Anwendungstipps zusammengefasst

Suchmasken

Mit Hilfe der Suchmasken lassen sich die gewünschten Datensätze (z.B. Adressen, Artikel etc.) auf verschiedene Arten finden:

• Eingabe einer Nummer (Artikel-/Adress-Nummer, Beleg-Nr usw)

• Einschränkung in einer Spalte mit Auswahlmöglichkeit

• Volltextsuche bei den Artikeln und Adressen über alle Felder

Suche

In die leere Zeile können Sie die Suchkriterien eingeben nach denen gesucht werden soll. Je mehr solcher Kriterien Sie eingeben, desto mehr schränkt die Suchmaske die Daten ein.

Wenn Sie ein bestimmtes Wort innerhalb eines Feldes suchen möchten, dann verwenden Sie Platzhalter. Also «*Wein*» oder «%Wein»findet alle Adressen, in deren Namen das Wort «Wein» vorkommt.

Wenn Sie sich einen bestimmten Bereich anzeigen wollen, dann können Sie mit Anfangs- und Endwert arbeiten: «Basel..Bern» im Ort zeigt alle Adressen in Ortschaften an, die alphabetisch zwischen Basel und Bern liegen.

Mit der Eingabe von zwei Bindestrichen -- werden die Datensätze gezeigt, die in der entsprechenden Spalte keinen Eintrag haben. Diese Funktion kann sehr gut verwendet werden um die Stammdaten zu pflegen, indem man nach fehlenden Einträgen suchen kann.

• Durch einen Klick im Spaltentitel können Sie die Auflistung der Sortierung in die umgekehrte Richtung ändern (A-Z/Z-A). Die Spaltenbreite lässt sich wie in einer Excel-Tabelle verbreitern. Durch einen Doppelklick auf einem Datensatz wird dieser in der Baumansicht gezeigt.

Um eine Suche neu zu beginnen können mit der Tastenkombination CTRL+X alle Angaben in der Suchmaske gelöscht werden.

Datum einschränken

Eine Einschränkungsmöglichkeit welche viele Anwender nicht kennen ist die Datumseinschränkung von/bis.

Als Standardfunktion kann mit ".." zwei Punkten ein Von/Bis-Wert getrennt werden, also z.B. A..F im Namensfeld bringt alle Werte die mit A-F beginnen. Auf dem Datum kann dies auch angewendet werden. Die Eingabe ist wie folgt: 01.01.2020..15.01.2020

Varianten davon sind: ..15.01.2020 = alle bis Datum oder 01.01.2020.. = alle ab Datum

Diese Einschränkung kann sehr hilfreich sein beim Suchen von Belegen oder Bewegungen.

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Suchspalte hinzufügen / verschieben

Auf der Suchmaske können individuell Suchspalten hinzugefügt, entfernt oder verschoben werden. Um eine Suchspalte zu verschieben, wird sie einfach mit der Maus angeklickt und an den neuen Platz verschoben. ACHTUNG: Auf der Auftragserfassung sollten die Spalten Adressnummer/Suchbegriff sowie Artikelnummer/Suchbegriff immer an Platz 1 und 2 stehen, da diese für das Aufrufen der Adressen bzw. Artikel verwendet wird.

Sie können in den Suchmasken auch "Berechnete Felder" anzeigen; dies sind auf dem Artikel insbesondere der "Aktuelle Bestand" und der "Verfügbare Bestand", auf der Belegsuche kann z.B. das Total auf der Suchmaske ergänzt werden.

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Datensätze mit Selektion aufrufen und Serienverarbeitungen ausführen

Wenn Sie eine Auswertung aufrufen kommt in vielen Fällen eine Maske in welcher Selektionen und Einschränkungen gemacht werden können (z.B. Adressliste). Eine solche Maske lässt sich auch aufrufen um Datensätze im Baum mit Selektion und Einschränkungen anzeigen zu lassen und dann auch überarbeiten zu können.

