Anwendung Festmobiliar
Allgemein
Unter Stammdaten finden sie die Rubrik “Feste und Veranstaltungen”. Von hier aus wird die praktische Anwendung vom Festmobiliar getätigt.
Festmobiliar reservieren
Um Festmobiliar zu reservieren, wird ein Auftrag mit einem Ereignis erstellt. Mit der Option Festmobiliar wird die Auftragsmaske mit den Feldern "Ereignis" oben sowie den Feldern "Reservations-Status" und "Wegen" ergänzt.
Das Ereignis kann direkt ab der Auftragsmaske mit CTRL+Q erstellt werden. Wenn das Ereignis bereits vorhanden ist, kann es als erstes ausgewählt werden, die Liefer- und Rechnungsadresse wird dann gleich vom Ereignis übernommen. Ebenfalls kann bei Bedarf eine Konditionenadresse aktiviert werden, wo man z.B. spezielle Konditionen für ein Fest definiert hat (Preisgruppe, keine Rabatte/Aktionen).
Damit Reservationen gebucht werden muss immer ein Ereignis auf dem Beleg hinterlegt werden, auch für kleine Events.
Wenn der Benutzer die Berechtigung für Ressourcen hat, wird das erfasste Festmobiliar laufend auf Verfügbarkeit geprüft und reserviert. Der Reservationsstatus ist sofort ersichtlich, gemäss den Einstellungen auf der Belegart.
Wenn Benutzer ohne die Berechtigung für Ressourcen Festmobiliar für ein Ereignis erfassen, sind die Buchungen anschliessend unter "Nicht gecheckte Ressourcenbuchungen" sichtbar. Ein Mitarbeiter mit der nötigen Berechtigung kann anschließend diese Buchungen noch checken. Als Hilfsmittel gibt es hierzu eine Auswertung welche auch als Abfrage für die Startseite verwendet werden kann.
Verfügbarkeits-Check
Um zu überprüfen ob für einen bestimmten Zeitraum das gewünschte Mobiliar noch verfügbar ist, wird am einfachsten der Festmaterial-Planer konsultiert, oder ein Auftrag mit einem Vorlage-Ereignis (z.B. mit der Bezeichnung "Check") gemacht. Auf diesem Ereignis werden keine Daten hinterlegt, als Adresse kann eine interne Adresse verwendet werden.
Bei der Auftragserfassung wird dieses Ereignis ausgewählt und die in Ereignis hinterlegte Adresse wird automatisch eingesetzt. Zusätzlich erscheint das Feld "Datum Ende" in welches das Enddatum des gewünschten Zeitraumes erfasst wird. Das Belegdatum gilt als Beginn-Datum. Nun kann das gewünschte Mobiliar erfasst werden und die Verfügbarkeit wird sofort angezeigt.
Ist die Anfrage somit beendet, wird der Auftrag gelöscht und die Buchungen sind wieder weg. Wünscht der Kunde das Material zu reservieren eröffnen Sie das Ereignis und weisen es anschließend dem Auftrag zu wodurch die Adresse vom neuen Ereignis übernommen wird und die Reservationen entsprechend übernommen werden.
Nicht gecheckte Ressourcenbuchungen
Nicht gecheckt Ressourcenbuchungen werden von Benutzern ohne Ressourcen-Lizenz erstellt. Diesen Benutzern ist es zwar möglich Aufträge mit Ereignissen udn entsprechendem Miet-Material zu erfassen, sie haben jedoch nicht die Möglichkeit die Ressourcen zu checken und allenfalls zu bearbeiten.
Über die Tabelle “Nicht gecheckte Ressourcenbuchungen” haben Sie als Benutzer mit Ressourcen-Lizenz eine Übersicht über die nicht gecheckten Ressourcenbuchungen.
Falls Sie die nicht gecheckten Ressourcenbuchungen direkt auf der Startseite anzeigen lassen wollen, kontaktieren Sie dafür das I-AG Team.
Für den Ressourcencheck braucht es auf dem Ereignis ein Beginn und Enddatum
Ressourcenbuchungen
Bei jeder Reservation eines Festmaterials wird eine Ressourcenbuchung generiert, welche die entsprechenden Details enthält. Eine erfolgreiche Ressourcenbuchung sieht wie folgt aus:
Der Reservationsstatus ist dabei wie folgt definiert:
Status | Beschreibung | Farbe |
|---|---|---|
Reserviert | Die Ware konnte für den gewünschten Zeitraum reserviert werden. | grün |
Reservationscheck ausstehend | Die Ressourcenbuchung wurde durch einen Benutzer ohne Ressourcen-Lizenz erstellt, der Ressourcencheck ist durch einen Benutzer mit Ressourcen-Lizenz noch ausstehend. | gelb |
Nicht verfügbar | Nicht die gesamte Ware ist verfügbar. Siehe Hinweis für weitere Hinweise. | rot |
Zur besseren Übersicht Sind die Ressourcenbuchungen in der Baumansicht ebenfalls farblich gekennzeichnet, der Farbcode lautet wie folgt:
Status | Beschreibung | Farbe |
|---|---|---|
Reservierung erfolgreich | Die Ware konnte für den gewünschten Zeitraum reserviert werden. | dunkelgrün |
Reservation manuell bestätigt | Die Reservation wurde manuell über das Feld “Reservation ist OK” bestätigt, nicht durch den Ressourcen-Check. | hellgrün |
Reservierungs-Check ausstehend | Die Ressourcenbuchung wurde durch einen Benutzer ohne Ressourcen-Lizenz erstellt, der Ressourcencheck ist durch einen Benutzer mit Ressourcen-Lizenz noch ausstehend. | blau |
Nicht verfügbar | Die gesamte Ware ist nicht verfügbar. Siehe Hinweis für weitere Hinweise. | rot |
Menge abweichend | Nicht die gesamte Ware ist verfügbar. (Menge abweichend zu verfügbarem Bestand.) | orange |
Ressourcenbuchungskonflikte
Wenn Reservationen getätigt werden, welche nicht vollständig abgedeckt werden können ist dies bei der Auftragserfassung in Feld "Wegen" sofort sichtbar. Für die spätere Kontrolle kann über die Tabelle "Ressourcenbuchungskonflikte" auf alle nicht / teilweise gedeckten Buchungen zugegriffen werden.
