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Im Bildungsbereich kommt es zu verschiedenen Konstellationen, wo die Kunden Leistungen im Voraus bezahlen, später aufgrund von Umbuchungen beziehen oder via Gutscheine begleichen. Wir empfehlen folgendes Vorgehen.

Ausstellung und Einlösung Gutscheine

Ausgangslage

  • Ein Kunde kauft Gutscheine
  • Er löst diese später selbst ein oder verschenkt diese

Ausstellung Rechnung

  • Die Verrechnung der Gutscheine erfolgt via manueller Rechnung
  • Verwenden Sie einen separaten "Gutschein-Artikel" und kontieren Sie diesen idealerweise auf ein Passivkonto (Schuld gegenüber des Kunden)

Einlösung Gutschein

  • Die Rechnung wird ganz normal fakturiert
  • Nun wird die Rechnung mit dem Gutschein via "Zahlung erfassen" verrechnet
  • Verwenden Sie dazu einen eigenen Zahlungsweg "Verrechnung mit Gutschein", der ebenfalls auf das gleiche Passivkonto gebucht ist

Hinweise

  • Mit dieser Methode haben Sie auf dem Passivkonto immer den Saldo der nicht eingelösten Gutscheine verfügbar
  • Mittels Auswertung "xxxx" ist ersichtlich, welche Gutscheine noch nicht eingelöst wurden


Bezahlung und späterer Leistungsbezug (z.B. Umbuchung)

Ausgangslage

  • Ein Kunde meldet sich für eine Veranstaltung an, bezahlt diese und bucht anschliessend um
  • Er löst diese später selbst ein oder verschenkt diese

Zahlung und neuer Kurs nicht bekannt

  • Da zum Zeitpunkt der Umbuchung noch nicht bekannt ist, auf welchen Kurs die Umbuchung erfolgt, kann auf der bisherigen Vertragsbuchung der Artikel gutgeschrieben und (als Gutschrift) abgerechnet werden
  • Der OP bleibt als Gutschrift offen und kann bei der späteren Einlösung und Rechnungsstellung verrechnet werden

Zahlung und neuer Kurs bekannt

  • Ist der neue Kurs bekannt, so kann auf auf der bisherigen Vetragsbuchung der Artikel gutgeschrieben und auf der neuen belastet werden
  • Nach der Fakturierung können diese beide Rechnungen verrechnet werden
  • So sind die Umsätze den korrekten Kursen gutgeschrieben

Hinweise

  • Damit haben Sie die Umsätze einerseits immer den korrekten Kursen/Konten gutgeschrieben
  • Mit der sofortigen Erfassung auf dem Kurs respektive Erstellen einer Gutschrift müssen keine weitere Listen geführt werden

Vorauszahlungen

Ausgangslage

  • Ein Kunde bezahlt eine Leistung ohne Rechnung
  • Ein Kunde bezahlt eine Rechnung doppelt ein

Verbuchung Zahlung

  • Bei der Zahlung wird die Überzahlung mit der Option "Offenen Posten stehen lassen" gebucht → siehe Details
  • Somit wird die Überzahlung als eigenen, negativen OP gebucht und auf dem konfigurierten Vorauszahlungskonto " parkiert
  • Die Details pro Adresse und auch gesamthaft ist jederzeit ersichtlich 

Verrechnung Vorauszahlung

  • Bei der Fakturierung einer Rechnung mit einen Vorauszahlungskonto eines Kunden wird diese Vorauszahlung automatisch angerechnet
  • In diesem Moment wird die Leistung umsatzrelevant gebucht und die Zahlung via Vorauszahlungskonto ausgebucht
  • Für den allfälligen Restbetrag wird die Rechnung ausgestellt
  • Die Anrechnung erfolgt nur innerhalb des gleichen Geschäftsbereichs

Hinweise

  • Mit dieser Methode haben Sie auf dem Passivkonto immer den Saldo der nicht verbuchten Vorauszahlungen
  • Die Details der Vorauszahlungen können via OP-Liste ausgewiesen werden
  • Für die Liquiditätsplanung könne auf der OP-Liste sollen nur die positiven Beträge und nicht die noch geschuldeten Beträge aufgeführt werden 
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