Manuelle Verbuchung von Zahlungen
- Fabienne Schwenkel (Unlicensed)
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- Daniela Hager (Unlicensed)
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Manuelle Verbuchung von Zahlungen
Für die manuelle Verbuchung von Zahlungen besteht ein spezielles Eingabeformular. Öffnen Sie dieses über Buchhaltung – Zahlungen eingeben.
Falls Sie eine Zahlung zu einem bestehenden OP erfassen wollen, wählen Sie diesen im Feld Offene Posten aus. Falls Sie eine Zahlung ohne OP erfassen wollen, wählen Sie im Feld Adresse jene Adresse aus, für welche Sie eine Zahlung erfassen möchten.
Die Funktion Zahlung eingeben kann auch direkt von einem OP ausgeführt werden. So wird der Offene Posten im darauf erscheinenden Fenster Zahlungen erfassen übernommen.
Bei der Eingabe von manuellen Zahlungen wird geprüft, ob das Zahlungsdatum innerhalb der erlaubten Belegperiode ist. Massgebend dafür sind die Einstellungen im Eigenen Unternehmen "Belegdatum erlaubt von/bis".
Option "weiterer OP"
Mit der Option "weiterer OP" kann eine oder mehrere Zahlungen eingegeben werden ohne dass jede Zahlung einzeln verbucht werden muss. Wenn Sie auf "weiterer OP" klicken, leert sich die Maske und eine neue Zahlung kann eingeben werden. Das System schlägt Ihnen automatisch alle auf die Adresse zugewiesenen OPs vor unter "Offene Posten". In der Auflistung können sie einen weiteren OP wählen. Zum Schluss wenn Sie keine weitere Zahlung mehr eingeben müssen, können Sie via "Verbuchen" alles miteinander verbuchen.
Klicken Sie auf "Schliessen" statt "Verbuchen", stellt Ihnen das Programm die Frage ob die Zahlung und alle dazugehörigen Buchungen rückgängig gemacht werden sollen. Mit "Ja" wird Ihr kompletter Vorgang rückgängig gemacht und es wird keine Zahlung verbucht. Wählen Sie "Nein", werden alle eingegebenen Zahlungen ausser die Letzte verbucht. Sie erhalten in einem Pop Up die Übersicht aller verbuchten Zahlungen.
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Offener Posten | OP für welchen Sie eine Zahlung eingeben möchten. |
Adresse | Adresse für welche Sie eine Zahlung eingeben möchten. |
Zahlungsweg | Es wird der Zahlungsweg des Offenen Postens bzw. der Vorgabewert aus den Systemeinstellungen oder dem Geschäftsbereich (falls Sie mit Geschäftsbereichen arbeiten) übernommen. Passen Sie den Zahlungsweg bei Bedarf an. |
Beleg-Nr. | Automatische Nummerierung der Zahlungen. Nehmen Sie hier bitte keine Änderungen vor. |
Belegtext | Hier kann ein Belegtext erfasst werden. |
Datum | Zahlungsdatum. Zeigt standardmässig das heutige Datum an. Dies muss in der Belegperiode von/bis liegen, welches im Eigenen Unternehmen definiert ist. |
Valuta | Tragen Sie hier das Valuta-Datum der Zahlung ein. |
Zahlungstotal | Dieses Feld wird gemäss Eingabe im Feld Betrag bezahlt berechnet. |
Betrag bezahlt | Hier wird der Betrag der Zahlung eingegeben. In den nachfolgenden untergeordneten Seiten werden die verschiedenen Möglichkeiten näher beschrieben (Zahlungsbetrag entspricht OP-Betrag, Zahlungsbetrag kleiner als OP-Betrag bzw. Zahlungsbetrag grösser als OP-Betrag). |
Skonto | Es sind verschiedene Erlösminderungen möglich:
|
Minderung / Konto | |
Saldo | Weicht der Zahlungsbetrag vom Offenen Posten ab, erscheint hier ein positiver oder negativer Saldo. Ein positiver Saldo erscheint z.B. bei einer Teilzahlung. Ein negativer Saldo bedeutet, dass mehr einbezahlt wurde als der OP beträgt. |
Verbuchen als | Hier legen Sie fest, ob und wie der zu viel bezahlte Betrag ausgebucht werden soll. Zur Auswahl stehen:
Offenen Posten stehen lassen: Bei einer Teilzahlung wird der positive Saldo nicht ausgebucht. Auf dem OP wird nur die Teilzahlung abgebucht, der Restbetrag bleibt im OP erhalten. Wird ein Negativsaldo nicht ausgebucht, bleibt der OP mit dem entsprechenden Saldo bestehen und kann auf einem weiteren OP als Gutschrift abgezogen werden. Vorauszahlungen: Wird für eine Rechnung mehr einbezahlt als der Rechnungsbetrag ausmacht, können Sie die Differenz als Vorauszahlung verbuchen, indem Sie bei der Auswahl Als Vorauszahlung ausbuchen anklicken. Der Betrag wird nun je nach Einstellung entweder automatisch auf der nächsten Rechnung vergütet, optional auf der nächsten Rechnung vergütet oder ohne weitere Aktion verbucht Mahnspesen: Um Mahnspesen zu verbuchen, muss ebenfalls im Feld Saldo / Verbuchen als die entsprechende Auswahl getroffen werden. Als Mehrzahlung ausbuchen: Überschüssige Zahlungen können aus der Debitorenbuchhaltung ausgebucht werden, sei es auf ein Passiv- oder ein Erlöskonto. Die Idee dahinter ist, dass Sie das Geld zurückzahlen oder dem Kunden eine Gutschrift schicken, worin der zuviel bezahlte Betrag mittels einem dafür vorgesehen Artikel gutgeschrieben wird. Mit dem Verbuchen der Gutschrift erscheint der Beleg wieder in der Debitorenbuchhaltung. |
Durch Bestätigung auf den Verbuchen-Knopf wird die Zahlung verbucht.
Gutschrift
Eine Gutschrift wird mit positivem Mengenwert erfasst und erscheint nach der Verbuchung ebenfalls als Offener Posten unter Zahlungen eingeben. Eine Gutschrift verbuchen Sie, indem Sie zuerst die Gutschrift aufrufen und dann den Button Weiterer OP auswählen. Danach können Sie einen weiteren OP des gleichen Kunden auswählen und die Gutschrift abbuchen.
Unter Zahlungen bei der Adresse sehen Sie nun die Verrechnung der Gutschrift mit der Rechnung.
Einzel- und Sammelzahlungen
Bei der Einzelzahlung klicken Sie nach Eingabe der Beträge auf den Button Verbuchen, wonach das Programm bereit ist für den nächsten Beleg.
Bei der Sammelzahlung - dies beinhaltet auch die Verrechnung einer Gutschrift mit einer Rechnung - geben Sie die Zahlungsdaten wie gewohnt ein, klicken aber auf Weiterer OP, wonach auf dem OP-Feld nur noch die weiteren Offenen Posten des gleichen Kunden ausgewählt werden können. Bezahlen Sie so viele weitere Rechnungen bis das Total der Zahlungen dem eingegangenen Betrag entspricht.