Vorbereitungen
Bevor zwei Adressen mit der Funktion «Adresse zusammenlegen» verglichen, die verknüpften Daten verschoben und eine Adresse gelöscht werden kann, müssen folgende Punkte abgearbeitet werden. Je nach Kundenkonfigurationen können einzelne Punkte übersprungen werden, falls diese nicht im Einsatz sind (zum Beispiel PerformX Connector, PerformX Portal).
Geschäftsbereiche
Wenn im PerformX-Mandant mehrere Geschäftsbereiche im Einsatz sind, muss über den Menüpunkt «Ansicht» (1), «Alle Bereiche anzeigen» aktiviert werden (2)
PerformX-Connector
Wenn der Abacus-Connector im Einsatz ist, muss bei beiden Adressen geprüft werden, ob es bestehende «Connector-Mappings» Einträge hat. Falls beide Adressen ein oder mehrere Connector-Mapping-Einträge aufweisen, müssen die nicht mehr zu verwendenden Einträge gelöscht werden. Zusätzlich müssen vor dem Löschen die entsprechenden Externen Nummern (Adressnummer, Kundennummer, Lieferantennummer, Mitarbeiternummer) notiert und an das Abacus-Team weitergeleitet werden, sodass die entsprechende Adresse, Debitor, Lieferant, Mitarbeiter in Abacus deaktiviert werden können.
PerformX-Portal
Wenn das PerformX-Portal im Einsatz ist, muss bei beiden Adressen geprüft werden, ob ein entsprechender «Portal-Benutzer» vorhanden ist. Falls beide Adressen ein Portal-Benutzer ausweisen, ist zu definieren ob die Adressen zusmmengelegt werden können und welcher Portal-Benutzer gelöscht werden kann. Falls nur eine Adresse ein Portal-Benutzer-Eintrag aufweist, ist es empfehlenswert, dass diese Adresse bestehen bleibt. Dadurch muss im PerformX-Portal durch den Administrator nach der Zusammenlegung keine neue Adresse bei dem entsprechenden Portal-Login hinterlegt werden.
Dateien
Wenn auf den selektierten resp. den Adresse, welche zusammengelegt werden sollen, in der Lasche Dateien entsprechende Dokumente/Dateien abgelegt sind, müssen diese bei der zu bereinigenden Adresse geprüft werden. Wenn entsprechende Dokumente/Dateien nach der Zusammenlegung noch benötigt werden, müssen diese in das entsprechende Verzeichnis des Adressdatensatzes verschoben werden, welcher nach der Zusammenlegung bestehend bleibt.
Durchführung
Selektion
Damit zwei Adressen mit der Funktion "Adressen zusammenlegen" verglichen und bereinigt werden können, müssen diese in einem ersten Schritt im PerformX-Baum entsprechenden selektiert werden. Nach der Selektion wird der oberste Punkt im Baum (Adressen) (1) markiert und die Funktion "Adressen zusammenlegen" (2) ausgeführt. Alternativ kann die Funktion auch via Kontextmenü (rechte Maustaste) initialisiert werden.
Vergleichen
Nach der Ausführung der Funktion werden die selektierten Adressen in einem Vergleichsdialog präsentiert. Mit folgenden Arbeitsschritten können einzelne Angaben übernommen werden:
- Deaktivierung "aller" Checkboxen mit dem Betätigen des Buttons "Keine"
- Auswahl/Aktivierung der entsprechenden Felder resp. der entsprechenden Checkbox, wenn eine Angabe von "Links" nach "Rechts" verschoben werden sollen (zum Beispiel Suchbegriff: Übernahme Suchbegriff "Muster Hanna" von der linken Adresse auf die rechte Adresse)
- Überprüfung der Angaben in den weiteren Register (im folgenden Printscreen zum Beispiel das Register Info)
- Mittels der Buttons "<" / ">" können die markiert Angaben von rechts nach links oder umgekehrt übernommen werden
- Als letzter Schritt wird bestätigt, welche Adresse beibehalten werden soll (sollte mit dem Schritt 4 korrespondieren)
Bereinigen
Nach Abschluss des Schritts 5 unter "Vergleichen", übernimmt PerformX die gewünschten Änderungen, verschiebt im Hintergrund die verknüpften Daten (Belege, Buchungen, ect.) auf die Adresse, welche beibehalten werden soll und gleicht die zugewiesenen Stichworte ab inklusive Übernahme. Wenn der Prozess durchgelaufen ist, erscheint eine Rückfrage, ob die Adresse, von welcher alle relevanten Angaben verschoben wurde, beibehalten oder gelöscht werden soll. Wenn die Adresse gelöscht werden soll, kann dies mit OK bestätigt werden.