Auftragserfassung
- Fabienne Schwenkel (Unlicensed)
- Susanne Endter
- Morena Antoniello
- Aline Suwald (Unlicensed)
Auftragserfassungs-Formular
Dieses Formular dient der schnellen Erfassung von Aufträgen. Es wäre auch möglich, unter Aufträge bearbeiten und drucken neue Aufträge einzugeben, doch eignet sich hierfür die Baumstruktur weniger.
In der Auftragserfassung stehen folgende Belegtypen zur Auswahl: Auftragserfassung, Gutschrift, Inventar, Kassenbeleg, Lieferschein, Offerte, Rechnung und Vorlage.
Am schnellsten arbeiten Sie hier mit der Taste [Enter], die jeweils nur auf die wichtigsten Felder springt. Wenn Sie weitere Felder anspringen wollen, können Sie dazu die Maus, die Tasten [Tab] oder [Shift] + [Tab] verwenden.
Wenn für eine Rechnungsadresse mehrere Lieferadressen hinterlegt sind, dann wird zuerst die Rechnungsadresse ausgewählt. Nach der Auswahl der Rechnungsadresse werden alle dazugehörigen Lieferadressen aufgelistet.
Sie müssen hier nie eine Speicher-Taste drücken. Der Beleg wird abgespeichert, sobald der Cursor auf die Artikelposition springt. Jede einzelne Position wird gespeichert, sobald die Zeile abgeschlossen und eine neue Zeile eröffnet wird.
Mit der Taste [Esc] springen Sie von den Artikelpositionen zurück auf den Beleg-Kopf.
Die Eingabe auf den einzelnen Feldern funktioniert gleich wie in der Baumansicht. Für die Eingabe auf den einzelnen Feldern sehen Sie bitte nach beim Datenbankbeschrieb der Belege und der Artikelpositionen.
Die Auftragserfassungsmaske lässt sich individuell nach Ihren Bedürfnissen anpassen. So können z.B. zusätzliche Felder hinzugefügt oder nicht benötigte ausgeblendet werden. Zudem kann hinterlegt werden wann der Cursor auf dem Feld stoppt. Ihr VinX- Betreuer kann dies ihnen einrichten, sprechen Sie ihn darauf an.
Direkt ab Adresse
Wählen sie auf der Adresse via Rechtsklick "Auftragserfassung" - Die Auftragsmaske öffnet sich und die Adresse ist bereits eingefügt.
Auf der Verrechnungsart kann ein Standard-Belegtyp hinterlegt werden. Wenn jedoch ein Kunde aber immer eine Einzelrechnung erhalten soll, wird bei der Eingabe der Adresse automatisch der definierte Belegtyp gemäss Verrechnungsart der Adresse gesetzt. Dieser kann manuell geändert werden.
Stehen Sie mit dem Cursor auf einer Artikelposition werden im Infofeld die Lagerbestände des Artikels angezeigt. Um die Rechnungs-, Lieferadresse sowie die dazugehörigen OP-Saldi im Infofeld zu sehen, muss der Cursor im Belegkopf stehen, z.B. im Feld Ware an.
Beleg-Operationen
Symbol | Bezeichnung | Funktion |
|---|---|---|
 | Weiterverarbeiten | Mit dieser Funktion können Sie den Beleg weiterverarbeiten z.B. in den Folgetyp umwandeln (von Lieferschein in Rechnung). In der Maske können Sie keine Vorgaben definieren. |
 | Preise und Konditionen neu laden | Preise und Konditionen neu laden wird dann gebraucht, wenn Sie in den Stammdaten Änderungen vorgenommen haben und diese auf den Beleg übertragen möchten. Dies ist primär dann der Fall, wenn ein Beleg längere Zeit nicht mehr bearbeitet wurde und dafür nun andere Konditionen gelten. Hingegen werden Vertriebsweg, Kostenstelle, Tour, Abladevorschriften, Speditionscode etc. nicht mehr verändert, da diese auf dem Beleg evtl. schon übersteuert wurden. Zusammenhang der Funktionalität:
Wenn Preise und Konditionen neu geladen werden kann das Datum Preisgültigkeit angegeben werden. Dieses Datum darf nicht älter als 1 Jahr sein oder nicht weiter als 10 Jahren in der Zukunft liegen. Mit dem Tabulator springt man in der Maske direkt auf OK und danach auf Abbrechen. |
 | Einstandspreise einsetzen | Mit dieser Funktion werden bei den Auftragspositionen die Einstandspreise eingesetzt. Ein Beispiel wäre eine Degustation, die zu Einstandspreisen verrechnet und verbucht wird. |
 | Dokument neu rechnen | Dokument neu rechnen benötigen Sie, wenn Sie die Konsequenzen einer Eingabe auf das Gebinde oder das Belegtotal unmittelbar feststellen wollen. Im Normalfall wird ein Beleg automatisch neu gerechnet, bevor er gedruckt oder verbucht wird. |
 | Retouren | Retouren dient der Erfassung von Gebinderetouren bei der Auftragserfassung. |
 | Bestellvorschlag | Bei einem Verkaufsbeleg gibt es drei Arten von Vorschlägen:
