Manuelle Eingabe einer Vorauszahlung oder Kundenguthaben
In dem Menü "Buchhaltung" finden Sie oberhalb unter Zahlungen die Funktion "Zahlungen eingeben". Wählen Sie diese Funktion erscheint ein neues Fenster.
In diesem Fenster können Sie Zahlungen zu einem bestimmten offenen Posten eingeben oder aber auch Zahlungen ohne direkten Bezug auf einen bestehenden Beleg.
Auszufüllende Felder
Adresse: Wählen Sie die Adresse von dem Kunden, welcher die Vorauszahlung getätigt hat.
Beleg-Nr.: Füllen Sie eine fiktive Beleg-Nr. aus (z.B. 1234)
Datum: Geben Sie das Datum des Zahlungseingangs ein
Betrag bezahlt: Geben Sie den effektiven Betrag der Zahlung ein
Verbuchen als: Wählen Sie die Option "Offenen Posten stehen lassen"
Bestätigen Sie mit "Verbuchen" die Eingabe.
"Schliessen" Sie das Fenster.
Ansicht auf Adresse
Die Zahlung hat nun einen OP generiert und eine neue Zahlung angelegt. Auf der Adresse sehen Sie nun unter "Offene Posten" und "Zahlungen" einen neuen Eintrag.
Anrechnung an einem neuen Auftrag
Erstellen Sie nun einen neuen Auftrag für einen Kunden mit Guthaben, wird dies bei der Erfassung direkt berücksichtigt.
Sobald der neue Auftrag den Status Druckbereit erhält, wird das Kundenguthaben angerechnet. Das bedeutet, nach dem Sie das Drucksymbol gedrückt haben erscheint die Meldung mit dem Kundenguthabe.
Bestätigen Sie den Abzug mit "Ja" wird maximal der neu gestellte Rechnungsbetrag abgezogen. Hat der Kunde noch übriges Guthaben, wird dies bei dem nächsten Auftrag berücksichtig.
Klicken Sie auf "Nein" wird der Abzug nicht gemacht und das Guthaben erscheint bei dem nächsten Auftrag erneut.
HINWEIS: Bei der Funktion "Aufträge generieren" wird das Kundenguthaben automatisch angerechnet. Die Meldung muss nicht bei jedem Auftrag bestätigt werden.
Die Anrechnung des Kundenguthabens findet nur statt, wenn der Kunde keinen bestehenden offenen Posten mehr hat.
Auf der Rechnung wird die Vorauszahlung / das Kundenguthaben wie folgt angezeigt.
Auf der Adresse wird nun ersichtlich, dass der neu eingegeben Auftrag bereits den Status "Bezahlt" erhalten hat, da dieser mit dem Guthaben geblichen wurde.
Der dazugehörige offene Posten hat ebenfalls den Status "Bezahlt".
Der bestehende offene Posten der Vorauszahlung hat noch immer den Status "Vor-/Teilbezahlt", da dem Kunden noch immer ein Restbetrag zusteht.
Der offene Posten mit der Vorauszahlung erhält dann den Status "Bezahlt", wenn dieser ausgeglichen ist.
Arbeiten Sie mit mehreren Geschäftsbereichen, prüft PerformX die offenen Posten aller Geschäftsbereiche. Ist ein einem anderen Geschäftsbereich eine noch nicht bezahlte Rechnung, wird das Guthaben nicht angerechnet.
Überprüfung der Kundensaldos
Damit Sie sich schnell einen Überblick des Saldos des Kunden verschaffen können haben Sie mehrere Optionen:
- Saldo anzeigen auf Adresse
- Kontoauszug für die Adresse generieren
- OP-Liste für die Adresse generieren
Saldo anzeigen
Auf der Adresse unter Info finden Sie ein Feld "Saldo OP". Dieses Feld wir immer anhand der bestehenden offenen Posten berechnet.
ACHTUNG: Geben Sie die Vorauszahlung nicht mit der Option "Offener Posten stehen lassen" ein, wird diese Berechnung verfälscht.
Auswertung "Kontoauszug"
Möchten Sie den OP-Verlauf sehen, dann gehen Sie mit dem Cursor auf die Adresse, klicken Sie auf das Vorschausymbol. In dem neuen Fenster wählen Sie die Auswertung Kontoauszug.
In dem weiteren Fenster benötigt es keine Angaben. Mit OK erhalten Sie nach wenigen Sekunden die Auswertung für diesen Kunden und sehen alle offenen Posten und den Saldo.
Auswertung OP-Liste
Im Menü Buchhaltung unter Kontrolle der offenen Posten finden Sie die Auswertung "OP-Liste". Auch über die Suche auf der Startseite oder F3 können Sie die Auswertung aufrufen.
Wählen Sie in dem erscheinenden Fenster alle gewünschten Einschränkungen inkl. Adresse und bestätigen Sie mit OK.
