Auftragserfassung

Für die manuelle Rechnungserfassung besteht die Auftragserfassung. Diese wird über das Navigationsmenü Abrechnung - Auftragserfassung geöffnet:

Für eine bessere Übersicht sind in der Auftragserfassung nicht alle Datenfelder ersichtlich, können aber mit [Ctrl]+[I] oder dem Symbol Zoom aufgerufen werden (siehe auch Zoom). Fehlt Ihnen trotzdem standardmässig ein Feld oder soll ein nicht benötigtes ausgeblendet werden, wenden Sie sich für eine Anpassung der Maskendarstellung an Ihren PerformX-Berater.

Am schnellsten arbeiten Sie hier mit der [Enter]-Taste, die jeweils auf die wichtigsten Felder springt. Wenn Sie weitere Felder bearbeiten möchten, navigieren Sie dazu am Besten mit der Maus, [Tab] oder [Shift]+[Tab].

Um eine neue Auftragsposition hinzuzufügen, klicken Sie mit der Maus in die Auftragspositionen oder springen mit [Tab] oder [Enter] weiter. Sie müssen nicht zwingend das Symbol Alle Änderungen speichern drücken. Der Beleg wird gespeichert, sobald der Cursor auf die Auftragsposition springt. Jede einzelne Position wird gespeichert, sobald eine neue ergänzt wird oder der Cursor sich zurück auf dem Auftragskopf befindet.

Auftrag ohne Auftragspositionen

Erstellen Sie einen Auftrag welcher keine Auftragspositionen enthält, so wird beim Verlassen der Beleges die Frage gestellt:

Zudem können Sie einen Auftrag erst verbuchen, wenn der Beleg Auftragspositionen enthält. Davor wird das Icon nicht angezeigt.

Im oberen Bereich, dem Auftragskopf befinden sich die Symbolleiste und die nachfolgend beschriebenen Felder:

Symbolleiste:

	Neues Objekt anfügen	Beim Öffnen der Auftragsmaske wird automatisch eine neuer Beleg erstellt oder mit diesem Symbol ein neuer angelegt.
	Aktuelle Ansicht löschen und neues Objekt öffnen	Öffnet die Suchmaske für Aufträge, um einen vorhandenen in die Auftragsmaske zu übernehmen
	Alle Änderungen speichern	Speichert den Auftrag
	Alle Änderungen verwerfen	Macht die ungespeicherte Änderung rückgängig
	Ausgewähltes Objekt löschen	Im Auftragskopf: löscht den Auftrag (nach Bestätigung der Rückfrage) In den Auftragspositionen: löscht die markierte Auftragsposition (nach Bestätigung der Rückfrage)
	Buchzeichen hinzufügen	Im Auftragskopf: der Auftrag wird auf der Startseite als Buchzeichen hinzugefügt in den Auftragspositionen: die markierte Auftragsposition wird auf der Startseite als Buchzeichen hinzugefügt
	Alle angezeigten Daten neu laden und aktualisiert darstellen	Aktualisiert den geöffneten Auftrag
	Wechselt auf das Hauptfenster und setzt den Cursor in das "Suche nach"-Feld	Nähere Informationen zum "Suche nach"-Feld.
	Vorschau der Standard-Auswertung	Öffnet den Beleg in der Druck-Vorschau.
	Standard-Auswertung drucken	Druckt die als Standard hinterlegte Auswertung (näheres unter Standard-Auswertung/en drucken)
	Zoom	Im Auftragskopf: Öffnet in einem separaten Fenster den Auftrag (näheres unter Zoom) In den Auftragspositionen: öffnet in einem separaten Fenster die entsprechende Auftragsposition
	Hauptfenster	Wechselt ins Hauptfenster (Achtung, die Auftragserfassung bleibt im Hintergrund offen).
	Neue Wurzel wählen	Eine beliebige Wurzel kann ausgewählt und im Hauptfenster geöffnet werden (näheres unter Neue Wurzel wählen).
	Verbuchen	Der geöffnete Auftrag wird verbucht (nähere Informationen unter Verbuchen in der Auftragserfassung).
	Zahlung eingeben	Auf den geöffneten (verbuchten) Auftrag kann eine Zahlung eingegeben werden (siehe Debitoren - Zahlungen manuell eingeben).
	Verbuchung rückgängig machen	Die Verbuchung eines Auftrages wird rückgängig gemacht (sofern der OP noch nicht weiterverarbeitet wurde (näheres unter Verbuchung rückgängig machen).
	Preise und Konditionen neu laden	Mit dieser Funktion werden die Auftragspositionen und Einstellungen der Adresse aktualisiert.

