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| Info |
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Das auf dem Ereignis hinterlegte Beginn-Datum wird als Beleg-Datum übernommen. |
Ereignis für Homepage
Wenn ein Ereignis im Web publiziert werden soll, wird "Publizieren im Internet" aktiviert. Dabei wird das Register "Internet" sichtbar. Dort kann gesteuert werden ob die Veranstaltung mit Anmeldung ist, wodurch weitere Felder sichtbar werden. Eine Mindest- und Maximalteilnehmerzahl kann hinterlegt werden. Optional lässt sich auch eine maximale Anzahl für die Warteliste definieren. Wenn die Anmeldung aktiv ist muss ein Artikel für die Anmeldung und optional für die Warteliste hinterlegt werden.
Bei einer Anmeldung auf der Homepage wird dieser Artikel mit der Anzahl Personen als Online-Bestellung übermittelt. Sobald diese an VinX übermittelt wird, wird die Anzahl freie Plätze nachgeführt. Die Online-Bestellung wird in einen Auftrag übernommen und kann zur Verrechnung verwendet werden. Bei Anmeldungen welche nicht über die Homepage kommen wird einfach ein Auftrag auf das Ereignis erfasst und der Anmelde-Artikel eingesetzt. Somit werden ebenfalls die freien Plätze nachgeführt.
Über die Baumansicht können nun unter Zusatzinformationen alle Informationen zur Veranstaltung mit entsprechenden Titeln angelegt werden. Diese Bezeichnungsfelder sind mit dem Editor bearbeitbar. Bilder werden aber grundsätzlich direkt im CMS der Homepage hinterlegt.
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Festmobiliar reservieren
Um Festmobiliar zu reservieren, wird ein Auftrag mit einem Ereignis erstellt. Mit der Option Festmobiliar wird die Auftragsmaske mit den Feldern "Ereignis" oben sowie den Feldern "Reservations-Status" und "Grund" ergänzt.
Das Ereignis kann direkt ab der Auftragsmaske mit CTRL+Q erstellt werden. Wenn das Ereignis bereits vorhanden ist, kann es als erstes ausgewählt werden, die Liefer- und Rechnungsadresse wird dann gleich vom Ereignis übernommen. Ebenfalls kann bei Bedarf eine Konditionenadresse aktiviert werden, wo man z.B. spezielle Konditionen für ein Fest definiert hat (Preisgruppe, keine Rabatte/Aktionen).
Wenn der Benutzer die Berechtigung für Ressourcen hat, wird das erfasste Festmobiliar laufend auf Verfügbarkeit geprüft und reserviert. Der Reservationsstatus ist sofort ersichtlich. Wenn Benutzer ohne die Berechtigung für Ressourcen Festmobiliar für ein Ereignis erfassen, sind die Buchungen anschliessend anschließend unter "Nicht gecheckte Ressourcenbuchungen" sichtbar. Ein Mitarbeiter mit der nötigen Berechtigung kann anschliessend anschließend diese Buchungen noch checken. Als Hilfsmittel gibt es hierzu eine Auswertung welche auch als Abfrage für die Startseite verwendet werden kann.
Wenn Reservationen getätigt werden welche nicht vollständig abgedeckt werden können ist dies bei der Auftragserfassung in Feld "Grund" sofort sichtbar. Für die spätere Kontrolle kann über die Tabelle "Ressourcenbuchungskonflikte" auf alle nicht / teilweise gedeckten Buchungen zugegriffen werden.
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