Archivierung

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Last updated: May 02, 2021 by Adi Bärtschi
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Pro Auswertung wird definiert, ob das generierte Dokument beim Druck zu archivieren ist.


Ist diese Konfiguration auf der Auswertung hinterlegt, wird jeweils nach jedem Druck ein Eintrag im Archiv abgelegt.
Dieses kann über das Symbol  Ansicht jederzeit geöffnet werden. 

Für die Verwaltung der Archiv-Dokument gibt es 2 Varianten:

Gründe für die Verwaltung im Dateisystem sind Zugriffsmöglichkeiten auf die Dokumente ausserhalb vom PerformX und eine schlanke Datenbank.

Archivierung von Rechnungen

Mit aktivierter Archivierungsfunktion bei Rechnungen werden alle via Drucksymbol gedruckten Rechnungen automatisch als PDF in der Datenbank (oder dem Dateisystem) gespeichert. Dabei wird das erforderliche PDF/A-3-Format für die offiziell zugelassene Archivierung von Geschäftsdokumenten verwendet. Die gemäss eGouvernment zusätzlichen Voraussetzungen für eine revisionstaugliche Ablage können mit PerformX nicht vollständig angeboten werden und sind mit dem IT-Dienstleister respektive der Revisionsstelle zur prüfen.

PDF/A-3

Mit der Konfiguration "Pdf/A-3" in den Systemeinstellungen können Sie langzeit-archivtaugliche PDF-Dokumente generieren.
Mit diesem Format werden alle Dateien und Schriften eingebettet und sind somit maschinenlesbar und offiziell zugelassen für die Archivierung von Geschäftsdokumenten.

Archiv-Dokumente im Dateisystem

Einstellung

In den Systemeinstellungen kann der Modus der Archivierung eingestellt werden:

Systemeinstellungen → Konfiguration → Dokumente → "Archiv im Dateiverzeichnis"

Bei der Aktivierung "Archiv im Dateiverzeichnis" kann optional das bestehende Archiv von der Datenbank ins Dateisystem verschoben werden.
(Dies kann beliebig oft durch Setzen und Löschen der Option wiederholt werden)

Wird mit mehreren Bereichen gearbeitet, kann in der Bereichseinstellungen pro Bereich ein separater Pfad angegeben werden.
Bereich → Konfiguration → Ordner für Archiv-Dokumente: [gewünschter Pfad eingeben] (Dringend empfohlen wird hier ein UNC-Pfad)

Bereichskonfiguration

Die Hinterlegung des Pfades pro Bereich muss vor dem Initial-Export gemacht werden. Wird dies im Nachgang gemacht, entsteht ein Konflikt bei der Pfadfindung und die exportierten Archivdokumente können nicht mehr über PerformX aufgerufen werden. 

Die Arbeitsweise des Archivs kann jederzeit umgestellt werden, eine Verschiebung der Daten ist aber nur in die Richtung Datenbank → Dateisystem vorhanden. 

Organisation des Archivs

Das Archiv wird im Dateisystem wie folgt organisiert:

  • Bereich (Falls vorhanden)
    • Jahr
      • Dokumentenart (Adresse, Vertrag, Beleg)
        • Nummerierung der 1'000er-Gruppe der Dokumenten-Id (Das Dateisystem wird ab mehreren 1000 Dokumenten im selben Verzeichnis sehr langsam)
          • Dokument mit ID des Eintrages und dem Namen in der Druckvorlage

Komprimierung der Datenbank

Nachdem die Archivdaten aus der Datenbank ins Dateisystem verschoben worden sind kann die Datenbank verkleinert werden.

Vorgehen über Wizard von Sybase

  1. Sybase öffnen
  2. Sicherstellung, dass keine Verbindung auf gewünschte DB existiert.
  3. Funktion "Unload Database" ausführen
  4. DB wählen
  5. Wähle "Entladen in neue Datenbank"
  6. Default-Werte übernehmen
  7. Fertigstellen

Vorgehen via SQL Script in Sybase

  1. Verbindung auf gewünschte Datenbank
  2. Rechtsklick auf verbundene Datenbank "Open Interactive SQL"
  3. Einfügen: dbunload -c "UID=username;PWD=password;DBF=DB_old.db" -an "DB_new"
    1. UID & PWD von Sybase einfügen
    2. DB Files bzw. Pfad angeben
    3. Ausführen