In PerformX besteht nun die Möglichkeit Mahnungen automatisiert per Mail zu versenden. Damit dies möglich ist, benötigt es vorab einige einmalige Einstellungen.
Ablauf Mahnungen versenden per Mail
Neuer Mahnlauf erstellen
Unter dem Menu "Buchhaltung" finden sie die "Mahnläufe". Erstellen Sie einen neuen Mahnlauf wie bisher. Mit einem Rechtsklick auf den Mahnlauf, erscheint das Kontext-Menu mit dem Funktion "Mahnungen generieren". Automatisch werden nun die Mahnungen generiert und erscheinen unterhalb in der Baumansicht "Mahnungen". Ab einer gewissen Anzahl werden die Mahnungen nicht mehr automatisch in der Baumansicht aufgeführt. So müssen die Mahnungen manuell geöffnet werden.
Mahnungen drucken / per Mail versenden
Der Mahnlauf kann nun verarbeitet werden. Über das Druck-Symbol in der Menu-Leiste wird der Druck und der Versand per Mail ausgelöst. Vorsicht das Druckersymbol kann nur angesteuert werden wenn der Mahnlauf markiert ist. Sobald der Druck-Vorgang abgeschlossen ist, wird in der Übersicht pro Mahnung der "Versandstatus" aktualisiert. Die Mahnungen welche den Versandstatus "Für Versand freigegeben" haben, werden von der Process Engine abgeholt und per Mail verschickt. Alle Mahnungen die den Status "Papier" erhalten, haben keine Mail-Adresse hinterlegt.
Die Process Engine prüft alle 30 Sekunden die Status der Mahnungen. Alle 60 Sekunden wird ein Mahnung versendet anhand des vorgegebenen Parameter in der Login-Einstellung. Sobald die Process Engine eine Mail erfolgreich versenden konnte wechselt der Status auf "Versendet". Wird die Mail nicht übermittelt, erhält die Mahnung den Status "Versand fehlgeschlagen". Diese Mails müssen manuell weiterverarbeitet werde.
Analyse des Fehlers
Es gibt verschiedene Gründe weshalb ein Versand fehlschlagen kann. Der Fehler wird in dem Feld "Info Transaktion" ausgegeben. Dies hilft bei der Stammdatenpflege. Das Feld ist ersichtlich auf dem Archiveintrag unter der Adresse. Beispiele der hinterlegten Mailadresse die zu einer Fehlermeldung führen:
- Eine eindeutig falsche Mailadresse wie "hallo" → Status wird zu "Versand fehlgeschlagen"
- Eine Mailadresse mit Schreibfehler oder ohne Registrierung → Status wird zu "Versendet" aber auf der Absendermail
- Inbox wird eine Fehlermeldung empfangen (Mail konnte an folgende Adresse nicht zugestellt werden).
Handling der Mahnung ohne hinterlegte Mailadresse
Die Mahnungen welche keine Mailadresse hinterlegt haben, bekommen den Status "Papier". Zu Beginn werden sicherlich noch einige Stammdaten keine Mailadresse hinterlegt haben. Sobald eine Mahnung den Status "Papier" erhält, wird diese automatisch an den Drucker gesendet. In den Druckeinstellungen kann allenfalls der PDF-Creator hinterlegt werden, so können die Mahnungen gesammelt in einem Druckauftrag ausgelöst werden. Damit nur die Mahnungen gedruckt werden welche den Versandstatus "Papier" erhalten benötigt es die Voreinstellung auf der Mahnstufe siehe Schritt 3 unter Einstellungen.
Handling der Mahnungen die den Status "Versand fehlgeschlagen" erhalten
Die Mahnungen welche den Status "Versand fehlgeschlagen" erhalten, können manuell bearbeitet und erneut ausgelöst werden. Sobald die Mailadresse in den Adressstammdaten korrigiert wurde, navigieren Sie auf die einzelne Mahnung welche fehlgeschlagen ist. Mit einem Rechtsklick erscheint das Kontextmenü und die Funktion "Erneut senden". Durch das betätigen der Funktion "Erneut senden" wird der Status auf "für Versand freigegeben" zurückgestellt, damit die Process Engine diese Mahnung erneut abholen kann.