Mahnstufen
Die Mahnstufen können Sie nach Belieben erfassen. Erstellen Sie eine neue Mahnstufe mit "Crtl.+N" oder über das Icon 
Folgende Einstellungen stehen Ihnen zur Verfügung:
| Mahnstufe | |
|---|---|
| Mahnstufe | Zahl: Üblich sind drei bis vier Stufen, danach werden säumige Zahler abgeschrieben oder betrieben. |
| Bezeichnung | Text, 36 Zeichen: Geben Sie den Text ein, z.B. «Zahlungserinnerung». |
| Bezeichnung (Fremdsprachen) | Text, 36 Zeichen: Geben Sie den Text in der beschrieben Sprache pro Feld ein, z.B. «Rappel de paiement». |
| Frist in Tagen | Nach Ablauf dieser Frist wird die Rechnung beim nächsten Mahnlauf berücksichtigt. Hier ist zu unterscheiden zwischen der ersten und den folgenden Mahnungen:
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Mahnspesen / Berechnungsart | Zahl: Zu verrechnende Mahnspesen für diese Mahnstufe. Die Spesen für die verschiedenen Stufen kumulieren sich. |
| Bezeichnung Mahnspesen | Bezeichnung für die Mahnspesen, also z.B. «Mahngebühr». |
| Bezeichnung Mahnspesen (Fremdsprachen) | Bezeichnung für die Mahnspesen in der beschriebenen Sprache pro Feld, also z.B. «Frais de rappel». |
| Zahlungsweg ändern auf | Hier können Sie falls gewünscht einen anderen Zahlungsweg hinterlegen, statt dem definierten in den Systemeinstellungen. |
| Massnahmen | |
| Aktiviert Betreibung: | Ja / Nein: Wenn diese Markierung gesetzt ist, dann hat der Offene Posten nach der Mahnung nicht mehr den Status ‚Offen' sondern ‚ In Betreibung'. Entsprechend lassen sich die Listen einschränken und zum Beispiel eine Liste aller Offenen Posten in Betreibung drucken. |
| Mahnung drucken: | Ja / Nein: Wir können eine bestimmte Mahnstufe unterdrücken, so z.B. die Betreibung. Der Kunde erhält keine Mahnung mehr, wir können aber aufgrund der Mahnstufe eine Betreibungsliste drucken. Diese Checkbox muss immer aktiviert sein, ansonsten werden keine Mahnungen mehr gedruckt. |
| Per eMail versenden: | Ja / Nein: Wenn diese Markierung gesetzt ist, darf der hinterlegte Kommunikationskanal auf der Adresse oder in den Systemeinstellungen berücksichtigt werden. |
| Per Einschreiben versenden: | Ja / Nein: Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn die Mahnung per Einschreiben versendet werden soll. |
Hinweis
Beachten Sie das die Checkbox Mahnungen drucken immer aktiviert sein muss, ansonsten werden die Mahnungen welche keinen Kommunikationskanal oder einen definierten wie beispielsweise "Per Post" hinterlegt haben nicht verarbeitet. Zusätzlich sollten Sie beachten, dass wenn die Markierung Per Einschreiben versenden aktiviert ist, darf Per eMail versenden nicht aktiviert sein.
Mahntexte
Suchen Sie auf dem Hauptfenster Mahnstufen oder gehen Sie in der Hauptnavigation links auf Einstellungen > Fakturierung und Buchhaltung > Mahnstufen.
Auf den angelegten Mahnstufen finden Sie im Register Mahntexte diverse Texteingabe-Felder inkl. Fremdsprachen für Texte welche auf der Mahnung angedruckt werden sollen. Die Texte sind aufgeteilt in Einleitungstext (Text vor Beginn der Liste der unbezahlten Rechnungen) und Schlusstext (Text am Ende der Mahnung).
Weitere mögliche Einstellungen
| Adresse > Abrechnung > Mahncode: | Tabelle, systemdefiniert: Sie können hier definieren, ob eine Mahnung gedruckt werden soll oder nicht. |
| Mahnläufe > Mahnung > Anpassung > Nicht mahnen: | Ja/Nein: Hier können Sie einen Beleg aus dem Mahnlauf zurückstellen, so dass er bei diesem Mahnlauf nicht gedruckt wird. Er wird aber auf dem nächsten Mahnlauf wieder erscheinen. Den gleichen Effekt können Sie erzielen, indem Sie eine Mahnung löschen. |
| Auswertungen > Mahnung > Generiertes Dokument archivieren: | Ja / Nein: Ist die Checkbox aktiviert wird beim Druck ein Archiveintrag generiert und es wird ermöglicht die Dokumente per Mail zu verschicken. |
| Systemeinstellungen > Debitoren > Mahnwesen > Provider Email: | Tabelle, frei definiert: Sie können hier die von Ihnen angelegten Service Provider hinterlegen. Notwendig für den Versand per Mail. |