Auch auf der Kasse kann für Aktionen und Sortimente ein Bestellvorschlag aufgerufen werden. Kundenbezüge sind nicht möglich, da diese das Programm zu sehr verlangsamen würden. Wenn aber anstelle des Kassen-Kunden eine Adresse erfasst wird, können selbstverständlich auch die entsprechenden Kundenbezüge angezeigt werden. |
 | Folgedokument erzeugen | Die Funktion Folgedokument erzeugen erzeugt aus verbuchten oder unverbuchten Belegen das Folgedokument. Für eine Offerte oder Auftragsbestätigung kann das Standard-Folgedokument in der Tabelle Belegarten eingestellt werden. Damit auch nach Abschluss der Belegperiode noch das Folgedokument erzeugt werden kann, muss auf der Belegart hinterlegt sein, dass das Tagesdatum gesetzt wird. Für einen Lieferschein ist das Folgedokument eine Einzelrechnung. eine Bestellung wird zu einem Wareneingang und ein Wareneingang zu einer Kreditor-Rechnung. |
 | Verbuchen | Damit verbuchen Sie den Beleg. |
 | Verbuchung rückgängig machen | Die Funktion 'Verbuchung rückgängig machen' wählen Sie, wenn ein Verbuchungsvorgang wegen eines Fehlers wiederholt werden soll. Dies ist möglich, bis ein Beleg in die Finanzbuchhaltung übertragen worden ist. Bis dahin können Sie alle Schritte von der Zahlung über die Verbuchung des Offenen Postens und des Lagers wieder rückgängig machen. Bei der Stornierung eines Beleges wird auch der Kundengebindesaldo nachgeführt. |
Bestellvorschlag
Anhand des Bestellvorschlags sehen Sie was der Kunde bereits bezogen hat.
Sie können die Spalten nach Ihren Wünschen definieren:
Mit Drag & Drop können Sie die Reihenfolge der Spalte ändern
Mit Klick auf den Spaltentitel wird Ihnen die Sortierung aktualisiert
Mit Rechtsklick auf die Spalte können Sie für Sie nicht relevante Spalten ausblenden.
Die Anpassungen werden pro Benutzer gespeichert und bei einem Neustart wieder aufgerufen.
Belege drucken
In der Funktion Drucken können Sie den aktuellen Beleg ausgeben, wobei verschiedene Formen möglich sind:
Drucker
Andere Ausgabegeräte wie z.B. Fax
Ausgabeformat wie z.B. PDF
Die gewählten Ausgabegeräte sind über mehrere Stufen zu definieren:
In den Windows Systemeinstellungen müssen die Drucker eingerichtet sein.
In der Verrechnungsart des Kunden muss ein Beleg-Set für den gewählten Belegtyp gewählt sein.
In diesem Beleg-Set wiederum ist möglich, mehrere Auswertungen zu definieren und diese auf verschiedene Drucker auszugeben.
Der Druckauftrags-Name wird zusammengestellt aus der Belegart und der Belegnummer.
Verbuchen von Lieferscheinen und umwandeln in Rechnungen
Sie haben zwei Möglichkeiten:
1.Lieferscheine einzeln umwandeln:
über Auftragserfassung: über das Symbol
nehmen Sie den gewünschten Auftrag in die Erfassungs-Maske. Mit der Maus können Sie das Symbol
anwählen, den Lieferschein verbuchen und in den Folgebeleg (Rechnung) umwandeln
über Aufträge bearbeiten und drucken: in der Suchmaske rufen Sie den gewünschten Auftrag auf. Auch hier können Sie über das Symbol den Lieferschein verbuchen und in eine Rechnung umwandeln.
2.Lieferscheine mit der Funktion Serienverarbeitung von Aufträgen weiterverarbeiten: Serienverarbeitung von Aufträgen
Rechnung verbuchen
Auch dazu haben Sie zwei Möglichkeiten.
1.Rechnungen einzeln verbuchen:
über Auftragserfassung oder Aufträge bearbeiten und drucken mit dem gleichen Vorgehen wie beim verbuchen von Lieferscheinen
2.Rechnungen mit der Funktion Serienverarbeitung von Aufträgen verbuchen: Serienverarbeitung von Aufträgen
Beim Verbuchen der Rechnung wird automatisch auf der Bewegung das Fakturadatum ins Feld Abgerechnet am eingetragen.
Auf einem verbuchten Beleg können keine Datensätze mehr auf allen Tabellen hinzugefügt werden, z.B. Artikelpositionen, Reservationen, OP usw.
Auf einem verbuchten Beleg können keine Datensätze wie z.B. Artikelpositionen, Reservationen, OP usw. hinzugefügt werden.
Wenn eine Transaktion offen bleibt, erscheint nun eine Meldung 'Vorsicht - eine Transaktion ist noch nicht abgeschlossen', wenn ein neuer Beleg begonnen wird. In diesem Fall sollten die die Benutzer das Programm möglichst schnell schliessen und keine weitere Belege erfassen oder andere Ausführungen machen.