E-Dokumente

Owned by Aline Suwald (Unlicensed)
Last updated: Jun 04, 2024 by Susanne EndterVersion comment
6 min read

Dokumentenversand

Ab der VinX-Version 20 ist es möglich Belege direkt aus dem System per Mail zu versenden. Bitte kontaktieren Sie uns, falls Sie die Möglichkeit noch nicht haben und diese gerne wünschen.
Unser Support-Team wird Ihnen gerne bei der notwendigen Vor-Konfiguration helfen.

Schritt für Schritt-Anleitung

Einzelne Verarbeitung von Aufträgen:

  1. Erstellen Sie wie gewohnt Belege (Aufträge oder Mahnungen)
  2. Mit dem Symbol  starten Sie den Druckdialog inkl. der Generierung der Mails
    1. Alle Belege die anhand der Konfiguration per Papier verarbeitet werden sollen, werden ausgedruckt.
    2. Für alle Belege die anhand der Konfiguration per Mail verarbeitet werden sollen, werden Mails generiert.
  3. Öffnen Sie den Dokumentenversand entweder über die Suche  auf der Hauptseite oder in der Navigation links unter Aufträge > E-Dokumente
  4. Unter  Dokumentenversand finden Sie nun einen Datensatz welcher alle generierten Mails enthaltet.
    1. Die Datensätze werden pro Benutzer und Datum aufgeteilt
  5. Wählen Sie einen der Datensätze welchen Sie weiterverarbeiten möchten. Mit einem Rechtsklick finden Sie die Funktion  "E-Mails generieren" oder klicken Sie auf das  Symbol in der oberen Menüleiste.
  6. Nun öffnet sich ein Fenster in dem Sie das Mail verfassen können.
    1. Geben Sie einen Betreff ein (Pflichtfeld)
    2. Wenn gewünscht, können Sie mit E-Mail Vorlagen arbeiten, welche Sie vorab erstellen können. Wählen Sie, wenn gewünscht, in dem Dropdown eine Vorlage.
    3. Wenn Sie ohne Mail-Vorlagen arbeiten, können Sie unter Text ihr Mail verfassen.
    4. Sonstige Dateianhänge, welche Sie an alle Empfänger senden möchten, können Sie ergänzen unter Datei-Anhänge
  7. VinX öffnet nun automatisch die Tabelle "Verarbeitungsläufe E-Mail" in welchem Sie einen Überblick aller Mails inkl. dem Versandstatus sehen.
  8. Wählen Sie den Verarbeitungslauf mit den Mails die Sie nun versenden möchten. Mit einem Rechtsklick finden Sie die Funktion  "Freigeben" oder klicken Sie auf das  Symbol in der oberen Menüleiste.
  9. Der Versandstatus wechseln zu "Für Versand freigegeben"
  10. Öffnen Sie nun den  Postausgang entweder über die Suche  auf der Hauptseite oder in der Navigation links unter Aufträge > E-Dokumente
    1. Hier können Sie die einzelnen Mails erneut bearbeiten oder den Versandstatus pro Mail via Rechtsklick ändern.
  11. Sobald die Mails versendet sind, finden Sie diese unter  Gesendete E-Mails entweder über die Suche  auf der Hauptseite oder in der Navigation links unter Aufträge > E-Dokumente


Serienverarbeitung von Aufträgen:

  1. Wählen Sie unter Aufträge > Serienverarbeitung von Aufträgen oder suchen Sie die Funktion auf der Hauptseite im Suchfeld
  2. Treffen Sie die gewünschte Auswahl Ihrer Belege
  3. Wählen Sie unter Was möchten Sie tun: "Drucken und versenden"
  4. VinX generiert Ihnen nun die Mails und die Ausdrucke anhand der hinterlegten Konfigurationen.
  5. Die generierten Mails finden Sie unter Dokumentenversand
  6. Folgen Sie nun der obigen Anleitung ab Schritt 4


Sprachen

Bitte beachten Sie, dass Sie die Generierung der Mails nach unterschiedlichen Sprachen machen. Pro "Verarbeitungslauf" kann nur eine Mail in einer Sprache verfasst werden.


Zusammenfassung von mehreren Belegen

Wurden pro Kunde mehrere Belege erstellt und Sie verarbeiten diese alle über die Serienverarbeitung, werden alle Belege pro Kunden zu einer Mail zusammengefasst. So wird verhindert, dass der Empfänger unnötig viele Mails erhält.


