Adressnummer

Zahl, 9 Stellen, eindeutig. Bei der Neueingabe wird je nach Einstellung in Automatische Nummerierungen die Adressnummer vorgeschlagen. Die Adressnummer hat den Zweck, dass du deine Adressen eindeutig identifizieren kannst. Du kannst die Adressnummer ändern, da in VinX jeder Datensatz über eine unsichtbare Nummer identifiziert wird, welche z.B. für die Verknüpfung von Adressen und Belegen verwendet wird

Suchbegriff

Text, 15 Zeichen. Der Suchbegriff dient dem schnelleren Finden von Adressen in Suchmasken und wird nicht auf Aufträgen oder Mailings gedruckt. In den meisten Feldern wo du eine Adresse lädst, kannst du sowohl die Nummer wie auch die ersten Buchstaben des Suchbegriffs eingeben und VinX wird - je nachdem ob du Zahlen oder Buchstaben eingibst - die Suche gleich auf der Adressnummer oder dem Suchbegriff aufsetzen. Der Suchbegriff hilft auch dort, wo die juristische Bezeichnung eines Betriebes nicht geläufig ist. Beispiel: Der Name "E. Ruster AG" wird alphabetisch unter "E" abgespeichert, anstatt unter "R". Im Suchbegriff würde man diesen z.B. als "Ruster AG" abspeichern. Damit nicht jeder Name zweimal, einmal im Suchbegriff und einmal im Namensfeld hineingeschrieben werden muss, kannst du in den Einstellungen zu Eigenes Unternehmen festlegen, wie sich der Suchbegriff zusammensetzt, also z.B. aus Name und Ort. Wenn du dann den Suchbegriff bei der Eingabe leer lässt, setzt das Programm beim Speichern der Adresse den Suchbegriff zusammen

Name

Text, 50 Zeichen. Gib hier den Namen der Firma oder der Person ein. Bei Privatadressen kannst du Adressen mit mehreren Personen (Partner und Mitbewohner) auf verschiedene Arten erfassen: Eine Person mit Name und Vorname, die andere in der Zusatzzeile, oder jeweils beide Namen im Namen und Vornamenfeld. Diese Variante hat den Vorteil, dass du den zweiten Namen ebenfalls über die Suchmaske findest, wenn du dort beim Namen 'Rohrer -Senn' z.B. Senn eingibst. Falls es eine Firma ist und du noch den Inhaber oder die zuständige Person erfassen möchtest, besteht die Möglichkeit, in den Feldern Zusatz 1 und Zusatz 2 weitere Namen zu schreiben. Wenn du bei dieser Firma regelmässig verschiedene Ansprechpartner hast, dann erfasse diese bei den Kontaktpersonen. Bei sehr langen Namen und Vornamen könnte die Länge der Zeile auf der Etikette ein Problem werden. In diesem Fall empfehlen wir dir, den Namen abzukürzen oder einen Teil davon in eine der Zusatzzeilen zu schreiben

Vorname

Text, 25 Zeichen. Die Darstellung des Vornamens auf der Etikette definierst du in den Einstellungen zu Eigenes Unternehmen

Zusatz 1

Text, 40 Zeichen. Falls es eine Firma ist und du noch den Inhaber oder die zuständige Person erfassen möchtest, besteht die Möglichkeit, in diese Felder weitere Namen zu schreiben. Wenn du bei dieser Firma regelmässig verschiedene Ansprechpartner hast, dann erfasse diese bei den Kontaktpersonen

Zusatz 2 (Postfach)

Text, 40 Zeichen. Falls es eine Firma ist und du noch den Inhaber oder die zuständige Person erfassen möchtest, besteht die Möglichkeit, in diese Felder weitere Namen zu schreiben. Wenn du bei dieser Firma regelmässig verschiedene Ansprechpartner hast, dann erfasse diese bei den Kontaktpersonen

Strasse / Nr.