Einrichten der Selektion im Baum für Adressen

1. Gehen Sie auf Extras - Abfragen

2. Wählen Sie die Abfrage "Adressliste"

3. Markieren Sie das Feld "Als Selektion verwenden"

Anwenden der Selektion im Baum

1. Gehen Sie zu Stammdaten - Adressen und wählen Sie bei der Suchmaske "Abbrechen"

2. Wählen Öffnen MIT Selektion oder SHIFT + CTRL + O

3. Es erscheint nun die gewohnte Maske für Selektionen und Einschränkungen. Es ist zu beachten, dass die Vorgaben für Reihenfolge und Gruppierungen in dieser Anwendung nicht berücksichtigt werden.

4. Geben Sie die gewünschte Selektion ein

5. Wenn Sie die Funktion nochmals aufrufen, können Sie eine andere Selektion machen und mit "Auswahl erweitern" die gewünschten Adressen hinzufügen oder mit "Aus Auswahl entfernen" von den bereits gewählten Adressen entfernen

6. Im Baum können auch einzelne Adressen aus der Auswahl entfernt werden über die rechte Maustaste und "Aus Auswahl entfernen" (SHIFT + CTRL + R)

Diese Funktionen können Sie auch auf anderen Tabellen nutzen. Um die Selektion auch bei den Artikeln verwenden zu können müssen Sie unter Extras - Abfragen bei der Artikelliste ebenfalls "Als Selektion verwenden" aktivieren.

Suchen und Ersetzen in einzelnen Feldern

Mit "Suchen und Ersetzen" haben Sie die Möglichkeit bei allen Datensätzen die Sie im Baum aufgerufen haben ein einzelnes Feld zu mutieren. In unserem Beispiel wollen wir allen Kunden aus dem PLZ-Bereich von 6000-6999 einen Vertreter zuweisen, sofern sie nicht schon einen Vertreter haben.

1. Gehen Sie im Baum auf Adresse und drücken Sie die rechte Maustaste und gehen Sie dort auf "Suchen und Ersetzen"

2. In der Maske die erscheint, wählen Sie bei "zu bearbeitendes Feld" Vertreter aus

3. "Bisheriger Feldinhalt" lassen Sie leer

4. Bei "Neuer Feldinhalt" wählen Sie einen Vertreter aus

5. wenn Sie OK drücken wird die Verarbeitung gestartet

Als Tabelle bearbeiten

Eine weitere Möglichkeit um einzelne Felder in mehreren Datensätzen zu ändern und auch zu kontrollieren bietet die Funktion "Als Tabelle bearbeiten". In unserem Beispiel wollen wir noch schauen bei welchen Kunden welcher Vertreter nun eingetragen ist.

1. Gehen Sie im Baum auf Adresse und drücken Sie die rechte Maustaste und gehen sie dort auf "Als Tabelle bearbeiten"

2. Im neuen Fenster gehen Sie auf Vertreter und setzen dieses Feld aktiv

Werbecodes

Um Adressen gezielt bewerben zu können stehen die Werbecode zur Verfügung. Auf jeder Adresse können beliebig viele Werbecodes hinterlegt werden. Die Adressen können anschliessend anhand dieser Werbecode selektiert und z.B. für ein Mailing verwendet werden.

Werbecodes erfassen

Werbecodes werden unter Einstellungen - Werbecode erfasst.

1. Eröffnen Sie einen neuen Werbecode (CTRL+ N oder über das Symbol)

2. Geben Sie eine Bezeichnung ein.

3. Ein bereits bestehender Werbecode kann als Gruppe verwendet werden um bei der Zuweisung zu den Adressen eine bessere Übersicht zu haben. In unserem Beispiel haben wir Privatkunden oder Firmenkunden als Gruppen

Werbecodes an Adressen zuweisen

Werbecodes können einer Adresse einzeln zugewiesen werden über das Register Kommunikation.

Wenn Sie aber einer grösseren Anzahl Adressen einen Werbecode zuweisen wollen, gibt es auch eine Serienverarbeitung.

Dazu wählen Sie zuerst die Adressen aus, welche Sie überarbeiten möchten, z.B. über die Suchmaske oder über Datei - öffnen - Selektion (SHIFT+CTRL+O) (siehe weiter oben).

Vorgehen:

• Öffnen Sie nun über das Symbol Stichworte die Maske um Werbecode zuzuweisen.

• Links sind nun die vorhandenen Gruppen sichtbar, über das Plus werden die dazugehörenden Werbecodes angezeigt.

