Einkaufserfassung

1 Allgemein
2 Einkaufserfassungs-Formular
3 Ablauf
- 3.1 Bestellung
- 3.2 Erfassung direkt ab Adresse
- 3.3 Wareneingang
- 3.4 Kreditoren-Rechnung
4 Beleg-Operationen
5 Einkaufs-Kontingente

Allgemein

Der Einkauf funktioniert analog zum Verkauf und wird in den gleichen Tabellen in der Datenbank abgespeichert. Die wesentlichen Unterschiede zwischen den beiden Optionen sind:

Bei Einkaufsbelegen stehen nur Adressen zur Auswahl, die als Lieferanten markiert sind.
Beim Einkauf wird der Einstandspreis aus dem Artikelstamm vorgeschlagen. Nach Erhalt der Rechnung besteht die Möglichkeit die geänderten Preise direkt auf die Einstandspreise im Artikelstamm zurückzuschreiben.
Beim Einkauf lässt sich aufgrund des Lieferantensortiments und der Lagerbestände automatisch ein Bestellvorschlag generieren.

Alle anderen Daten sind analog zur Verkaufsseite, wie zum Beispiel die Rabattierung, Lieferbedingungen oder Speditionscodes.

Einkaufserfassungs-Formular

Für den Einkauf gibt es eine separate Erfassungsmaske, welche analog zum Verkauf funktioniert.

Konditionen:

Wenn ein Kunde zugleich auch Lieferant ist, dann gelten sowohl verkaufs- wie auch einkaufsseitig die gleichen Konditionen.

In der Einkaufserfassung stehen folgende Belegtypen zur Auswahl:

Bestellung: Löst im Lager eine Reservation auf der Eingangsseite aus.
Wareneingang: Verbucht die Eingänge im Lager und löscht die Reservationen der Bestellung.
Kreditor-Rechnung: Korrigiert die Verbuchung der Wareneingänge, sofern noch Änderungen aufgetreten sind und schreibt die verrechneten Einstandspreise in den Artikelstamm, sofern dies im Register Einstellungen unter Eigenes Unternehmen - Einkaufspreise aktualisieren so definiert ist.

Ablauf

Bestellung

Um eine Bestellung bei einem Lieferanten zu erfassen wird die Einkaufserfassung geöffnet und der Belegtyp Bestellung ausgewählt. Als Adressen stehen nun nur Lieferanten zur Auswahl.

Erfassung direkt ab Adresse

Stehen Sie auf einer Adresse, können Sie via Rechtsklick direkt in die Einkaufserfassung wechseln, sofern der Kunde als Lieferant markiert ist. In der Erfassungsmaske ist sogleich die Adresse eingefügt und Sie können mit dem Erfassen der Artikel beginnen.

Über die Tastenkombination CTRL+B wird der Bestellvorschlag aufgerufen. Es werden nun alle Artikel dieses Lieferanten angezeigt. Die Reihenfolge kann oben geändert werden. Wenn bei einem Artikel der Mindestbestand unterschritten ist wird die Menge zum erreichen des Sollbestandes, unter Berücksichtigung der Mindestbestellmenge und der Angabe unter Menge runden auf, vorgeschlagen. Werden für einen Artikel mehrere Lager geführt, so wird auf dem Bestellvorschlag die Bestellung vorgeschlagen sobald einer der Lagerbestände unter den Mindestbestand fällt. Die zur Bestellung vorgeschlagene Menge berücksichtigt dann aber alle Lager.

In der Spalte "Bestellt" wird die berechnete / summierte Menge anhand der Reservationen (Einkauf - verbuchte Bestellungen) auf dem Artikel angezeigt.
Die Anzeige wird lieferantenübergreifend angezeigt D.h. haben Sie mehrere Lieferanten für einen Artikel, wird die Gesamtmenge der Bestellungen angezeigt.

Diese Menge kann natürlich abgeändert werden. Bei den anderen Artikeln kann ebenfalls eine Menge angegeben werden. Mit dem Button OK werden die gewünschten Artikel auf den Beleg übernommen.

Anschliessend wird die Bestellung gedruckt und dem Lieferanten übermittelt. Wenn die Bestellung verbucht wird, werden die Mengen auf dem Artikel - Lagerbestände unter Bestellt bei Lieferant eingetragen und zum Verfügbaren Bestand hinzugerechnet.

Der Einkaufsbestellvorschlag basiert auf Einzelflaschen und die Menge sollte somit mutiert oder gelöscht werden können. Mit der Anpassung ab der Version 12.1 greift das inaktive Flag 'Anbruch erlaubt' beim Grossgebinde auf dem Einkaufsbestellvorschlag nicht mehr.

Wareneingang

Wenn die Ware geliefert wird, wird die Bestellung wieder aufgerufen und weiterverarbeitet in das Folgedokument, den Wareneingang. Hier werden die Mengen und Preise angepasst.

Sie können nun die LS/RE-Nr des Lieferanten auf dem Wareneingang erfassen. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, Zoll- und Transportkosten über dieses Icon zu erfassen.

Wird der Wareneingang verbucht, so werden die Mengen zum Aktuellen Bestand hinzugerechnet und unter Bestellt bei Lieferant gelöscht.

Wenn Sie die Zoll- und Transportkosten auf die einzelnen Flaschen brechen möchten, müssen Sie wie folgt vorgehen:

Klicken Sie auf das Icon , es öffnet sich ein Fenster, geben Sie hier Transportkosten und die Zollgebühren ein, allenfalls können Sie hier auch noch Zusatzkosten eingeben.

