Aufträge generieren und drucken
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Hinweis: Falls Sie bei einer Adresse den Kommunikationskanal hinterlegen aber keine Mailadresse hinterlegt ist, wird diese an den Drucker gesendet. Deshalb ist es wichtig, dass Sie bei den Adressen auch die Mailadressen prüfen.
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Wann wird ein Beleg gedruckt und wann wird eine Mail generiert | Funktion "Korrigieren" auf Archiveintrag
- Wenn noch kein Mail generiert wurde, dann erstellt es einen Archiveintrag und Sie finden unter Dokumentenversand einen Datensatz.
- Wenn unter Dokumentenversand bereits eine Mail ersichtlich ist, Sie jedoch Änderungen am bestehenden Beleg gemacht haben und diesen erneut drucken, wird der bestehende Datensatz überschrieben.
- Wenn Sie die Mail unter Dokumentenversand bereits weiterverarbeitet haben und sich dieser bereits im Postausgang befindet (Transaktionsstatus = Verarbeitet), wird beim erneuten betätigen des Drucksymbols
der Beleg ausgedruckt. - Wenn die Mail bereits weiterverarbeitet wurde (Transaktionsstatus = Verarbeitet) und Sie Änderungen am Beleg machen und diesen erneut senden möchten gibt es die Korrektur-Funktion auf dem Archiveintrag.
- Öffnen Sie die Adresse vom Beleg
- Öffnen Sie in der Baumansicht "Archiveinträge"
- Wählen Sie den verarbeiteten Eintrag
- Mit einem Rechtsklick finden Sie die Funktion "Korrigieren".
- Der Transaktionsstatus wird geändert auf "Korrigieren"
- Nun können Sie den veränderten Beleg erneut per Mail versenden
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Dokumentenversand
Alle Dokumente die generiert wurden für Adressen mit hinterlegtem Kommunikationskanal und Mailadresse werden in der Tabelle "Dokumentenversand" gesammelt.
Erstellen Sie über die Auftragserfassug einen einzelnen Beleg, wird dieser in einer einzelne Transaktionen als Archiveintrag aufgelistet.
Erstellen Sie über die Funktion "Aufträge generieren" mehrere Aufträge gleichzeitig, werden alle generierten Archiveinträge in einer Transaktion gesammelt, um diese zusammen weiter zu verarbeiten.
Generierung Rückgängig machen
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Möchten Sie eine einzelne Mail (Archiveintrag) nicht versenden, können Sie diese einfach aus der Transaktion über das Kontextmenü > Löschen bereinigen.
E-Mails generieren
Möchten Sie die generierten Belege versenden, klicken Sie eine einzelne Transaktion an und über das Kontexmenü via Rechtsklick erscheint die Funktion "E-Mails generieren".
Möchten Sie mehrere oder sogar alle Transaktionen mit dem selben Mailtext versenden klicken Sie in der Baumansicht auf die oberste Ebene "Dokumentenversand" und markieren Sie auf der rechten Seite alle gewünschten Transaktionen.
Ist die Auswahl komplett, können Sie im Kontextmenü die Funktion E-Mails generieren wählen.
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Mail ab Vorschau
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Der Betreff ist ein Pflichtfeld. (Mails ohne Betreff landen beim Empfänger oftmals im Spam-Ordner)
Im Text können Sie mit "Tags" arbeiten. Sie können jegliche Felder, welche in PerformX auf der Adresse hinterlegt sind ansteuern. Welche Felder das sind und wie Sie diese schreiben müssen, finden Sie unter Mailvorlagen erstellen.
Falls Sie Dateien anhänge möchten, welche nicht personalisiert sind, können Sie die über die drei Punkte rechts in Ihrem Computer suchen und auswählen.
Haben Sie die Mail fertig verfasst, bestätigen Sie den Dialog mit OK.
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Möchten Sie die Mails versenden, können Sie über das Kontextmenü die Freigabe über alle Einträge erteilen. Zweite Variante: Sie können auf einem einzelnen Mail via Rechtsklick die Freigabe nur für diese Nachricht erteilen.
Versand der Mails
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Angezeigt werden in dieser Tabelle alle Mails einzeln. Der Verarbeitungslauf wird aufgesplittet.
Aus dem Postausgang kann die Mail gestoppt werden über die Funktion via Rechtsklick "Nicht freigeben". Wurde die Freigabe zurückgezogen, wechselt der Datensatz zurück in die Tabelle "Verarbeitungsläufe E-Mail".
Mails die versendet wurden und den Status "Versendet" erhalten haben, werden in der Tabelle "Gesendete E-Mail" aufgelistet.
In der Tabelle gesendete Mails werden nur die Datensätze von "Heute" angezeigt. Möchten weitere Mails angezeigt werden können über die Suchmaske Crtl.+M weitere Datensätze aufgerufen werden.
Mail erneut senden
Möchten Sie eine Mail erneut senden, können Sie in der Tabelle "Gesendete E-Mails" die gewünschte Mail suchen über Crtl.+M auswählen.
Haben Sie die Mail sondiert können Sie auf dem Datensatz via Rechtsklick die Funktion "Erneut senden" wählen.
So wechselt der Status auf "Für Versand freigegeben" und die Process Engine holt den Datensatz erneut ab und verschickt diesen.
