Manuelle Verbuchung von Zahlungen

Für die manuelle Verbuchung von Zahlungen besteht ein spezielles Eingabeformular. Öffnen Sie dieses über Buchhaltung – Zahlungen eingeben.

Falls Sie eine Zahlung zu einem bestehenden OP erfassen wollen, wählen Sie diesen im Feld Offene Posten aus. Falls Sie eine Zahlung ohne OP erfassen wollen, wählen Sie im Feld Adresse jene Adresse aus, für welche Sie eine Zahlung erfassen möchten.

Die Funktion Zahlung eingeben kann auch direkt von einem OP ausgeführt werden. So wird der Offene Posten im darauf erscheinenden Fenster Zahlungen erfassen übernommen.

Feld	Beschreibung
Offener Posten	OP für welchen Sie eine Zahlung eingeben möchten.
Adresse	Adresse für welche Sie eine Zahlung eingeben möchten.
Zahlungsweg	Es wird der Zahlungsweg des Offenen Postens bzw. der Vorgabewert aus den Systemeinstellungen oder dem Geschäftsbereich (falls Sie mit Geschäftsbereichen arbeiten) übernommen. Passen Sie den Zahlungsweg bei Bedarf an.
Beleg-Nr.	Automatische Nummerierung der Zahlungen. Nehmen Sie hier bitte keine Änderungen vor.
Belegtext	Hier kann ein Belegtext erfasst werden.
Datum	Zeigt standardmässig das heutige Datum an.
Valuta	Tragen Sie hier das Valuta-Datum der Zahlung ein.
Zahlungstotal	Dieses Feld wird gemäss Eingabe im Feld Betrag bezahlt berechnet.
Betrag bezahlt	Hier wird der Betrag der Zahlung eingegeben. In den nachfolgenden untergeordneten Seiten werden die verschiedenen Möglichkeiten näher beschrieben (Zahlungsbetrag entspricht OP-Betrag, Zahlungsbetrag kleiner als OP-Betrag bzw. Zahlungsbetrag grösser als OP-Betrag).
Skonto	Es sind verschiedene Erlösminderungen möglich: Skonto: Der Skontobetrag wird vom System aufgrund des Datums der Zahlung und dem Rechnungsdatum vorgeschlagen und lässt sich überschreiben. Skontorückvergütung: Bei der Skontorückvergütung wird nach der Eingabe der vollen Zahlung dem Kunden der Skontoanteil auf der Adresse gutgeschrieben, sofern die Skontofrist eingehalten wurde. Erlösminderung: Andere Erlösminderungen als Skonto wie z.B. ein Nachlass werden auf einer separaten Zeile eingegeben und kontiert.
Minderung / Konto
Saldo	Weicht der Zahlungsbetrag vom Offenen Posten ab, erscheint hier ein positiver oder negativer Saldo. Ein positiver Saldo erscheint z.B. bei einer Teilzahlung. Ein negativer Saldo bedeutet, dass mehr einbezahlt wurde, als der OP beträgt.
Verbuchen als	Hier legen Sie fest, ob und wie der zu viel bezahlte Betrag ausgebucht werden soll. Zur Auswahl stehen: Offenen Posten stehen lassen Als Vorauszahlung ausbuchen Als Mahnspesen ausbuchen Als Ertrag ausbuchen Offenen Posten stehen lassen: Bei einer Teilzahlung wird der positive Saldo nicht ausgebucht. Auf dem OP wird nur die Teilzahlung abgebucht, der Restbetrag bleibt im OP erhalten. Wird ein Negativsaldo nicht ausgebucht, bleibt der OP mit dem entsprechenden Saldo bestehen und kann auf einem weiteren OP als Gutschrift abgezogen werden. Vorauszahlungen: Wird für eine Rechnung mehr einbezahlt als der Rechnungsbetrag ausmacht, können Sie die Differenz als Vorauszahlung verbuchen, indem Sie bei der Auswahl Als Vorauszahlung ausbuchen anklicken. Der Betrag wird nun je nach Einstellung entweder automatisch auf der nächsten Rechnung vergütet, optional auf der nächsten Rechnung vergütet oder ohne weitere Aktion verbucht Mahnspesen: Um Mahnspesen zu verbuchen muss ebenfalls im Feld Saldo / Verbuchen als die entsprechende Auswahl getroffen werden. Als Mehrzahlung ausbuchen: Überschüssige Zahlungen können aus der Debitorenbuchhaltung ausgebucht werden, sei es auf ein Passiv- oder ein Erlöskonto. Die Idee dahinter ist, dass Sie das Geld zurückzahlen oder dem Kunden eine Gutschrift schicken, worin der zuviel bezahlte Betrag mittels einem dafür vorgesehen Artikel gutgeschrieben wird. Mit dem Verbuchen der Gutschrift erscheint der Beleg wieder in der Debitorenbuchhaltung.

Durch Bestätigung auf den Verbuchen-Knopf wird die Zahlung verbucht.

Gutschrift

Eine Gutschrift wird mit positivem Mengenwert erfasst und erscheint nach der Verbuchung ebenfalls als Offener Posten unter Zahlungen eingeben. Eine Gutschrift verbuchen Sie, indem Sie zuerst die Gutschrift aufrufen und dann den Button Weiterer OP auswählen. Danach können Sie einen weiteren OP des gleichen Kunden auswählen und die Gutschrift abbuchen.

Unter Zahlungen bei der Adresse sehen Sie nun die Verrechnung der Gutschrift mit der Rechnung.

Einzel- und Sammelzahlungen

Bei der Einzelzahlung klicken Sie nach Eingabe der Beträge auf den Button Verbuchen, wonach das Programm bereit ist für den nächsten Beleg.

Bei der Sammelzahlung - dies beinhaltet auch die Verrechnung einer Gutschrift mit einer Rechnung - geben Sie die Zahlungsdaten wie gewohnt ein, klicken aber auf Weiterer OP, wonach auf dem OP-Feld nur noch die weiteren Offenen Posten des gleichen Kunden ausgewählt werden können. Bezahlen Sie so viele weitere Rechnungen, bis das Total der Zahlungen dem eingegangenen Betrag entspricht.