Abgeschlossene Aufträge archivieren oder entfernen

Gesetzliche Grundlage

Im Navigationsmenü Diverse unter Reorganisation finden Sie den Menüpunkt Abgeschlossene Aufträge archivieren oder entfernen.

Hier können Sie nicht mehr benötigte Aufträge aus früheren Jahren aus der Datenbank entfernen. Es gilt grundsätzlich die Regel, dass

• 5 Jahre im kaufmännischen Verkehr benötigt werden
• 10 Jahre im Umgang mit Behörden

Es lohnt sich aber nicht, für die Behörden die Daten länger als 5 Jahre zu behalten, sondern für den äussert seltenen Eventualfall einer soweit zurück gehenden behördlichen Prüfung müsste auch ein Backup reichen, auf das man im Notfall zurückgreifen kann. Falls dafür eine ältere VinX Version benötigt würde, wäre diese auch bei uns jeweils noch verfügbar.

Optimierung des Vorgehens

Belege können drei Zustände haben:

• Aktiv - die Belege erscheinen in der Auftragserfassung bei der Suche, entsprechend wird diese mit der Zeit langsamer, wenn viele Aufträge aktiv sind.
• Archiviert - Sie sind markiert, dass sie im Tagesgeschäft nicht mehr benötigt werden. Man findet sie noch unter der Adresse als 'Archivierte Aufträge'
• Gelöscht - sie sind nicht mehr in der Datenbank und auch nicht mehr rekonstruierbar, sondern nur aus einem Backup der Datenbank wieder herstellbar

Archiviert werden Belege auf zwei Arten:

1. Ein Beleg wird in einen Folgebeleg umgewandelt. Dabei legt VinX eine Kopie des Belegs an, bevor es den Beleg in den nächsten Zustand überführt. Der Ursprungsbeleg wird archiviert. Wenn Sie also einen Lieferschein in eine Rechnung umwandeln, haben Sie danach einen archivierten Lieferschein und eine aktive Rechnung.
2. Durch Archivierung von Belegen hier mit der Archivierungs-Funktion. Aktive Belege sollen in der Auftragserfassung nicht mehr sichtbar sein, sondern nur noch im seltenen Fall, dass man später noch etwas nachschauen möchte. Dann würde man diese auch über die Adresse finden.

Daraus ergibt sich, dass die Datenbank relativ voll ist mit weiterverarbeiteten Lieferscheinen und Auftragsbestätigungen, welche in der Regel schon nach 1 - 3 Jahren entfernt werden kann, da die nachfolgende Rechnung das relevante Dokument ist. Die Aufgabe des Lieferscheins ist mit der Rechnungsprüfung erledigt.

Einkaufsseitig finden wir dieselbe Situation, es hat also eine Vielzahl von archivierten Bestellungen und Wareneingängen, die ebenfalls schon früher nicht mehr benötigt werden.

Auf eine separate Datensicherung kann verzichtet werden, wenn Sie nächtliche Sicherungen machen und die Reorganisation an einem Morgen eines sonst arbeitsfreien Tages vornehmen, was grundsätzliche keine schlechte Idee ist. Da das Löschen von Daten ziemlich arbeitsintensiv ist auf der Datenbank, kann es auch den laufenden Betrieb beinträchtigen.

Belege archivieren

Für die folgenden Belege empiehlt sich die Archivierung:

Ab vorletztem Geschäftsjahr und älter

• bezahlte Verrechnungs-Belege (KR/RE/SR/KA/GS) 
• verbuchte Verrechnungs-Belege (KR/RE/SR/KA/GS), wenn die Belege älter als 5 Jahre sind (= verjährt)
• Lager-verbuchte Lagerbelege (EW/BS/WE/AB/LS)
• Gedruckte Belege, welche keine Auswirkungen auf Lager oder Verrechnung haben wie Offerten und Auftragsbestätigungen. 
• Inventaraufträge

Bevor Sie aber archivieren, sollten Sie zunächst nicht mehr benötigte archivierte Belege entfernen. Dies um zu vermeiden, dass Sie Belege gezielt archivieren, um sie danach beim Aufräumen des Archivs versehentlich gleich zu löschen.

Archivierte Belege löschen