E-mail ajouté à l'adresse
Sur l'adresse et dans l'onglet « Communication », vous trouvez le champ « E-mail ». Si aucune autre configuration n'est apportée, c'est cette adresse e-mail qui sera utilisée pour l'envoi de documents.
Configuration de l'envoi de mail :
L'envoi d'e-mails ne fonctionne que si le canal de communication (Versand per E-Mail) et l'adresse e-mail ont été correctement renseignés (idem si vous souhaitez envoyer un e-mail à une personne de contact).
E-mail d'une personne de contact
Si certains de vos clients ont des départements ou des personnes de contact, vous pouvez paramétrer encore plus finement les envois d'e-mails.
Configuration des personnes de contact
- Ouvrez Adresses
. - Ouvrez la personne de contact assignée
. - Contrôlez l'adresse e-mail renseignée.
- Indiquez les paramètres suivants dans le tableau « Affectation des documents ».
- Utilisation de documents par exemple « Comptabilité »
- Récipiendaires → To (récipiendaire principal), Cc (copie), Bcc (copie cachée)
Paramétrage des documents pour la personne de contact
Sous 
« Afficher la liste des rapports » indiquez sur la liste désirée la même utilisation de documents, p.ex. « Comptabilité », que pour la personne de contact.
Département et utilisation de documents
Suite à la mise à jour de la version 20, les départements les plus courants et les plus utilisés ont été paramétrés : Comptabilité, Achats, Direction, Logistique.
Restrictions des possibilités de configurations
Vous ne pouvez utiliser qu'un type de document par groupe de document. Par exemple, vous avez regroupé les documents « factures » et « Offres », vous ne pourrez pas envoyer ces documents aux départements « Comptabilité » et « Achats » en même temps.
Avec cette configuration, l'adresse mail choisie sera la principale de la personne de contact. CONSEIL : Si vous souhaitez aussi écrire à l'adresse mail principale, vous devez renseigner cette dernière en tant que « Département » sous la personne de contact.
Plusieurs récipiendaires des e-mails
Si vous avez configuré l'envoi par emails des documents à plusieurs personnes, ce ne sont pas plusieurs mails qui vont être générés mais un seul. Vous trouverez les récipiendaires supplémentaires sous : 