Auftragserfassung

Auftragserfassungs-Formular

Dieses Formular dient der schnellen Erfassung von Aufträgen. Es wäre auch möglich, unter Aufträge bearbeiten und drucken neue Aufträge einzugeben, doch eignet sich hierfür die Baumstruktur weniger.

In der Auftragserfassung stehen folgende Belegtypen zur Auswahl: Auftragserfassung, Gutschrift, Inventar, Kassenbeleg, Lieferschein, Offerte, Rechnung und Vorlage.

Am schnellsten arbeiten Sie hier mit der Taste [Enter], die jeweils nur auf die wichtigsten Felder springt. Wenn Sie weitere Felder anspringen wollen, können Sie dazu die Maus, die Tasten [Tab] oder [Shift] + [Tab] verwenden.

Wenn für eine Rechnungsadresse mehrere Lieferadressen hinterlegt sind, dann wird zuerst die Rechnungsadresse ausgewählt. Nach der Auswahl der Rechnungsadresse werden alle dazugehörigen Lieferadressen aufgelistet.

Sie müssen hier nie eine Speicher-Taste drücken. Der Beleg wird abgespeichert, sobald der Cursor auf die Artikelposition springt. Jede einzelne Position wird gespeichert, sobald die Zeile abgeschlossen und eine neue Zeile eröffnet wird.

Mit der Taste [Esc] springen Sie von den Artikelpositionen zurück auf den Beleg-Kopf.

Die Eingabe auf den einzelnen Feldern funktioniert gleich wie in der Baumansicht. Für die Eingabe auf den einzelnen Feldern sehen Sie bitte nach beim Datenbankbeschrieb der Belege und der Artikelpositionen.

Die Auftragserfassungsmaske lässt sich individuell nach Ihren Bedürfnissen anpassen. So können z.B. zusätzliche Felder hinzugefügt oder nicht benötigte ausgeblendet werden. Zudem kann hinterlegt werden wann der Cursor auf dem Feld stoppt. Ihr VinX- Betreuer kann dies ihnen einrichten, sprechen Sie ihn darauf an.



Direkt ab Adresse

Wählen sie auf der Adresse via Rechtsklick "Auftragserfassung" - Die Auftragsmaske öffnet sich und die Adresse ist bereits eingefügt.



Auf der Verrechnungsart kann ein Standard-Belegtyp hinterlegt werden. Wenn jedoch ein Kunde aber immer eine Einzelrechnung erhalten soll, wird bei der Eingabe der Adresse automatisch der definierte Belegtyp gemäss Verrechnungsart der Adresse gesetzt. Dieser kann manuell geändert werden.



Stehen Sie mit dem Cursor auf einer Artikelposition werden im Infofeld die Lagerbestände des Artikels angezeigt. Um die Rechnungs-, Lieferadresse sowie die dazugehörigen OP-Saldi im Infofeld zu sehen, muss der Cursor im Belegkopf stehen, z.B. im Feld Ware an.

Beleg-Operationen

Symbol

Bezeichnung

Funktion

Symbol

Bezeichnung

Funktion

Weiterverarbeiten

Mit dieser Funktion können Sie den Beleg weiterverarbeiten z.B. in den Folgetyp umwandeln (von Lieferschein in Rechnung).

In der Maske können Sie keine Vorgaben definieren.

Preise und Konditionen neu laden

Preise und Konditionen neu laden wird dann gebraucht, wenn Sie in den Stammdaten Änderungen vorgenommen haben und diese auf den Beleg übertragen möchten. Dies ist primär dann der Fall, wenn ein Beleg längere Zeit nicht mehr bearbeitet wurde und dafür nun andere Konditionen gelten. Hingegen werden Vertriebsweg, Kostenstelle, Tour, Abladevorschriften, Speditionscode etc. nicht mehr verändert, da diese auf dem Beleg evtl. schon übersteuert wurden.

Zusammenhang der Funktionalität:

  1. Wenn auf dem Auftrag die Preisgruppe geändert wird, dann ändern sich die Listenpreise und die Spezialpreise sofern die Einstellung der Preisfindung auf den tiefsten Preis greift.

  2. Wenn auf dem Auftrag die Funktion Preise und Konditionen neu laden gewählt wird, werden alle Preise und Konditionen neu geladen, das heisst, Listenpreise, Spezialpreise, überschriebene Preise und Rabatte. Das Datum der Preisfindung kann gewählt werden.

  3. Wenn über die Serienverarbeitung die Funktion Preise neu laden gewählt wird, werden alle Preise und Konditionen neu geladen, als Datum wird aber das Belegdatum genommen und kann nicht angepasst werden.


Wenn Preise und Konditionen neu geladen werden kann das Datum Preisgültigkeit angegeben werden. Dieses Datum darf nicht älter als 1 Jahr sein oder nicht weiter als 10 Jahren in der Zukunft liegen.



Mit dem Tabulator springt man in der Maske direkt auf OK und danach auf Abbrechen.

Einstandspreise einsetzen

Mit dieser Funktion werden bei den Auftragspositionen die Einstandspreise eingesetzt. Ein Beispiel wäre eine Degustation, die zu Einstandspreisen verrechnet und verbucht wird.

Dokument neu rechnen

Dokument neu rechnen benötigen Sie, wenn Sie die Konsequenzen einer Eingabe auf das Gebinde oder das Belegtotal unmittelbar feststellen wollen. Im Normalfall wird ein Beleg automatisch neu gerechnet, bevor er gedruckt oder verbucht wird.

Retouren

Retouren dient der Erfassung von Gebinderetouren bei der Auftragserfassung.

