Wenn Sie mit EFT-Terminals oder dem Web-Shop Saferpay-Modul von Worldline arbeiten, dann haben Sie zwei Möglichkeiten, die Kreditkartenabrechnungen zu verarbeiten:
- Tradionell: Sie erhalten eine periodische Kreditkartenabrechnung, worauf die angefallen Transaktionsspesen für die elektronischen Zahlungen aufgelistet sind. Diese Spesen verbuchen Sie manuell auf eine Spesenkonto und stimmen anschliessend Ihr Bankkonto ab, da diese Spesen jeweils eine Abweichung gegenüber den Zahlen aus VinX versuchen. So meldet VinX über den FIBU-Buchungsbeleg z.B. eine Zahlung von CHF 100, doch tatsächlich gutgeschrieben wurden Ihnen vielleicht CHF 99 und ein Franken für Spesen.
- Sie laden eine Settlement-Datei von Worldline. In diesem Fall weist VinX dem Offenen Posten eine Minderung aufgrund der Spesen zu, so dass danach der effektiv erhaltene Betrag dem Bankkonto gutgeschrieben wird.
Aufbau der Settlement-Datei
Die Settlement-Datei kommt im CSV-Format, also einem Textformat mit Strich-Punkt als Zeichentrennung, das von Excel einfach gelesen werden kann. Dieses beinhaltet Datum, Valuta, Betrag, Gebühr und weitere Informationen zur Identifikation der Zahlung.
Für die Auffindung des dazugehörigen Belegs gibt es zwei Felder darin:
- Terminal Trx: Dies ist für das Auffinden von EFT Zahlungen, die normalerweise mit Kassenbelegen verbunden sind. Jedes Terminal hat eine fortlaufende 8-stellige Transaktionsnummer, die sich so nicht sehr oft wiederholen sollte. Diese wird auch auf den EFT-Belegen gespeichert. In Kombination mit dem Betrag und dem Datum des Belegs kann VinX so den Eintrag in der Datei mit dem dazugehörigen Kassenbeleg verbinden.
- Additional Merchant Data: Für Internet-Bestellungen mit einer Saferpay-Zahlung erhält VinX über die Online-Bestellung ebenfalls eine fortlaufende Nummer, welche über dieses Attribut in der Datei wiedergefunden wird. Auch hier führt VinX eine Prüfung des Betrags und Datumbereichs durch, da eine solche Nummer nach ein paar Jahren wiederkehren kann.
Verbuchung in VinX
Der Verbuchungsprozess ist recht anspruchsvoll, da der Beleg in unterschiedlichen Phasen stecken kann:
- Die Online-Bestellung wurde noch nicht übernommen: Die Settlement Informationen werden auf die Online-Bestellung übernommen.
- Der Beleg ist noch in Bearbeitung: Die Settlement-Informationen werden auf dem Bezahl-Register des Belegs gespeichert.
- Der Beleg wurde bereits zur Rechnung verarbeitet und es besteht ein Offener Posten: Dies ist der Normallfall für Online-Bestellungen mit einer Saferpay-Zahlung. Die Informationen werden wie oben übernommen, aber zusätzlich wird die Zahlung mit Gebühren-Minderung ausgeführt.
- Der Beleg wurde bereits verbucht und die Zahlung auf dem Offenen Posten abgebucht: Dies ist die Situation, die wir bei Kassenbelegen vorfinden: In diesem Fall kann VinX eine Minderung für die Gebühr anlegen mit dem Zahlungskonto als Gegenkonto.
- Der Offene Posten wurde bereits in die Finanzbuchhaltung verbucht. In diesem Fall wird keine Anpassung mehr vorgenommen.