Versand direkt ab Auftragserfassung:

  1. Erfassen Sie in der Auftragsmaske einen Beleg.
  2. Sobald der Kunde den Kommunikationskanal "Versand per E-Mail" und eine Mailadresse hinterlegt hat, sowie die Konfiguration unter der Belegart für den Mailversand vorbereitet ist, erscheint dasSymbol für den Mailversand.
  3. Klicken Sie auf das  Symbol 
    1. Es werden nur die Belege, welche unter "Sätze von Auswertungen" eine Belegverwendung hinterlegt haben, weiterverarbeitet.
  4. VinX öffnet automatisch das Fenster für das Verfassen der Mail.
    1. Geben Sie einen Betreff ein (Pflichtfeld)
    2. Wenn gewünscht, können Sie mit E-Mail Vorlagen arbeiten, welche Sie vorab erstellen können. Wählen Sie, wenn gewünscht, in dem Dropdown eine Vorlage.
    3. Wenn Sie ohne Mail-Vorlagen arbeiten, können Sie unter Text ihr Mail verfassen.
    4. Sonstige Dateianhänge welche Sie an alle Empfänger senden möchten, können Sie ergänzen unter Datei-Anhänge.
  5. Die generierte E-Mail finden Sie unter  Postausgang.
  6. Je nach Einstellung der Freigabe müssen Sie dies noch für den Versand freigeben oder die Mail wird direkt versendet.


Versand direkt ab Vorschau:

  1. Öffnen Sie in der Vorschau einen Beleg
    Hinweis: Dies funktioniert jedoch nur mit Belegen, bei welchen Sie unter  Sätze von Auswertungen die Belegverwendung "Versand per E-Mail" hinterlegt haben.
  2. Wählen Sie unten in der Menüleiste das Symbol für den Mailversand 
  3. VinX öffnet automatisch das Fenster für das Verfassen der Mail.
    1. Geben Sie einen Betreff ein (Pflichtfeld)
    2. Wenn gewünscht, können Sie mit E-Mail Vorlagen arbeiten, welche Sie vorab erstellen können. Wählen Sie, wenn gewünscht, in dem Dropdown eine Vorlage.
    3. Wenn Sie ohne Mail-Vorlagen arbeiten, können Sie unter Text ihr Mail verfassen.
    4. Sonstige Dateianhänge welche Sie an alle Empfänger senden möchten, können Sie ergänzen unter Datei-Anhänge.
  4. Die generierte E-Mail finden Sie unter  Postausgang.
  5. Je nach Einstellung der Freigabe müssen Sie dies noch für den Versand freigeben oder die Mail wird direkt versendet.


Belegsets

Wenn Sie ein Belegset verwenden wie zum Beispiel Rechnung und Zahlteil / ESR als je eine Seite, wird bei der Generierung der Mails beides zusammengefasst und als eine Mail versendet. Dazu müssen Sie einfach die korrekte Konfiguration unter  Sätze von Auswertungen hinterlegen. Falls Sie bereits ein Beleg haben welcher für die Ausgabe eines PDF's bestimmt war, versenden Sie am einfachsten diesen. Meist beinhaltet dieser Beleg beide Komponenten (Rechnung und Zahlteil/ ESR). 


Wann wird ein Beleg gedruckt und wann wird eine Mail generiert | Funktion "Korrigieren" auf Archiveintrag

  1. Wenn noch kein Mail generiert wurde, dann erstellt es einen Archiveintrag und Sie finden unter Dokumentenversand einen Datensatz.
  2. Wenn unter Dokumentenversand bereits eine Mail ersichtlich ist, Sie jedoch Änderungen am bestehenden Beleg gemacht haben und diesen erneut drucken, wird der bestehende Datensatz überschrieben.
  3. Wenn Sie die Mail unter Dokumentenversand bereits weiterverarbeitet haben und sich dieser bereits im Postausgang befindet (Transaktionsstatus Archiveintrag = Verarbeitet), wird beim erneuten betätigen des Drucksymbols  der Beleg ausgedruckt.
  4. Wenn die Mail bereits weiterverarbeitet wurde (Transaktionsstatus Archiveintrag = Verarbeitet) und Sie Änderungen am Beleg machen und diesen erneut senden möchten gibt es die Korrektur-Funktion auf dem Archiveintrag.
    1. Öffnen Sie die Adresse vom Beleg
    2. Öffnen Sie in der Baumansicht "Archiveinträge"
    3. Wählen Sie den verarbeiteten Eintrag
    4. Mit einem Rechtsklick finden Sie die Funktion "Korrigieren".
      1. Der Transaktionsstatus wird geändert auf "Korrigieren"
    5. Nun können Sie den veränderten Beleg erneut per Mail versenden


Übersicht auf der Startseite


Wenn Sie wünschen, können wir Ihnen pro Benutzer auf der Startseite folgende Infos anzeigen:

  • Dokumente zum Versenden → Dokumente welche noch zu Mails verarbeitet werden müssen.
  • E-Mails zum Versenden → Mails die bereits verfasst sind und noch nicht effektiv versendet wurden.