Die Symbole erscheinen grau, wenn diese nicht geklickt werden können z. B. kann eine Zahlung erst auf einen verbuchten Beleg eingegeben werden.

Felder:

Belegtyp	Tabelle, benutzerdefiniert In diesem Feld wird der Typ des Beleges bestimmt.
Nr.	Zahl, automatisch Hier wird die Nummer für diesen Beleg erfasst (wird automatisch vergeben).
Datum / Bestellt	Datum Es wird automatisch das Tagesdatum eingetragen. Unter Bestellt kann ein anderes Bestelldatum vermerkt werden.
Adresse	Tabelle, benutzerdefiniert In diesem Feld wird die Adresse ausgewählt Sollte auf der gewählten Adresse im Register "Abrechnung" eine Kundeninformation hinterlegt sein, erscheint diese in Form einer Infobox nach Auswahl der Adresse, nähere Informationen unter Adressen - Abrechnung)
Lieferadresse	Tabelle, benutzerdefiniert Dieses Feld ist nur ersichtlich, wenn in den Systemeinstellungen, Register Rechnungen die Checkbox Lieferadressen verwenden aktiviert ist (siehe Systemeinstellungen - Rechnungen). Hier können Sie eine von der Rechnungsadresse abweichende Lieferadresse eingeben.
Ihre / Unsere Referenz	Text/Zahl, 40 Zeichen Hier können Sie die Referenz des Kunden sowie Ihre Referenz (gemäss angemeldeten Mitarbeiter) eintragen.
Zahlungskondition	Tabelle, benutzerdefiniert Hier wird die Zahlungskondition für diesen Auftrag ausgewählt.
Zahlungsweg	Tabelle, benutzerdefiniert Hier wird der Zahlungsweg bestimmt.
Preisgruppe	Tabelle, benutzerdefiniert Hier kann die Preisgruppe für diesen Auftrag ausgewählt bzw. geändert werden.
Konditionengruppe	Tabelle, benutzerdefiniert Hier können Sie dem Auftrag eine vorhandene Konditionengruppe hinterlegen.
Belegstatus	Tabelle, systemdefiniert In diesem Feld wird der aktuelle Belegstatus des Auftrages angezeigt. Weitere Informationen zu den verschiedenen Belegstatus erfahren Sie unter Fakturierung.
Einleitungstext	Text/Zahl, unbeschränkt Hier kann ein individueller Einleitungstext für diesen Auftrag erfasst werden.
Schlusstext	Text/Zahl, unbeschränkt Hier kann ein individueller Schlusstext für diesen Auftrag erfasst werden.

Im unteren Bereich werden die einzelnen Auftragspositionen erfasst:

Artikel-Nr. – Bezeichnung	Tabelle, benutzerdefiniert Hier wird der Artikel ausgewählt (mittels Direkteingabe der Bezeichnung bzw. Artikel-Nummer ins Feld oder mit dem -Button wird das Suchfenster geöffnet).
Menge	Zahl In diesem Feld wird die Menge erfasst.
Preis	Zahl, 20 Zeichen, 4 Dezimalstellen Es wird der Preis des Artikels angezeigt oder Sie können manuell einen Preis für diesen Auftrag eingeben.
Spezialkondition	Tabelle, benutzerdefiniert In diesem Feld kann eine Spezialkondition für die Auftragsposition gewählt werden.
Betrag Brutto	Zahl, automatisch Sobald die Zeile abgeschlossen ist, wird der Bruttobetrag dieser Artikelposition berechnet.

Für eine bessere Übersicht sind in der Auftragserfassung nicht alle Datenfelder ersichtlich, können aber mit [Ctrl]+[I] aufgerufen werden (siehe auch Zoom). Fehlt Ihnen trotzdem standardmässig ein Feld oder soll ein nichtbenötigtes ausgeblendet werden, wenden Sie sich für eine Anpassung der Maskendarstellung an Ihren PerformX-Berater.

Denken Sie daran, dass eine manuell erstellte Rechnung noch nicht verbucht ist. Weitere Informationen unter Rechnung verbuchen.