Im Bildungsbereich kommt es zu verschiedenen Konstellationen, wo die Kunden Leistungen im Voraus bezahlen, später aufgrund von Umbuchungen beziehen oder via Gutscheine begleichen. Wir empfehlen folgendes Vorgehen.

Ausstellung und Einlösung Gutscheine

Ausgangslage

• Ein Kunde kauft Gutscheine
• Er löst diese später selbst ein oder verschenkt diese

Ausstellung Rechnung

• Die Verrechnung der Gutscheine erfolgt via manueller Rechnung
• Verwenden Sie einen separaten "Gutschein-Artikel" und kontieren Sie diesen idealerweise auf ein Passivkonto (Schuld gegenüber des Kunden)
  
  

Vorauszahlung für namentlich bekannten Gutschein-Empfänger

• Name des Gutscheinempfängers ist bereits beim Erwerb des Gutscheines bekannt
• Entsprechend kann auf der in PerformX bereits vorhandenen Adresse eine Vorauszahlung erfasst werden

Leistungserbringung/Einlösung Gutschein

• Die Leistung wird ganz normal fakturiert
• Die Rechnung wird mit dem Gutschein via "Zahlung erfassen" verrechnet (anteilmässig oder ganzer Betrag)
• Verwenden Sie dazu einen eigenen Zahlungsweg "Verrechnung mit Gutschein", der ebenfalls auf das gleiche Passivkonto kontiert ist
• Details zum Erfassen der Zahlungen finden Sie hier
  
  
  
  

Hinweise

• Mit dieser Methode haben Sie auf dem Passivkonto immer den Saldo der nicht eingelösten Gutscheine verfügbar
• Mittels Auswertung "Fibu-Kontoauszug" und Selektion des "Gutschein-Kontos" sind alle Gutschein-Transaktionen im Detail ersichtlich
• Auf dem Kontoauszug ab einer Adresse sind die Bewegungen pro Kunde dokumentiert
• Hinweis: Die Buchungen werden erst bei der Erstellung des Fibu-Buchungslaufes generiert
  
  
  
  

Bezahlung und späterer Leistungsbezug (z.B. Umbuchung)

Ausgangslage

• Ein Kunde meldet sich für eine Veranstaltung an, bezahlt die Rechnung
• Vor Kursbeginn meldet sich der Kunde ab oder lässt sich auf einen neuen Kurs umbuchen
• Der bezahlte Betrag soll nicht zurückbezahlt, sondern bei der nächsten Rechnung angerechnet werden

Abmeldung/Umbuchung (neuer Kurs bekannt)

• Nutzen Sie die Funktion "Umbuchen", um den Teilnehmenden vom aktuellen auf den neuen Kurs umzubuchen
  • Ist die Leistung bereits verrechnet und bezahlt, so wird das Guthaben des Teilnehmers als Vorauszahlung gebucht, unter Verwendung des Zahlungswegs, welcher explizit für die Vorauszahlungen mit dem entsprechenden Passiv-Konto erfasst wurde
  • Ist die Leistung bereits verrechnet und noch nicht bezahlt, so kann der bestehende OP für die aktuelle Buchung storniert und die neue Kursbuchung fakturiert werden
  • Ist die Leistung noch nicht fakturiert, so wird diese Auftragsposition auf der aktuellen Buchung gelöscht und erst mit dem neuen Kurs fakturiert
• So sind die Umsätze den korrekten Kursen gutgeschrieben

Abmeldung (neuer Kurs nicht bekannt)

• Da zum Zeitpunkt der Umbuchung noch nicht bekannt ist, auf welchen Kurs die Umbuchung erfolgt, kann noch keine Umbuchung sondern eine Abmeldung erfolgen
• Somit ist für diese Buchung eine Gutschrift zu erstellen, die mit der neuen Rechnung verrechnet wird

Hinweise

• Damit haben Sie die Umsätze immer den korrekten Kursen/Konten gutgeschrieben
• Mit der Erfassung der Gutschriften müssen keine weitere Listen geführt werden. Diese sind jederzeit auf der OP-Liste ersichtlich

Vorauszahlungen

Ausgangslage

• Ein Kunde bezahlt eine Leistung ohne Rechnung
• Ein Kunde bezahlt eine Rechnung mehrfach ein oder überzahlt eine Rechnung

Eingang/Verbuchung Überzahlung als Vorauszahlung

• Bei der Zahlung wird die Überzahlung mit der Option "Offenen Posten stehen lassen" gebucht → siehe Details
• Somit wird die Überzahlung als eigener "Minus-OP" und auf dem konfigurierten Vorauszahlungskonto gebucht
• Der Status/Saldo pro Adresse und auch gesamthaft über alle Offenen Posten sind jederzeit ersichtlich 

Verrechnung Vorauszahlung mit neuer Rechnung

• Bei der Erstellung einer neuen Rechnung wird diese Vorauszahlung angerechnet (nach Rückfrage an den Benutzer)
• Auf der Rechnung wird der Verrechnungsbetrag aufgeführt und vom Rechnungstotal abgezogen
• Ein allfälliger Restbetrag der Vorauszahlung wird für eine spätere Rechnung auf dem Vorauszahlungskonto belassen
• Die Anrechnung erfolgt nur innerhalb des gleichen Geschäftsbereichs

Hinweise

• Mit dieser Methode haben Sie auf dem Passivkonto immer den Saldo der nicht verrechneten Vorauszahlungen, die den Kunden geschuldet sind
• Die Details der Vorauszahlungen können via OP-Liste eingesehen werden
• Für die Liquiditätsplanung können auf der OP-Liste nur die positiven Beträge ausgewiesen werden