Aufträge generieren und drucken
Das weitere Vorgehen bei der Generierung der Belege bleibt wie bis anhin. Sie können über Funktion "Aufträge generieren" oder über die "Auftragserfassung" Belege für diese Adresse erstellen.
Beim Drucken der Aufträge prüft PerformX nun den Kommunikationskanal auf den Adressen. Hat die Adresse den Kommunikationskanal wie im Beispiel "Rechnung per Mail" hinterlegt, wird kein Dokument an den Drucker versendet oder ein PDF generiert.
So werden Ihnen also nur noch Belege an den Drucker oder PDF-Generator gesendet, welche keinen Kommunikationskanal hinterlegt haben.
Hinweis: Falls Sie bei einer Adresse den Kommunikationskanal hinterlegen aber keine Mailadresse hinterlegt ist, wird diese an den Drucker gesendet. Deshalb ist es wichtig, dass Sie bei den Adressen auch die Mailadressen prüfen.
Wann wird ein Beleg gedruckt und wann wird eine Mail generiert | Funktion "Korrigieren" auf Archiveintrag
- Wenn noch kein Mail generiert wurde, dann erstellt es einen Archiveintrag und Sie finden unter Dokumentenversand einen Datensatz.
- Wenn unter Dokumentenversand bereits eine Mail ersichtlich ist, Sie jedoch Änderungen am bestehenden Beleg gemacht haben und diesen erneut drucken, wird der bestehende Datensatz überschrieben.
- Wenn Sie die Mail unter Dokumentenversand bereits weiterverarbeitet haben und sich dieser bereits im Postausgang befindet (Transaktionsstatus = Verarbeitet), wird beim erneuten betätigen des Drucksymbols
der Beleg ausgedruckt. - Wenn die Mail bereits weiterverarbeitet wurde (Transaktionsstatus = Verarbeitet) und Sie Änderungen am Beleg machen und diesen erneut senden möchten gibt es die Korrektur-Funktion auf dem Archiveintrag.
- Öffnen Sie die Adresse vom Beleg
- Öffnen Sie in der Baumansicht "Archiveinträge"
- Wählen Sie den verarbeiteten Eintrag
- Mit einem Rechtsklick finden Sie die Funktion "Korrigieren".
- Der Transaktionsstatus wird geändert auf "Korrigieren"
- Nun können Sie den veränderten Beleg erneut per Mail versenden
Dokumentenversand
Alle Dokumente die generiert wurden für Adressen mit hinterlegtem Kommunikationskanal und Mailadresse werden in der Tabelle "Dokumentenversand" gesammelt.
Erstellen Sie über die Auftragserfassung einen einzelnen Beleg, wird dieser in einer einzelne Transaktionen als Archiveintrag aufgelistet.
Erstellen Sie über die Funktion "Aufträge generieren" mehrere Aufträge gleichzeitig, werden alle generierten Archiveinträge in einer Transaktion gesammelt, um diese zusammen weiter zu verarbeiten.
Generierung Rückgängig machen
Haben Sie Mails generiert, die Sie nicht versenden möchten, können Sie auf einer übergeordneten Transaktion via Rechtsklick im Kontexmenü die Funktion "keine Mails versenden" wählen.
So wird Ihnen die gesamte Transaktion rückgängig gemacht.
Möchten Sie eine einzelne Mail (Archiveintrag) nicht versenden, können Sie diese einfach aus der Transaktion über das Kontextmenü > Löschen bereinigen.
E-Mails generieren
Möchten Sie die generierten Belege versenden, klicken Sie eine einzelne Transaktion an und über das Kontexmenü via Rechtsklick erscheint die Funktion "E-Mails generieren".
Mail ab Vorschau
Sie können Mails auch direkt über die Vorschau verschicken.
Mit dem betätigen des Buttons öffnet sich der Mail-Editor. Über diesen Weg wird die Tabelle Dokumentenversand übersprungen.
E-Mail verfassen
Nach dem Sie die Mails generiert haben, erscheint der Mail-Editor.
In diesem können Sie eine Mail frei verfassen oder über die Mailvorlagen ganz einfach und schnell Mails zusammenstellen.
Der Betreff ist ein Pflichtfeld. (Mails ohne Betreff landen beim Empfänger oftmals im Spam-Ordner)
Im Text können Sie mit "Tags" arbeiten. Sie können jegliche Felder, welche in PerformX auf der Adresse hinterlegt sind ansteuern. Welche Felder das sind und wie Sie diese schreiben müssen, finden Sie unter Mailvorlagen erstellen.
Falls Sie Dateien anhänge möchten, welche nicht personalisiert sind, können Sie die über die drei Punkte rechts in Ihrem Computer suchen und auswählen.
Haben Sie die Mail fertig verfasst, bestätigen Sie den Dialog mit OK.
Verarbeitungsläufe E-Mail
Nach dem Bestätigen des Mail-Editors öffnet PerformX automatisch die Tabelle "Verarbeitungsläufe E-Mail". In dieser Tabelle können die Mails noch einzeln bearbeitet werden.
Haben Sie einen Fehler, welchen Sie über den gesamten Lauf korrigieren möchten, besteht die Möglichkeit über den Rechtsklick "Mail-Generierung rückgängig machen".
Mit dieser Funktion wird die gesamte Transaktion aus der Tabelle "Verarbeitungsläufe E-Mail" gelöscht und die Transaktion erscheint erneut in der Tabelle "Dokumentenversand, wo Sie das Verfassen der Mail neu starten können.
Möchten Sie die Mails versenden, können Sie über das Kontextmenü die Freigabe über alle Einträge erteilen. Zweite Variante: Sie können auf einem einzelnen Mail via Rechtsklick die Freigabe nur für diese Nachricht erteilen.
Versand der Mails
Haben Sie die Freigabe erteilt, wechselt der Status der Mails auf "Für Versand freigegeben". Nun wird anhand dem eingestellten Intervall auf dem "Service-Provider" die Process Engine die Mails abholen und versenden.
Mails mit dem Versandstatus "Für Versand freigegeben" werden in der Tabelle Postausgang angezeigt.
Angezeigt werden in dieser Tabelle alle Mails einzeln. Der Verarbeitungslauf wird aufgesplittet.
Aus dem Postausgang kann die Mail gestoppt werden über die Funktion via Rechtsklick "Nicht freigeben". Wurde die Freigabe zurückgezogen, wechselt der Datensatz zurück in die Tabelle "Verarbeitungsläufe E-Mail".
Mails die versendet wurden und den Status "Versendet" erhalten haben, werden in der Tabelle "Gesendete E-Mail" aufgelistet.
In der Tabelle gesendete Mails werden nur die Datensätze von "Heute" angezeigt. Möchten weitere Mails angezeigt werden können über die Suchmaske Crtl.+M weitere Datensätze aufgerufen werden.
Mail erneut senden
Möchten Sie eine Mail erneut senden, können Sie in der Tabelle "Gesendete E-Mails" die gewünschte Mail suchen über Crtl.+M auswählen.
Haben Sie die Mail sondiert können Sie auf dem Datensatz via Rechtsklick die Funktion "Erneut senden" wählen.
So wechselt der Status auf "Für Versand freigegeben" und die Process Engine holt den Datensatz erneut ab und verschickt diesen.