Bestellvorschlag

 Bei einem Verkaufsbeleg gibt es drei Arten von Vorschlägen:

  • Aufgrund der Kundenbezüge: In der Tabelle Eigenes Unternehmen im Register Aufträge wird festgelegt, wie lange der Betrachtungszeitraum ist. Dieser kann aber im Bestellvorschlag temporär geändert werden. Alle Verkäufe in diesem Zeitraum werden artikelweise verdichtet angezeigt. Es wird der aktuelle Preis angezeigt, Spezialpreise werden grün markiert und Aktionen rot. Die Sortierung ist frei wählbar und kann über rechte Maustaste Layout merken gespeichert werden. Optional können zu Auskunftszwecken auch inaktive Artikel angezeigt werden. Artikel die irrtümlich einmal geliefert wurden, erscheinen immer wieder auf dem Bestellvorschlag.Diese lassen sich jedoch wieder davon ausschliessen. Mehr dazu im Kapitel Bewegungen.

  • Aufgrund von Aktionen: Sehr preisbewussten Kunden können Sie auf einen Blick alle Aktionen vorschlagen.

  • Aufgrund von Sortimenten: Auf dem Artikelstamm können Sie verschiedene Artikel zu Sortimenten zusammenfassen und hier zur Bestellung vorschlagen.

Auch auf der Kasse kann für Aktionen und Sortimente ein Bestellvorschlag aufgerufen werden. Kundenbezüge sind nicht möglich, da diese das Programm zu sehr verlangsamen würden. Wenn aber anstelle des Kassen-Kunden eine Adresse erfasst wird, können selbstverständlich auch die entsprechenden Kundenbezüge angezeigt werden.

Folgedokument erzeugen

Die Funktion Folgedokument erzeugen erzeugt aus verbuchten oder unverbuchten Belegen das Folgedokument. Für eine Offerte oder Auftragsbestätigung kann das Standard-Folgedokument in der Tabelle Belegarten eingestellt werden. Damit auch nach Abschluss der Belegperiode noch das Folgedokument erzeugt werden kann, muss auf der Belegart hinterlegt sein, dass das Tagesdatum gesetzt wird. Für einen Lieferschein ist das Folgedokument eine Einzelrechnung. eine Bestellung wird zu einem Wareneingang und ein Wareneingang zu einer Kreditor-Rechnung.

Verbuchen

Damit verbuchen Sie den Beleg.

Verbuchung rückgängig machen

Die Funktion 'Verbuchung rückgängig machen' wählen Sie, wenn ein Verbuchungsvorgang wegen eines Fehlers wiederholt werden soll. Dies ist möglich, bis ein Beleg in die Finanzbuchhaltung übertragen worden ist. Bis dahin können Sie alle Schritte von der Zahlung über die Verbuchung des Offenen Postens und des Lagers wieder rückgängig machen. Bei der Stornierung eines Beleges wird auch der Kundengebindesaldo nachgeführt.

Bestellvorschlag

Anhand des Bestellvorschlags sehen Sie was der Kunde bereits bezogen hat.

Sie können die Spalten nach Ihren Wünschen definieren:

  • Mit Drag & Drop können Sie die Reihenfolge der Spalte ändern

  • Mit Klick auf den Spaltentitel wird Ihnen die Sortierung aktualisiert

  • Mit Rechtsklick auf die Spalte können Sie für Sie nicht relevante Spalten ausblenden.

Die Anpassungen werden pro Benutzer gespeichert und bei einem Neustart wieder aufgerufen.



Belege drucken

In der Funktion  Drucken können Sie den aktuellen Beleg ausgeben, wobei verschiedene Formen möglich sind:

  • Drucker

  • Andere Ausgabegeräte wie z.B. Fax

  • Ausgabeformat wie z.B. PDF

Die gewählten Ausgabegeräte sind über mehrere Stufen zu definieren:

  • In den Windows Systemeinstellungen müssen die Drucker eingerichtet sein.

  • In der Verrechnungsart des Kunden muss ein Beleg-Set für den gewählten Belegtyp gewählt sein.

  • In diesem Beleg-Set wiederum ist möglich, mehrere Auswertungen zu definieren und diese auf verschiedene Drucker auszugeben.

Der Druckauftrags-Name wird zusammengestellt aus der Belegart und der Belegnummer.

Verbuchen von Lieferscheinen und umwandeln in Rechnungen

Sie haben zwei Möglichkeiten:

1.Lieferscheine einzeln umwandeln:

  • über Auftragserfassung: über das Symbol 

     

    nehmen Sie den gewünschten Auftrag in die Erfassungs-Maske. Mit der Maus können Sie das Symbol

     

     anwählen, den Lieferschein verbuchen und in den Folgebeleg (Rechnung) umwandeln

  • über Aufträge bearbeiten und drucken: in der Suchmaske rufen Sie den gewünschten Auftrag auf. Auch hier können Sie über das Symbol  den Lieferschein verbuchen und in eine Rechnung umwandeln.

2.Lieferscheine mit der Funktion Serienverarbeitung von Aufträgen weiterverarbeiten: Serienverarbeitung von Aufträgen



Rechnung verbuchen

Auch dazu haben Sie zwei Möglichkeiten.

1.Rechnungen einzeln verbuchen:

  • über Auftragserfassung oder Aufträge bearbeiten und drucken mit dem gleichen Vorgehen wie beim verbuchen von Lieferscheinen

2.Rechnungen mit der Funktion Serienverarbeitung von Aufträgen verbuchen: Serienverarbeitung von Aufträgen





Auf einem verbuchten Beleg können keine Datensätze wie z.B. Artikelpositionen, Reservationen, OP usw. hinzugefügt werden.