Envois de documents

A partir de la version 20 de VinX, il est possible d'envoyer des documents par mail directement depuis le système. N'hésitez pas à nous contacter si vous n'avez pas encore cette possibilité et que vous souhaiteriez la mettre en place. Notre équipe du support technique vous viendra en aide pour installer la configuration nécessaire.

Instructions – pas à pas

Processus pour les ordres individuel:

1. Générez comme d'habitude vos documents (ordres ou rappels)
2. Cliquez sur le symbole et ouvrez le dialogue pour l'impression, il inclut aussi la génération des mails.
   1. Tous les documents qui doivent être traités sur papier selon leur configuration seront imprimés.
   2. Tous les documents qui doivent être traités par mail selon leur configuration seront envoyés par ce biais-là.
3. Ouvrez la fonction Envoyer documents, par la Recherche sur la page d'accueil, soit dans la navigation à gauche : Ordres > E-Documents.
4. Dans la fonction Envoyer documents vous trouverez un enregistrement qui contient tous les mails qui ont été générés.
   1. Les enregistrements sont classés par utilisateur et par date.
5. Choisissez l'enregistrement que vous souhaitez traiter et faites un clic droit pour faire apparaitre la fonction Créer e-mails. Vous pouvez aussi cliquer sur le symbole dans la barre du menu supérieur.
6. Une fenêtre s'ouvre alors dans laquelle vous pouvez rédiger le mail.
   
   1. Remplissez le champ Objet (obligatoire)
   2. Vous pouvez aussi utiliser des modèles d'e-mail que vous aurez préparé au préalable. Choisissez dans le menu déroulant un modèle.
   3. Si vous travaillez sans modèle de courrier, vous pouvez rédiger votre courrier sous Texte.
   4. Vous pouvez ajouter des pièces jointes qui seront envoyées à tous les destinataires en utilisant Fichiers joints
7. VinX ouvre automatiquement le tableau « Fournée e-mails » dans lequel vous pouvez voir un aperçu de tous les e-mails ainsi que le statut de l'envoi.
8. Choisissez la fournée e-mails que vous souhaitez envoyer, avec un clic droit vous ouvrez la fonction « Libérer » ou vous cliquez sur le symbole dans la barre du menu supérieur.
9. Le statut de l'envoi est maintenant changé à « Prêt pour envoi ».
10. Ouvrez le tableau Boîte d'envoi d'email soit en utilisant la Recherche sur la page d'accueil, soit dans la navigation à gauche : Ordres > E-documents.
    1. Vous pouvez à nouveau modifier vos différents e-mails ou changer le statut d'envoi de chaque e-mail par un clic droit
11. Une fois les e-mails ont été envoyés, vous les trouverez sous le tableau Courriers électroniques envoyés soit en utilisant la Recherche sur la page d'accueil, soit via dans la navigation à gauche : Ordres > E-Documents

Processus pour les séries d'ordres :

1. Choisissez sous la navigation Ordres > Traitement en série d'ordres ou chercher cette fonction sur la page d'accueil en utilisant le champ de recherche .
2. Sélectionnez les différents champs pour choisir vos documents.
3. Choisissez dans Que voudriez-vous faire? > Imprimer ou envoyer
4. VinX va générer les e-mails et les impressions en fonction de la configuration établie.
5. Vous pouvez voir les e-mails générés sous Envoyer documents.
6. Suivez ensuite les instructions ci-dessus du point 4. « Processus pour les ordres individuel »

Envoi direct par la saisie des ordres:

1. Saisissez un ordre par la masque de la saisie des ordres.
2. Dès que le client a défini le canal de communication "Envoi par mail" et une adresse e-mail, et que la configuration du type de document a été préparée pour un envoi par e-mail, le symbole Envoyer par e-mail... apparait.
3. Cliquez sur le symbole Envoyer par e-mail...
   1. Seuls les documents pour lesquels une utilisation a été enregistrée sous « Séries de rapports » seront traités.
4. VinX ouvre automatiquement la fenêtre de rédaction du mail.
   
   1. Remplissez le champ Objet (obligatoire)
   2. Vous pouvez aussi utiliser des modèles d'e-mail que vous aurez préparé au préalable. Choisissez dans le menu déroulant un modèle.
   3. Si vous ne voulez pas utiliser de modèle d'e-mail, saisissez le texte de votre e-mail sous le champ Texte.
   4. Vous pouvez ajouter des pièces jointes qui seront envoyées à tous les destinataires en utilisant Fichiers joints
5. Vous trouverez les e-mails générés sous Boîte d'envoi d'e-mail
   
6. Selon le paramétrage de la validation, vous devrez valider l'envoi des e-mails ou alors l'envoi se fera automatiquement.

Envoi direct à partir de l'aperçu :

1. Ouvrez l'perç'aperçu du document.
   Attention, cela fonctionne uniquement avec les documents qui ont été paramétrés sous « Séries de rapports » avec « envoi par e-mail »
2. Choisissez plus bas dans la liste du menu le symbole pour l'envoi par e-mail.
3. VinX ouvre automatiquement la fenêtre de rédaction du mail.
   
   1. Remplissez le champ Objet (obligatoire)
   2. Vous pouvez aussi utiliser des modèles d'e-mail que vous aurez préparé au préalable. Choisissez dans le menu déroulant un modèle.
   3. Si vous ne voulez pas utiliser de modèle d'e-mail, saisissez le texte de votre e-mail sous le champ Texte.
   4. Vous pouvez ajouter des pièces jointes qui seront envoyées à tous les destinataires en utilisant FichiersFhir jointes
4. Vous trouverez les e-mails générés sous Boîte d'envoi d'e-mail
5. Selon le paramétrage de la validation, vous devrez valider l'envoi des e-mails ou alors l'envoi se fera automatiquement.

A quel moment un document est imprimé ou est-il envoyé par e-mail ? Fonction « Corriger » dans les archives

1. Lorsqu'aucun e-mail n'a été généré, une archive est créée et vous retrouvez cet enregistrement dans « Envoyer documents ».
2. Si sous « Envoyer documents » un e-mail est déjà visible et que vous avez apporté des modifications à un document existant et que ce dernier est à nouveau imprimé, l'enregistrement existant sera écrasé.
3. Si un e-mail a déjà été généré par « Envoyer documents » et qu'il se trouve dans « Boîte d'envoi d'e-mail » (état de la transaction d'archives joints = élaboré), le document est imprimé lorsque l'on appuie à nouveau sur le symbole d'impression. .
4. Si un e-mail a déjà été généré (état de la transaction d'archives joints = élaboré) et que vous apportez des modifications à votre document que vous souhaitez envoyer à nouveau, il y a la fonction «Corriger» sur l'archive jointe.
   1. Ouvrez l'adresse du document.
   2. Sélectionnez « Archives joints » dans l'arborescence.
   3. Sélectionnez l'entrée à corriger
   4. Clic droit puis sélectionnez la fonction « Corriger »
      1. L'état de la transaction est modifié à « Corriger »
   5. L'envoi du document adapté par e-mail est à nouveau possible

Aperçu de la page d'accueil

Si vous le souhaitez, nous pouvons faire apparaître sur la page d'accueil, par utilisateur, les informations suivantes :

• Documents à envoyer → documents qui doivent encore être générés et envoyés par e-mail.
• E-mails à envoyer → e-mails qui ont déjà été créés mais qui n'ont pas encore été envoyés définitivement