Abgeschlossene Aufträge archivieren oder entfernen

Gesetzliche Grundlage

Im Navigationsmenü Diverse unter Reorganisation finden Sie den Menüpunkt Abgeschlossene Aufträge archivieren oder entfernen.

Hier können Sie nicht mehr benötigte Aufträge aus früheren Jahren aus der Datenbank entfernen. Es gilt grundsätzlich die Regel, dass

• 5 Jahre im kaufmännischen Verkehr benötigt werden

• 10 Jahre im Umgang mit Behörden

Es lohnt sich aber nicht, für die Behörden die Daten länger als 5 Jahre zu behalten, sondern für den äussert seltenen Eventualfall einer soweit zurück gehenden behördlichen Prüfung müsste auch ein Backup reichen, auf das man im Notfall zurückgreifen kann. Falls dafür eine ältere VinX Version benötigt würde, wäre diese auch bei uns jeweils noch verfügbar.

Mit Archivieren ist hier nicht das PDF Archiv gemeint, bei dem Belegkopien als PDF in der Datenbank oder externen Dateien abgespeichert werden. Das Aufräumen des Archivs ist weiter unten beschrieben.

Optimierung des Vorgehens

Belege können drei Zustände haben:

• Aktiv - die Belege erscheinen in der Auftragserfassung bei der Suche, entsprechend wird diese mit der Zeit langsamer, wenn viele Aufträge aktiv sind.

• Archiviert - Sie sind markiert, dass sie im Tagesgeschäft nicht mehr benötigt werden. Man findet sie noch unter der Adresse als 'Archivierte Aufträge'

• Gelöscht - sie sind nicht mehr in der Datenbank und auch nicht mehr rekonstruierbar, sondern nur aus einem Backup der Datenbank wieder herstellbar

Archiviert werden Belege auf zwei Arten:

1. Ein Beleg wird in einen Folgebeleg umgewandelt. Dabei legt VinX eine Kopie des Belegs an, bevor es den Beleg in den nächsten Zustand überführt. Der Ursprungsbeleg wird archiviert. Wenn Sie also einen Lieferschein in eine Rechnung umwandeln, haben Sie danach einen archivierten Lieferschein und eine aktive Rechnung.

2. Durch Archivierung von Belegen hier mit der Archivierungs-Funktion. Aktive Belege sollen in der Auftragserfassung nicht mehr sichtbar sein, sondern nur noch im seltenen Fall, dass man später noch etwas nachschauen möchte. Dann würde man diese auch über die Adresse finden.

Daraus ergibt sich, dass die Datenbank relativ voll ist mit weiterverarbeiteten Lieferscheinen und Auftragsbestätigungen, welche in der Regel schon nach 1 - 3 Jahren entfernt werden kann, da die nachfolgende Rechnung das relevante Dokument ist. Die Aufgabe des Lieferscheins ist mit der Rechnungsprüfung erledigt.

Einkaufsseitig finden wir dieselbe Situation, es hat also eine Vielzahl von archivierten Bestellungen und Wareneingängen, die ebenfalls schon früher nicht mehr benötigt werden.

Auf eine separate Datensicherung kann verzichtet werden, wenn Sie nächtliche Sicherungen machen und die Reorganisation an einem Morgen eines sonst arbeitsfreien Tages vornehmen, was grundsätzliche keine schlechte Idee ist. Da das Löschen von Daten ziemlich arbeitsintensiv ist auf der Datenbank, kann es auch den laufenden Betrieb beinträchtigen.

Belege archivieren

Für die folgenden Belege empiehlt sich die Archivierung:

Ab vorletztem Geschäftsjahr und älter

• bezahlte Verrechnungs-Belege (KR/RE/SR/KA/GS) 

• verbuchte Verrechnungs-Belege (KR/RE/SR/KA/GS), wenn die Belege älter als 5 Jahre sind (= verjährt)

• Lager-verbuchte Lagerbelege (EW/BS/WE/AB/LS)

• Gedruckte Belege, welche keine Auswirkungen auf Lager oder Verrechnung haben wie Offerten und Auftragsbestätigungen. 

• Inventaraufträge

Bevor Sie aber archivieren, sollten Sie zunächst nicht mehr benötigte archivierte Belege entfernen. Dies um zu vermeiden, dass Sie Belege gezielt archivieren, um sie danach beim Aufräumen des Archivs versehentlich gleich zu löschen.

Archivierte Belege löschen

Archiv-Dokumente exportieren

Für den Versand von Belegen über E-Mail werden diese im PDF Format im VinX-internen Archiv abgespeichert. Dieses ist ohne andere Einstellungen in der VinX Datenbank angelegt und tendiert dazu, sich schnell zu vergrössern. Es ist gut möglich, dass nach mehreren Jahren Arbeit rund 80% der Grösse der Datenbank durch dieses Archiv belegt ist, da jedes PDF typischerweise zwischen 100 und 300 KB Platz benötigt.

Bei einem verteilten Betrieb ist es sehr zweckmässig, dass diese PDFs in der Datenbank sind, so dass alle Mitarbeiter über VinX auf sie zugreifen können, auch wenn sie keinen Zugriff auf das Dateisystems des VinX Servers haben. Nachdem die Belege aber abgeschlossen und bezahlt sind, werden die PDFs nur noch mit geringer Wahrscheinlichkeit benötigt und es würde reichen, wenn man sie noch im Büro abrufen könnte, aber nicht mehr zwangsweise von überall. Dazu ist es möglich, die PDFs aus der Datenbank in das Dateisystem zu exportieren, wonach sie in der Datenbank gelöscht werden.

Der Speicherort für das Dateiarchiv wird im Eigenen Unternehmen unter 'Archiv-Ordner' festgelegt. Die Dateien werden in Unterverzeichnissen monatsweise zusammengefasst, also z.B. unter '2015.10' finden wir die Belege für den Oktober 2015. In der Datenbank wird das PDF gelöscht und stattdessen nur noch der Dateiname notiert.

Nachdem ein oder mehrere Jahres des PDF Archivs exportiert sind, wird die Datenbank für längere Zeit nur noch langsam wachsen, da die neuen Archiveinträge den freigegebenen Platz nutzen können. Oder es besteht auch die Möglichkeit, die SQL Anywhere Datenbank zu verkleinern durch eine Reorganisation direkt auf dem Server.