Einkaufserfassung
Allgemein
Der Einkauf funktioniert analog zum Verkauf und wird in den gleichen Tabellen in der Datenbank abgespeichert. Die wesentlichen Unterschiede zwischen den beiden Optionen sind:
Bei Einkaufsbelegen stehen nur Adressen zur Auswahl, die als Lieferanten markiert sind.
Beim Einkauf wird der Einstandspreis aus dem Artikelstamm vorgeschlagen. Nach Erhalt der Rechnung besteht die Möglichkeit die geänderten Preise direkt auf die Einstandspreise im Artikelstamm zurückzuschreiben.
Beim Einkauf lässt sich aufgrund des Lieferantensortiments und der Lagerbestände automatisch ein Bestellvorschlag generieren.
Alle anderen Daten sind analog zur Verkaufsseite, wie zum Beispiel die Rabattierung, Lieferbedingungen oder Speditionscodes.
Einkaufserfassungs-Formular
Für den Einkauf gibt es eine separate Erfassungsmaske, welche analog zum Verkauf funktioniert.
Konditionen:
Wenn ein Kunde zugleich auch Lieferant ist, dann gelten sowohl verkaufs- wie auch einkaufsseitig die gleichen Konditionen.
In der Einkaufserfassung stehen folgende Belegtypen zur Auswahl:
Bestellung: Löst im Lager eine Reservation auf der Eingangsseite aus.
Wareneingang: Verbucht die Eingänge im Lager und löscht die Reservationen der Bestellung.
Kreditor-Rechnung: Korrigiert die Verbuchung der Wareneingänge, sofern noch Änderungen aufgetreten sind und schreibt die verrechneten Einstandspreise in den Artikelstamm, sofern dies im Register Einstellungen unter Eigenes Unternehmen - Einkaufspreise aktualisieren so definiert ist.
Ablauf
Bestellung
Um eine Bestellung bei einem Lieferanten zu erfassen wird die Einkaufserfassung geöffnet und der Belegtyp Bestellung ausgewählt. Als Adressen stehen nun nur Lieferanten zur Auswahl.
Erfassung direkt ab Adresse
Stehen Sie auf einer Adresse, können Sie via Rechtsklick direkt in die Einkaufserfassung wechseln, sofern der Kunde als Lieferant markiert ist. In der Erfassungsmaske ist sogleich die Adresse eingefügt und Sie können mit dem Erfassen der Artikel beginnen.
Über die Tastenkombination CTRL+B
wird der Bestellvorschlag aufgerufen. Es werden nun alle Artikel dieses Lieferanten angezeigt. Die Reihenfolge kann oben geändert werden. Wenn bei einem Artikel der Mindestbestand unterschritten ist wird die Menge zum erreichen des Sollbestandes, unter Berücksichtigung der Mindestbestellmenge und der Angabe unter Menge runden auf, vorgeschlagen. Werden für einen Artikel mehrere Lager geführt, so wird auf dem Bestellvorschlag die Bestellung vorgeschlagen sobald einer der Lagerbestände unter den Mindestbestand fällt. Die zur Bestellung vorgeschlagene Menge berücksichtigt dann aber alle Lager.
In der Spalte "Bestellt" wird die berechnete / summierte Menge anhand der Reservationen (Einkauf - verbuchte Bestellungen) auf dem Artikel angezeigt.
Die Anzeige wird lieferantenübergreifend angezeigt D.h. haben Sie mehrere Lieferanten für einen Artikel, wird die Gesamtmenge der Bestellungen angezeigt.
Diese Menge kann natürlich abgeändert werden. Bei den anderen Artikeln kann ebenfalls eine Menge angegeben werden. Mit dem Button OK werden die gewünschten Artikel auf den Beleg übernommen.
Anschliessend wird die Bestellung gedruckt und dem Lieferanten übermittelt. Wenn die Bestellung verbucht wird, werden die Mengen auf dem Artikel - Lagerbestände unter Bestellt bei Lieferant eingetragen und zum Verfügbaren Bestand hinzugerechnet.
Der Einkaufsbestellvorschlag basiert auf Einzelflaschen un