Im Einkaufspreis der Flaschen werden nun die Kosten angerechnet und aufgelistet.

Zusätzliche Informationen zu Wareneingang finden Sie hier Wareneingänge erfassen.

Kreditoren-Rechnung

Mit der Kreditor-Rechnung wird die Verbuchung der Wareneingänge korrigiert, sofern noch Änderungen aufgetreten sind und die verrechneten Einstandspreise werden in den Artikelstamm geschrieben, sofern dies in der Tabelle Eigenes Unternehmen so definiert ist.

Wenn Sie mit der Kreditoren-Buchhaltung in VinX arbeiten, dann ist mit diesem Schritt auch gleich der Kreditor-OP erstellt.

Detailliertere Informationen zu Kreditorrechnungen finden Sie hier Kreditorenbuchhaltung.

Beleg-Operationen

	Weiterverarbeiten	Mit dieser Funktion können Sie den Beleg weiterverarbeiten z.B. den Beleg verbuchen.
	Preise und Konditionen neu laden	Preise und Konditionen neu laden wird dann gebraucht, wenn Sie in den Stammdaten Änderungen vorgenommen haben und diese auf den Beleg übertragen möchten. Dies ist primär dann der Fall, wenn ein Beleg längere Zeit nicht mehr bearbeitet wurde und dafür nun andere Konditionen gelten. Hingegen werden Vertriebsweg, Kostenstelle, Tour, Abladevorschriften, Speditionscode etc. nicht mehr verändert, da diese auf dem Beleg evtl. schon übersteuert wurden. Zusammenhang der Funktionalität: Wenn auf dem Auftrag die Preisgruppe geändert wird, dann ändern sich die Listenpreise und die Spezialpreise sofern die Einstellung der Preisfindung auf den tiefsten Preis greift. Wenn auf dem Auftrag die Funktion Preise und Konditionen neu laden gewählt wird, werden alle Preise und Konditionen neu geladen, das heisst, Einkaufspreise, überschriebene Preise und Rabatte. Das Datum der Preisfindung kann gewählt werden. Wenn über die Serienverarbeitung die Funktion Preise neu laden gewählt wird, werden alle Preise und Konditionen neu geladen, als Datum wird aber das Belegdatum genommen und kann nicht angepasst werden. Wenn Preise und Konditionen neu geladen werden kann das Datum Preisgültigkeit angegeben werden. Dieses Datum darf nicht älter als 1 Jahr sein oder nicht weiter als 10 Jahren in der Zukunft liegen.
	Einstandspreise einsetzen	Mit dieser Funktion werden bei den Auftragspositionen die Einstandspreise eingesetzt. Ein Beispiel wäre eine Degustation, die zu Einstandspreisen verrechnet und verbucht wird.
	Dokument neu rechnen	Dokument neu rechnen benötigen Sie, wenn Sie die Konsequenzen einer Eingabe auf das Gebinde oder das Belegtotal unmittelbar feststellen wollen. Im Normalfall wird ein Beleg automatisch neu gerechnet, bevor er gedruckt oder verbucht wird.
	Bestellvorschlag	Bestellvorschlag öffnet eine Maske in der Sie Bestellvorschläge generieren können. Bei einer Lieferanten-Bestellung zeigt Ihnen der Bestellvorschlag alle Artikel des Lieferanten mit den vorgeschlagenen Mengen sowie den verfügbaren Beständen, ausserdem die Spalten Menge/Jahr und Menge/Vorjahr der Verkäufe. Zugleich wird mit kleinen farbigen Dreiecken auf die erfassten Aktionen, Alternativ- oder Standardlieferanten hingewiesen sowie der Hinweistext angezeigt, welcher auf dem Einkaufspreis notiert ist. In der Tabelle Produktzyklen muss die Einstellung Auf Einkaufsvorschlag aktiv sein, damit die Artikel auch im Bestellvorschlag für den Einkauf berücksichtigt werden.
	Folgedokument erzeugen	Die Funktion Folgedokument erzeugen erzeugt aus verbuchten oder unverbuchten Belegen das Folgedokument. Eine Bestellung wird zu einem Wareneingang und ein Wareneingang zu einer Kreditor-Rechnung.
	Verbuchen	Damit verbuchen Sie den Beleg.
	Verteilung Zoll- und Transportkosten	Sie haben die Möglichkeit, die Zoll- und Transportkosten auf die einzelne Flaschen runter zu brechen. Es ist wichtig, dass auf dem Artikel das Gewicht hinterlegt ist, so stellen Sie sicher, dass 0.75 L Flasche und 1.5 L Flasche auch unterschiedliche Zoll- und Transportkosten gerechnet werden. Bei der Eingabe geben Sie den Gesamtbetrag ein und es wird danach auf die einzelnen Einkaufspreise geschrieben.
	Verbuchung rückgängig machen	Die Funktion 'Verbuchung rückgängig machen' wählen Sie, wenn ein Verbuchungsvorgang wegen eines Fehlers wiederholt werden soll. Dies ist möglich, bis ein Beleg in die Finanzbuchhaltung übertragen worden ist. Bis dahin können Sie alle Schritte von der Zahlung über die Verbuchung des Offenen Postens und des Lagers wieder rückgängig machen. Bei der Stornierung eines Beleges wird auch der Kundengebindesaldo nachgeführt.

Einkaufs-Kontingente

Die Dokumentation zu Einkaufs-Kontingente finden Sie hier Einkaufs-Kontingente.