Anwendung

Ereignisse können für verschiedene Arten von Anlässen verwendet werden. Ein Fest ist ein Ereignis, aber auch eine Veranstaltung von Ihnen, z.B. ein Weinseminar, ist ein Ereignis. Ein solches Ereignis kann auch auf der Homepage publiziert werden und Anmeldungen können darüber abgewickelt werden.

Fest

Das Feld "Nummer oder Suchbegriff" wird automatisch erstellt anhand den Einstellungen im Eigenen Unternehmen. Im Titel geben Sie die Bezeichnung an. Bei Beginn und Ende wird das Datum des Festes und auf Wunsch auch die Zeit angegeben. Die Adressen Lieferung/Rechnung an sowie ein Hinweistext für die Belege können hinterlegt werden und werden bei der Auftragserfassung direkt übernommen wenn das Ereignis ausgewählt wird. Auf dem Ereignis können die Kontaktpersonen der Liefer- und Rechnungsadresse ausgewählt werden um ihnen eine Funktion für das Ereignis zuzuweisen (z.B. Besteller, Kontakt vor Ort usw.).

Ereignis für Homepage

Wenn ein Ereignis im Web publiziert werden soll, wird "Publizieren im Internet" aktiviert. Dabei wird das Register "Internet" sichtbar. Dort kann gesteuert werden ob die Veranstaltung mit Anmeldung ist, wodurch weitere Felder sichtbar werden. Eine Mindest- und Maximalteilnehmerzahl kann hinterlegt werden. Optional lässt sich auch eine maximale Anzahl für die Warteliste definieren. Wenn die Anmeldung aktiv ist muss ein Artikel für die Anmeldung und optional für die Warteliste hinterlegt werden.

Bei einer Anmeldung auf der Homepage wird dieser Artikel mit der Anzahl Personen als Online-Bestellung übermittelt. Sobald diese an VinX übermittelt wird, wird die Anzahl freie Plätze nachgeführt. Die Online-Bestellung wird in einen Auftrag übernommen und kann zur Verrechnung verwendet werden. Bei Anmeldungen welche nicht über die Homepage kommen wird einfach ein Auftrag auf das Ereignis erfasst und der Anmelde-Artikel eingesetzt. Somit werden ebenfalls die freien Plätze nachgeführt.

Über die Baumansicht können nun unter Zusatzinformationen alle Informationen zur Veranstaltung mit entsprechenden Titeln angelegt werden. Diese Bezeichnungsfelder sind mit dem Editor bearbeitbar. Bilder werden aber grundsätzlich direkt im CMS der Homepage hinterlegt.

Um Festmobiliar zu reservieren, wird ein Auftrag mit einem Ereignis erstellt. Mit der Option Festmobiliar wird die Auftragsmaske mit den Feldern "Ereignis" oben sowie den Feldern "Reservations-Status" und "Grund" ergänzt.

Das Ereignis kann direkt ab der Auftragsmaske mit CTRL+Q erstellt werden. Wenn das Ereignis bereits vorhanden ist, kann es als erstes ausgewählt werden, die Liefer- und Rechnungsadresse wird dann gleich vom Ereignis übernommen. Ebenfalls kann bei Bedarf eine Konditionenadresse aktiviert werden, wo man z.B. spezielle Konditionen für ein Fest definiert hat (Preisgruppe, keine Rabatte/Aktionen).

Wenn der Benutzer die Berechtigung für Ressourcen hat, wird das erfasste Festmobiliar laufend auf Verfügbarkeit geprüft und reserviert. Der Reservationsstatus ist sofort ersichtlich. Wenn Benutzer ohne die Berechtigung für Ressourcen Festmobiliar für ein Ereignis erfassen, sind die Buchungen anschliessend unter "Nicht gecheckte Ressourcenbuchungen" sichtbar. Ein Mitarbeiter mit der nötigen Berechtigung kann anschliessend diese Buchungen noch checken. Als Hilfsmittel gibt es hierzu eine Auswertung welche auch als Abfrage für die Startseite verwendet werden kann.

