Mahnwesen
VinX Desktop beinhaltet ein integriertes Mahnwesen. Mit dem Einrichten verschiedener Mahnstufen werden Mahntexte, Fristen, Spesen und weitere Massnahmen festgelegt. Mit Hilfe von Mahnläufen erstellen und verwalten Sie Ihre Mahnungen einfach und effizient.
Sie können mit jeder Mahnstufe Mahnspesen verrechnen. Diese werden auf der Mahnung ausgewiesen, aber nicht auf die Offenen Posten verbucht. Erst wenn eine Zahlung inklusive Mahnspesen eintrifft, wird der zusätzliche Ertrag auf ein Erfolgskonto verbucht.
🔢 Mahnstufe
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Mahnstufe | Zahl. Üblich sind drei bis vier Stufen, danach werden säumige Zahler abgeschrieben oder betrieben. |
Bezeichnung | Text, 36 Zeichen. Geben Sie den Text ein, z. B. «Zahlungserinnerung». |
Frist in Tagen | Nach Ablauf dieser Frist wird die Rechnung beim nächsten Mahnlauf berücksichtigt. Hier ist zu unterscheiden zwischen der ersten und den folgenden Mahnungen:
|
Mahnspesen / Berechnungsart | Zu verrechnende Mahnspesen für diese Mahnstufe. Die Spesen für die verschiedenen Stufen kumulieren sich. Anstelle von Mahnspesen kann auch ein Verzugszins hinterlegt werden. Die Berechnungsart ist dann «% Zins». Der Zins rechnet % pro Jahr, umgerechnet auf den Zeitraum zwischen Verfalldatum und Datum Mahnlauf. Teilzahlungen werden berücksichtigt. Wenn auf einer Mahnstufe ein Verzugszins definiert ist, muss auf den folgenden höheren Mahnstufen ebenfalls der gleiche Verzugszins definiert sein, weil bei einer höheren Stufe der Zins neu berechnet wird. |
Bezeichnung Mahnspesen | Bezeichnung für die Mahnspesen, also z. B. «Mahngebühr». |
⚙️ Massnahmen
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Aktiviert Betreibung | Ja/Nein. Wenn diese Markierung gesetzt ist, hat der Offene Posten nach der Mahnung nicht mehr den Status «Offen», sondern «In Betreibung». Entsprechend lassen sich die Listen einschränken, z. B. für eine Liste aller Offenen Posten in Betreibung. |
Aktiviert Lieferstopp | Ja/Nein. Wenn Sie hier den Lieferstopp aktivieren, wird der Lieferstopp auf der Adresse mit dem Versand der Mahnung aktiviert. |
Meldung bei Auftragserfassung | Ja/Nein. Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn bei Adressen mit offenen Mahnungen eine Meldung bei der Auftragserfassung erscheinen soll. |
Mahnung drucken | Ja/Nein. Wir können eine bestimmte Mahnstufe unterdrücken, so z. B. die Betreibung. Der Kunde erhält dann keine Mahnung mehr, wir können aber aufgrund der Mahnstufe eine Betreibungsliste drucken. |
Per E-Mail versenden | Ja/Nein. Wenn diese Markierung gesetzt ist, darf der hinterlegte Kommunikationskanal auf der Adresse oder in den Systemeinstellungen berücksichtigt werden. |
Per Einschreiben versenden | Ja/Nein. Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn die Mahnung per Einschreiben versendet werden soll. |
Hinweis: Beachten Sie, dass die Checkbox Mahnung drucken immer aktiviert sein muss, ansonsten werden Mahnungen ohne definierten Kommunikationskanal (z. B. «Per Post») nicht verarbeitet. Zusätzlich gilt: Ist Per Einschreiben versenden aktiviert, darf Per E-Mail versenden nicht gleichzeitig aktiviert sein.
✉️ Mahntexte
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Einleitungstext | Text vor Beginn der Liste der unbezahlten Rechnungen. |
Schlusstext | Text am Ende der Mahnung. |
Wenn Sie im Verzeichnis links auf einer Mahnstufe doppelklicken, erscheint ein Unterordner mit den gemahnten Rechnungen.
🔁 Mahnlauf
Zum Mahnen wird ein Mahnlauf erstellt und gespeichert. Anschliessend werden durch Klick auf das Symbol für die Mahnungsgenerierung die notwendigen Mahnungen berechnet. Diese lassen sich anschliessend löschen oder deaktivieren und mit dem Drucksymbol ausdrucken.
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Datum | Datum. Das Datum des Mahnlaufs entscheidet über den Verfall der Rechnungen und ist die Basis für die Berechnung der nächsten Mahnstufe. |
Reihenfolge | Tabelle, systemdefiniert. Bestimmt, nach welcher Sortierung die Mahnungen ausgedruckt werden. |
Anzahl gemahnte Rechnungen | Zahl, keine Eingabe. Zeigt die Anzahl generierter Mahnungen an. |
Gedruckt | Ja/Nein. Zeigt an, ob der Mahnlauf schon gedruckt wurde. |
Abgeschlossen | Ja/Nein. Beim Generieren von Mahnläufen für die Finanzbuchhaltung wird die Mahnung als verbucht markiert und lässt sich anschliessend nicht mehr ändern oder stornieren. |
Wenn Sie im Verzeichnis links auf einem Mahnlauf doppelklicken, erscheinen Unterordner, die Ihnen zeigen, welche Mahnungen generiert wurden.
📄 Mahnung
Als Mahnung verstehen wir in VinX Desktop jeden gemahnten Beleg in einem Mahnlauf. Ausgedruckt werden in der Regel aber mehrere Mahnungen auf einem Blatt Papier, indem alle zu mahnenden Offenen Posten eines Kunden zusammengefasst werden und die höchste Stufe der gemahnten Belege angedruckt wird.
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Adresse | Tabelle, benutzerdefiniert, keine Eingabe. Zeigt die Adresse des gemahnten Offenen Postens an. |
Offener Posten | Tabelle, benutzerdefiniert, keine Eingabe. Zeigt den gemahnten Beleg an. |
Mahnstufe | Tabelle, benutzerdefiniert. Wird beim Generieren der Mahnungen eingesetzt. Sie können diese aber ändern und mehrmals die gleiche Mahnung schicken oder bei bekanntermassen zahlungsunwilligen Kunden gleich auf die letzte Mahnung wechseln. |
Betrag | Dezimalzahl. Zeigt den gemahnten Betrag des Offenen Postens an. |
Mahnlauf | Tabelle, systemdefiniert. Zeigt den aktuellsten Mahnlauf dieses Offenen Postens an. |
Gedruckt | Wurde die Mahnung bereits einmal gedruckt, ist diese Checkbox aktiviert. |
Mahnspesen | Dezimalzahl. Die Mahnspesen werden beim Generieren der Mahnung von der Mahnstufe kopiert und lassen sich hier überschreiben. |
Nicht mahnen | Ja/Nein. Hier können Sie einen Beleg aus dem Mahnlauf zurückstellen, sodass er bei diesem Mahnlauf nicht gedruckt wird. Er erscheint aber auf dem nächsten Mahnlauf wieder. Den gleichen Effekt erzielen Sie, indem Sie eine Mahnung löschen. |