• Wählen Sie den gewünschten Werbecode aus. Die Zahl hinter dem Werbecode weist jeweils darauf hin, bei wie vielen ausgewählten Adressen dieser Code bereits vorhanden ist.

• Um den Werbecode den ausgewählten Adressen zuzufügen übernehmen Sie ihn mit dem > ins obere Fenster rechts

• Wenn Sie einen Werbecode entfernen möchten, wird er ins untere Fenster rechts übernommen.

• Mit OK starten Sie die Verarbeitung und die Werbecodes werden nach Ihren Vorgaben hinzugefügt oder entfernt.

Werbecode verwenden

Bei der Selektionsmaske, z.B. um Adresse-Etiketten zu drucken, können Sie nach Werbecodes einschränken. Dabei stehen verschiedene Vorgaben zu Auswahl:

1. "Hat / Hat nicht" besagt ob dieser Werbecode vorhanden sein muss oder nicht

2. "Oder" wenn nur einer der Werbecode vorhanden sein muss

3. "Und" wenn alle Werbecode vorhanden sein müssen

4. "Und nicht" wenn ein Werbecode nicht vorhanden sein darf

5. "Oder nicht" wenn einer der Werbecode nicht vorhanden sein darf

In diesem Beispiel werden Adressen ausgewählt welche den Werbecode "Aktionen" oder "Events" tragen, aber nicht den Eintrag "Keine Mailings" oder nicht den Eintrag "Gurten" haben. Somit stellen Sie sicher, dass Kunden welche keine Werbung wünschen auch nicht angeschrieben werden.

Sortimente

Unter dem Reiter Einstellungen finden Sie im Menü Einstellungen für Artikel, die sogenannten Sortimente. Diese können hier beliebig viel erfasst werden.

Die Sortimente dienen der Einteilung der Artikel. Im Gegensatz zur Kategorie, Statistikgruppe oder anderen Einteilungskriterien lassen sich einem Artikel beliebig viele Sortimente zuweisen. Dies lässt sich nutzen, um z.B. Statistiken für eine spezifische Gruppe von Artikeln oder kunden-individuelle Preislisten auszudrucken, Messeartikel, Spezialangebote usw.

Sortiment

Wenn Sie im Verzeichnis links auf einem Sortiment doppelklicken, so erscheint ein Unterordner, worin Sie nachschlagen können, welchen Artikeln dieser zugewiesen wurde.

Artikel-Sortiment einzeln vergeben

Stammdaten -> Artikel aufrufen, unter dem Reiter Zusatz finden Sie unten ein Feld «Sortimente». Hier können beliebig viele reingemacht werden.

 Artikel-Sortimente vergeben (Serienverarbeitung)

Auf den Artikeln kann über eine Serienverarbeitung ein Sortiment zugewiesen werden.  

Vorgehen:

• Die gewünschten Artikel in Baumansicht aufrufen

• Mit rechter Maustaste über Artikel die Funktion Sortiment aufrufen oder über den Sortimentsbutton oben in der Symbolleiste  

• Sortiment hinzufügen oder löschen

Artikel mit diversen Sortimenten wieder aufrufen

Stammdaten -> Artikel aufrufen, Suchmaske schliessen und mit Ctrl+Shift+O oder Menü-> Datei öffnen -> Selektion

Selektion auswählen -> Artikelliste

Diverse Tipps

Jahrgangsverwaltung für Weine

Gemäss den Vorschriften der WHK müssen bei Weinen pro Jahrgang separate Artikel geführt werden. Dies führt zu Problemen bei der Bestellung beim Lieferanten oder das Kundensortiment wird verfälscht weil ein Jahrgang inaktiv gestellt wird. VinX bietet die Möglichkeit mit Ersatzartikeln zu arbeiten und diese für statistische Zwecke zusammenfassen.

Hinterlegen Sie auf dem ausverkauften Artikel den Folgejahrgang im Register Lager. Damit die Mengen für Bestellungen / Kundenbezüge oder Statistiken zusammengeführt werden müssen Sie in den Einstellungen – Eigenes Unternehmen – Artikel die Option "Ersatzartikel zusammenfassen " aktivieren.