Wenn Reservationen getätigt werden welche nicht vollständig abgedeckt werden können ist dies bei der Auftragserfassung sofort sichtbar. Für die spätere Kontrolle kann über die Tabelle "Ressourcenbuchungskonflikte" auf alle nicht / teilweise gedeckten Buchungen zugegriffen werden.

Sowie über die Auswertung Nicht gecheckte Ressourcenbuchungen haben Sie eine Übersicht über die nicht gecheckten Ressourcenbuchungen. Diese Auswertung können Sie sich auch auf der Startseite anzeigen lassen. Kontaktieren Sie dafür das I-AG Team.

Verfügbarkeits-Check ohne fixes Ereignis

Um zu überprüfen ob für einen bestimmten Zeitraum das gewünschte Mobiliar noch verfügbar ist, wird am einfachsten ein Auftrag mit einem Standard-Ereignis (z.B. mit der Bezeichnung Check) gemacht. Auf diesem Ereignis werden keine Daten hinterlegt, als Adresse kann eine interne Adresse verwendet werden.

Bei der Auftragserfassung wird dieses Ereignis ausgewählt und die vorgegebene Adresse wird eingesetzt. Zusätzlich erscheint das Feld "Datum Ende" in welches das Enddatum des gewünschten Zeitraumes erfasst wird. Das Belegdatum gilt als Beginn-Datum. Nun kann das gewünschte Mobiliar erfasst werden und die Verfügbarkeit wird sofort angezeigt.

Ist die Anfrage somit beendet, wird der Auftrag gelöscht und die Buchungen sind wieder weg. Wünscht der Kunde das Material zu reservieren eröffnen Sie das Ereignis und weisen es anschliessend dem Auftrag zu wodurch die Adresse vom neuen Ereignis übernommen wird und die Reservationen entsprechend übernommen werden.

Unter Ausfalltage können Sie für eine Einfache Ressource einen Zeitraum definieren in welchem diese nicht verfügbar ist. Beim Erstellen und Ändern werden die betroffenen Buchungen geprüft und der Status wird wenn nötig verändert.

Zumietungen lassen sich momentan nur manuell handhaben. Eine Automatisierung ist wie folgt geplant: Auf einer Einfachen Ressourcen wird der Status "Zugemietet" aktiviert; in einer Tabelle können anschliessend die Perioden erfasst werden in denen diese Ressource verfügbar ist. Bei den Lagerressourcen wird bisher der Bestand auf dem Zwischeninventarbestand geführt. Hier ist geplant, dass neu der aktuelle Bestand per Stichdatum als Bestand geführt wird. Wenn Material zugemietet wird erstellt man einen Waren-Ein- und Ausgang um die Periode festzulegen. Gleichzeitig wird dies den Effekt haben, dass verkauftes Material automatisch vom Bestand abgezogen wird.

Um die Planer-Ansicht optimal zu nutzen empfiehlt sich ein grosser Bildschirm. Im Festmobiliar-Planer sind im oberen Teil die Ereignisse sichtbar und im unteren Teil die Buchungen inklusive Vor- und Nachbearbeitungszeit. Die Konfiguration der Planer-Ansicht ist sehr frei gestaltbar und benötigt ja nach Ihren Anforderungen einige Zeit durch uns für die Ausarbeitung.

Diese Planer-Ansicht lässt sich grundsätzlich auch für andere Anwendungen verwenden, wie z.B. Touren, Kontaktmanagement.

Wenn das Ereignis oder eine Buchung angeklickt wird, werden die Details sichtbar und können bearbeitet werden. Ein Ereignis kann auch verschoben oder die Dauer verändert werden.

Die Ereignisse lassen sich statistisch einfach auswerten, da die Statistiken nach dem Ereignis eingeschränkt werden können. Diese Einschränkung befindet sich im Register "Bewegungen" der Selektionsmaske.