Saisie et traitement des ordres

Dans la mesure où une tournée est enregistrée à l'adresse, celle-ci est directement reprise sur le document lors de la saisie de la commande.
Si ce n'est pas le cas, on saisit la tournée sur le document.

Si la tournée est modifiée une seule fois pour une livraison, on modifie la tournée proposée pour l'adresse sur le document.
Lors de la génération des livraisons, VinX regarde exclusivement la tournée qui est saisie sur le document.

Si l'on modifie un document ayant le statut Prêt à l'impression, celui-ci revient au statut En cours de traitement.

VinX traite comme suit les modifications de documents déjà attribués à une livraison :

• Si l'on modifie un document qui est attribué à une livraison en cours, la station est supprimée de la livraison.

  Si le document est à nouveau mis en attente d'impression (Ctrl + E), VinX calcule la prochaine date possible et ajoute à nouveau le document à une livraison.

  Dans le cas de la planification sélective, le document doit être à nouveau attribué manuellement à une livraison.

• Si l'on modifie un document qui est attribué à une livraison fixe ou imprimée, l'étape de la livraison n'est pas supprimée.

  En cas de modification de la date ou de la tournée, il n'y a pas de nouvelle attribution. La station reste sur la livraison précédente.

Dès que le justificatif est activé pour la deuxième fois sur prêt à imprimer, un message apparaît pour indiquer que le justificatif a déjà été saisi dans une livraison.

Sur la livraison, la station avec le document modifié est affichée en rouge et dans le grid des stations, la valeur Oui est affichée dans le champ Modifié.

On sait ainsi que dans cette station, il faut vérifier une nouvelle fois si la date, la tournée, etc. sont encore correctes. Sinon, on déplace la station vers une autre livraison.

Si tout est correct, on peut régler le champ Modifié sur Non. Ainsi, toutes les stations sont noires dans la livraison et donc prêtes à être livrées.

Composer la livraison

Chaque arrêt sur une livraison est une station.
Selon ce que vous avez défini sur la tournée lors de la génération des livraisons, vous saisissez ici les livraisons manuellement ou les étapes sont créées automatiquement. Voir le chapitre Saisir des tournées.

Traitement manuel (Sélective par disposition)

Avec la combinaison de touches Ctrl+N, vous ouvrez une nouvelle livraison. Vous sélectionnez la tournée et saisissez la date et l'heure.
Ensuite, cliquez sur l'icône "Créer livraison" en haut de la fenêtre. Une fenêtre de sélection apparaît alors, dans laquelle vous pouvez préciser vos critères de visite.

Cliquez ensuite sur OK. Les étapes de la tournée sont ainsi créées. Dans le champ Nombre de bons de livraison, vous voyez combien de commandes comprend la tournée correspondante. Le champ Poids situé à côté vous aide à équiper le véhicule approprié pour la tournée.

Si vous souhaitez ajouter d'autres documents à la livraison, vous pouvez créer une autre position avec la touche de tabulation et sélectionner le document via le masque de recherche.

Dans l'aperçu, vous trouverez les deux champs Nombre de bulletin de livraison / Nombre d'adresses. Ces champs vous permettent de savoir combien de stations doivent être effectivement visitées et si une station contient plusieurs bons de livraison.

Attribuer si possible

Avec le paramètre Attribuer si possible, vous ouvrez les livraisons manuellement.

VinX calcule la prochaine livraison possible avec les données de la livraison du document, les jours de livraison de la tournée et le dimanche du client.

Les documents ne sont attribués qu'à une seule livraison, pour autant que la tournée, la date et l'heure soient identiques.

Toujours attribuer ou créer livraison

Cette fonction permet de calculer la livraison la plus proche possible. La différence avec la fonction Affecter si possible est que si aucune livraison appropriée n'a encore été saisie, VinX crée automatiquement une nouvelle livraison et génère les stations.

Pour voir les livraisons en cours, appuyez sur la touche F5.

Gérer les livraisons

Fixer la livraison

Avec l'icône "Fixer la livraison", aucun autre document n'est automatiquement ajouté à la livraison. Le traitement manuel, comme par exemple le déplacement, l'ajout ou la suppression d'étapes, a lieu maintenant si nécessaire.

Contrôle de l'attribution

Pour contrôler s'il y a des commandes sans attribution de tournée, ouvrez le masque de recherche "Traiter et imprimer ordres".

Avec la commande de recherche -- dans le champ Tournée, vous pouvez afficher tous les documents qui n'ont pas d'attribution de tournée. Si la liste reste vide, cela signifie que vous avez attribué tous les bons de livraison à une tournée.

Déplacer des stations (glisser-déposer)

Vous avez la possibilité de déplacer les stations d'une livraison à une autre par glisser-déposer. Les stations peuvent être déplacées d'une livraison à l'autre avec différents statuts. Les livraisons sortantes avec le statut Imprimé sont remises au statut Fixé après une modification et doivent être réimprimées.

Notez que le report n'est possible que sur des livraisons identiques. Si vous souhaitez déplacer une réception de marchandises d'une tournée d'enlèvement vers une livraison avec bons de livraison ou factures immédiates, VinX bloque cette opération.

Avec l'icône   "Ordonner les arrêts de nouveau" les stations peuvent être réorganisées.

Traitement en série des ordres et impression de la livraison

Avec l'icône   permet de comptabiliser les documents avant l'impression de la livraison, de sorte qu'aucune modification ne peut plus être apportée sur les documents.

Ensuite, l'icône la liste de livraison de la tournée et le bon de préparation de la tournée sont imprimés. La liste de livraison de la tournée est triée en fonction des stations. De plus, les instructions de déchargement figurent également sur cette liste (p. ex. prendre les clés). Sur le bon de préparation de la tournée, vous voyez la quantité de chaque article (nombre de pièces et poids) qui doit être transportée. Vous pouvez ainsi éviter les surcharges qui entraînent de lourdes amendes.

Après l'impression, la livraison sortante a le statut imprimé.

Si la livraison a eu lieu et que la marchandise a été livrée, le statut Livré est attribué à la livraison avec le symbole . Il n'est donc plus possible de faire des modifications manuelles.

Rapports

Deux rapports sont à votre disposition pour la planification des tournées :

Bulletin de préparation de la tournée : marchandises cumulées pour le chargement du véhicule de transport.

Liste de livraison tournée : Liste des bons de livraison triés par station avec les adresses et tous les numéros de téléphone.