Unter Ressourcenbuchungskonflikte sieht man, ob sich Ereignisse überschneiden und somit Ressourcen bereits für den Zeitpunkt gebucht sind. In diesem Fall suchen sie eine alternative Ressource oder Mieten Festmaterial dazu und ändern die Artikelposition auf dem Auftrag.
Für angepasste Ressourcenbuchungen muss anschliessend der Ressourcencheck 
Ressourcencheck
Werden Ressourcenbuchungen von Mitarbeitern ohne Ressourcenberechtigung erstellt, können diese über die Tabelle "Ressourcenbuchungen" und dem Ressourcencheck-Symbol
Ressourcenzuteilung
Ist die benötigte Menge einer Pool-Ressourcenbuchung > 1, erscheint die Funktion 
Werden Poolressourcen verwendet kann in der Tabelle "Ressourcenbuchungen" und dem Ressourcenzuteilungs-Symbol 
In dieser Maske können Mehrfach-Buchungen gleichzeitig in Einzelbuchungen umgewandelt werden, wenn der Haken "Mehrfach- in Einzelbuchungen umwandeln" aktiviert ist.
Manuell kann eine Einzelressource über das Feld "Ressource" auf der Ressourcenbuchung definiert oder angepasst werden.
Mittels Rechtsklick auf ein Ereignis in der Hilfstabelle “Ereignisse” kann die Ressourcenzuteilung auch pro Ereignis gemacht werden.
Festmaterial-Planer
Um die Planer-Ansicht optimal zu nutzen empfiehlt sich ein grosser Bildschirm. Der Festmaterial-Planer ist im Cool-Menu unter “Aufträge” zu finden.
Im Festmobiliar-Planer sind im oberen Teil die Ereignisse sichtbar und im unteren Teil die Ressourcenbuchungen inklusive Vor- und Nachbearbeitungszeit.
Wenn das Ereignis oder eine Buchung angeklickt wird, werden die Details des Ereignisses resp. der Ressourcenbuchung in einem Pop-Up Fenster angezeigt und können bearbeitet werden. Ein Ereignis kann auch verschoben oder die Dauer verändert werden.
In einer Buchung sind folgende Informationen enthalten:
Name des Ereignisses
Nummer der zugeteilten Einzelressource
G: → Gesamte Anzahl der benötigten Ressourcen
R: → Reservierte Anzahl der Ressourcen
Von- und Bis-Datum der Mietdauer
Retouren / Rücknahmeschein
Retouren können im VinX mit einem Rücknahmeschein erfasst werden. Wenn der Rücknahmeschein zusammen mit dem Lieferschein des gelieferten Festmobiliar zu einer Sammelrechnung umgewandelt wird, werden diese miteinander verrechnet/ausgeglichen.
Um einen Rücknahmeschein zu erhalten gibt es folgende 2 Möglichkeiten:
Manuelles Duplizieren
Der Fest-Lieferschein wird dupliziert und die Voll- sowie Leerretouren entsprechend erfasst. Bei diesem Vorgehen werden die gelieferten Mengen beim Duplizieren beibehalten und müssen entsprechend angepasst werden.Rücknahmeschein ab Ereignis
Mittels Rechtsklick auf das Ereignis kann eine kummulierte Warenrücknahme über alle Beleg dieses Ereignisses erstellt werden.
Alternativ dazu können die einzelnen Belege eines Ereignisses geöffnet werden und darüber mittels Rechtsklick pro Beleg einzelne Rücknahmescheine erstellt werden.
Bei dieser Erstellung der Rücknahmeschein über das Ereignis werden zudem die Mengen der jeweiligen Artikelpositionen genullt, als saubere Basis für die Erfassung der zurückgenommenen Ware. Weiter werden die so erstellten Rücknahmescheine (des Belgtyps “Lieferschein”) im Tab “Zusatz” automatisch mit einem Flag als “Warenrücknahme” gekennzeichnet.
Statistik
Die Ereignisse lassen sich statistisch einfach auswerten, da die Statistiken nach dem Ereignis eingeschränkt werden können. Diese Einschränkung befindet sich im Register "Bewegungen" der Selektionsmaske.
Zusätzliches
Wir empfehlen zusätzlich eine Liste mit allen Festmobiliar Artikel zu erstellen, damit man den Überblick aller Bruchschaden hat und diese sofort wieder ersetzen kann.
Weiter ist es sinnvoll die Miet-Artikel einem separaten Produktzyklus (z.B. “Aktiv, Miete”) zuzuweisen, um diese schnell und bequem filtern zu können, oder diese über die Artikelkategorie zu gruppieren.