Debitoren-Zahlungen mit Zahlungslauf einlesen

Zahlungen werden immer häufiger auf dem elektronischen Weg verbucht. Die Verarbeitung der Bankgutschriften auf diese Weise kann viel Zeit ersparen. Nach Erhalt der Datei können die Zahlungen einlesen werden.

Öffnen Sie dazu das Navigationsmenü Buchhaltung – Debitoren-Zahlungsläufe und erstellen mit dem Symbol einen neuen Zahlungslauf:

Zahlungsweg	Zahlungsweg, für welchen Sie die Zahlungen einlesen möchten. Beachten Sie, dass Sie pro Zahlungsweg eine Datei erhalten und einlesen müssen.
Erstellungsdatum	Das Erstellungsdatum des Debitoren-Zahlungslaufes.
Zahlungsdatei	Hier wählen Sie die entsprechende Zahlungsdatei aus, welche Sie einlesen möchten.
Bereich	Der Bereich auf welchem Sie sich aktuell befinden wird automatisch ausgefüllt. (Nur wenn Sie Geschäftsbereiche lizenziert haben.)

Sind die Angaben des Zahlungslaufes vervollständigt, klicken Sie auf das Symbol Datei einlesen der Symbolleiste.

In der folgenden Maske werden Informationen der Zahlungsdatei angezeigt.

Klicken Sie auf Inhalt. Nun werden im Feld Import Log weitere Details angezeigt.
Klicken Sie auf OK, damit die Zahlungen definitiv eingelesen werden:

Beim Einlesen wird automatisch eine Log-Datei mit allen Vorgängen mitgeführt.
Sie finden dieses Protokoll im Register Info des Zahlungslaufes:

Zahlungen, welche nicht eingelesen werden konnten, müssen manuell überprüft und bearbeitet werden (Anleitung zum manuellen Einlesen im Kapitel Debitoren - Zahlungen manuell eingeben). Sie können diese Zahlungen anschliessend aus dem Zahlungslauf löschen. Tun Sie dies, bevor Sie einen Zahlungslauf verbuchen. Markieren Sie dazu die entsprechende Zahlungsdatei-Buchung und klicken Sie auf das Symbol Ausgewähltes Objekt löschen.

Im folgenden Beispiel sehen Sie zwei Meldungen welche erscheinen können.
Anhand den Feldern Verbuchen und Protokoll können Sie die Zahlungen kontrollieren.

Verbuchen wird nur gesetzt wenn alles übereinstimmt (OP & Zahlung) und es keine Ratenzahlung/Überzahlung ist.
Meldung in Protokoll: Wird nur bei Zahlungsbuchungen mit Abweichungen befüllt

Protokoll auf Zahlungsbuchungen

Betrag stimmt nicht überein

Die Zahlung kann nicht eingelesen werden. Die entsprechende Zahlungsdatei-Buchung weist darauf hin

Sind nur noch korrekte Zahlungen im Zahlungslauf vorhanden, wird der Zahlungslauf verbucht.
Markieren Sie dazu den entsprechenden Zahlungslauf und klicken Sie auf das SymbolZahlungen verbuchen. Zu jedem Datensatz im Zahlungslauf wird nun eine effektive Zahlung im System erzeugt.

Ratenzahlungen akzeptieren

Um die Ratenzahlungen zu akzeptieren klicken Sie auf das Symbol Ratenzahlungen akzeptieren.
Mit dieser Funktion werden alle Ratenzahlungen verbucht, ausser es besteht eine Überzahlung (Minus-Betrag in der Spalte Differenz).

Solange die Zahlungen des Zahlungslaufs noch nicht verbucht sind, kann der gesamte Zahlungslauf inkl. Zahlungen wieder gelöscht werden. Wurde der Zahlungslauf verbucht, können die Zahlungen nur noch einzeln storniert werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Zahlungen stornieren.

Achtung: Wenn Sie einen Zahlungslauf löschen, werden die einzelnen Zahlungen nicht automatisch mitgelöscht.

Ablage der Zahlungsdatei
Nachdem die Zahlungsdatei eingelesen wurde, legen Sie diese am besten in einem Ordner Ihrer Wahl ab. Ergänzen Sie den Dateinamen zum Beispiel mit 20180131.xml für die Zahlungen vom 31.01.2018. Sie haben so eine übersichtliche Kontrolle Ihrer bereits eingelesenen Zahlungsdateien und jederzeit die Möglichkeit darauf zurückzugreifen.

Zahlungsdatei drucken

Sie haben die Möglichkeit pro Zahlungslauf eine Liste auszudrucken, welche Ihnen eine Übersicht aller Zahlungen des Zahlungslaufes bietet.

Markieren Sie dazu den Zahlungslauf und klicken Sie auf das -Symbol Vorschau der Standard-Auswertung. Es wird die Auswertung Zahlungsdatei in der Druck-Vorschau geöffnet.