Text, 40 Zeichen. Strasse und Nummer sind in einem Feld zusammengefasst

Land

Tabelle, benutzerdefiniert. Der Vorschlagswert stammt aus den Einstellungen zu Eigenes Unternehmen. Wenn ein Land nicht in der Tabelle zu finden ist, musst du es vorgängig in den Einstellungen unter Länder erfassen

PLZ/ORT

Tabelle, benutzerdefiniert, optional. Dieses Feld siehst du nur, wenn für das gewählte Land die Postleitzahlen-Tabelle aktiviert ist. Andernfalls erhältst du separate Felder für die Eingabe von PLZ und Ort. Bei aktiver PLZ-Tabelle wählst du hier einen der möglichen Einträge aus. Fehlende Postleitzahlen sind in letzter Zeit häufig darauf zurückzuführen, dass Poststellen zusammengelegt werden. Du kannst weitere Postleitzahlen in den Einstellungen unter Postleitzahlen erfassen

PLZ

Text, 10 Zeichen, optional. Bei aktivem PLZ-Verzeichnis ist dieses Feld nicht sichtbar, wird aber automatisch vom vorherigen Feld kopiert. Ausländische Postleitzahlen können bis zu 10 Zeichen lang sein. Bei Adressen mit Grafschaft oder Staat wie z.B. USA oder Grossbritannien gibst du diese eher beim Ort ein

Ort

Text, 30 Zeichen, optional. Bei aktivem PLZ-Verzeichnis ist dieses Feld nicht sichtbar, wird aber automatisch vom vorherigen Feld kopiert. Bei Adressen mit Grafschaft oder Staat wie z.B. USA oder Grossbritannien gibst du diese eher nach dem Ort ein

Titel

Text, 20 Zeichen

Anrede

Tabelle, benutzerdefiniert. Die Anrede ist Teil der Adressanschrift auf Etiketten, Belegen und Serienbriefen und steuert die Sichtbarkeit der Kontaktpersonen. Ist der Personentyp auf der Anrede eine juristische Person, dann wird ein Feld für die Hauptkontaktperson aktiviert. Siehe auch Anreden

Briefanrede

Text, 100 Zeichen. Der Vorschlag wird aufgrund der Anrede aus deren Briefanrede und Name oder Vorname zusammengebaut. Bei nachträglicher Änderung der Anrede oder des Namens musst du dieses Feld ebenfalls nachführen. Siehe Kapitel Anreden

Adressbeziehung

Mit der Adressbeziehung kannst du als Aussendienstmitarbeiter neue Adressen strukturiert anlegen und über verschiedene Stufen hinweg begleiten – von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Umwandlung in einen aktiven Kunden. Adressbeziehung anlegen und pflegen

Mit Kontaktpersonen

Ja/Nein. Die Aktivierung dieses Feldes ermöglicht dieser Adresse Kontaktpersonen zu erfassen

Ist Kunde?

Ja/Nein. Die Aktivierung dieses Feldes hat folgende Auswirkungen: Nur als Kunde markierte Adressen lassen sich einem Auftrag zuweisen. Register und Felder für Kunden werden sichtbar

Ist Lieferant?

Ja/Nein. Die Aktivierung dieses Feldes hat folgende Auswirkungen: Nur als Lieferant markierte Adressen lassen sich auf dem Wareneingangsformular aussuchen. Register und Felder für Lieferant werden sichtbar

Adresse aktiv

Ja/Nein. Dieses Feld verwendest du, um ungültige Adressen zu markieren, die du aber noch behalten willst oder musst, z.B. weil noch Aufträge aktiv sind. Inaktive Adressen lassen sich nicht ändern oder in neuen Aufträgen verwenden. Auf den meisten Auswertungen werden sie nicht gedruckt, ausser bei denjenigen, wo sie relevant für das Gesamtresultat sind, wie z.B. Statistiken, OP-Listen etc. Der typische Fall, bei welchem du dieses Feld benötigst ist eine Rückmeldung der Post über eine unbekannt verreiste Person. In diesem Fall sperrst du sie und sobald sich die Person wieder meldet, lässt sich die Adresse reaktivieren. Wenn eine Adresse inaktiv gesetzt wird auf welcher noch unbezahlte OP, offene Belege oder Reservationen vorhanden sind kommt eine Hinweismeldung. Bevor du die Adresse deaktivierst sollten diese Daten abgearbeitet oder verschoben werden

Externe Debitor-Nr.

Tabelle, benutzerdefiniert, nur mit Debitoren-Schnittstelle. Bei Verknüpfung von VinX mit externen Programmen erscheint hier eine mögliche Verbindung zwischen der VinX-Adresse und der Adresse im Fremdprogramm