Startseite. Falls Sie die Auswertung direkt auf der Startseite anzeigen lassen wollen, kontaktieren Sie dafür das I-AG Team.

Für den Ressourcencheck braucht es auf dem Ereignis ein Beginn und Enddatum

Verfügbarkeits-Check ohne fixes Ereignis

Um zu überprüfen ob für einen bestimmten Zeitraum das gewünschte Mobiliar noch verfügbar ist, wird am einfachsten ein Auftrag mit einem Vorlage-Ereignis (z.B. mit der Bezeichnung "Check") gemacht. Auf diesem Ereignis werden keine Daten hinterlegt, als Adresse kann eine interne Adresse verwendet werden.

Bei der Auftragserfassung wird dieses Ereignis ausgewählt und die in Ereignis hinterlegte Adresse wird automatisch eingesetzt. Zusätzlich erscheint das Feld "Datum Ende" in welches das Enddatum des gewünschten Zeitraumes erfasst wird. Das Belegdatum gilt als Beginn-Datum. Nun kann das gewünschte Mobiliar erfasst werden und die Verfügbarkeit wird sofort angezeigt.

Ist die Anfrage somit beendet, wird der Auftrag gelöscht und die Buchungen sind wieder weg. Wünscht der Kunde das Material zu reservieren eröffnen Sie das Ereignis und weisen es anschließend dem Auftrag zu wodurch die Adresse vom neuen Ereignis übernommen wird und die Reservationen entsprechend übernommen werden.

Ausfälle

Unter "Ausfalltage" können Sie für eine Ressource einen Zeitraum definieren in welchem diese nicht verfügbar ist. Beim Erstellen und Ändern werden die betroffenen Buchungen geprüft und der "Reservations-Status" inkl. "Wegen" in der Auftragserfassung wird wenn nötig verändert.

Festmaterial-Planer

Um die Planer-Ansicht optimal zu nutzen empfiehlt sich ein grosser Bildschirm. Im Festmobiliar-Planer sind im oberen Teil die Ereignisse sichtbar und im unteren Teil die Buchungen inklusive Vor- und Nachbearbeitungszeit.

Wenn das Ereignis oder eine Buchung angeklickt wird, werden die Details sichtbar und können bearbeitet werden. Ein Ereignis kann auch verschoben oder die Dauer verändert werden.

Statistik

Die Ereignisse lassen sich statistisch einfach auswerten, da die Statistiken nach dem Ereignis eingeschränkt werden können. Diese Einschränkung befindet sich im Register "Bewegungen" der Selektionsmaske.

Retouren

Retouren können im VinX mit einem gegen Lieferschein erfasst werden. Wenn dieser Lieferschein mit dem Lieferschein mit dem gelieferten Festmobiliar zu einer Sammelrechnung zusammennimmt, werden diese miteinander verrechnet/ausgeglichen.

Wir empfehlen zusätzlich eine Liste mit allen Festmobiliar Artikel zu erstellen, damit man den Überblick aller Bruchschaden hat und diese sofort wieder ersetzen kann.