Aperçu

Le contrôle des débiteurs comprend le contrôle et le traitement des postes ouverts.

Les PO sont des documents comptabilisés (Factures, notes de crédit), ceux-ci sont résumés dans une liste PO.

Un PO payé n’est plus spécifié sur cette liste, sauf si c’est un paiement partiel. Le journal des paiements sert pour le contrôle des comptabilisations de paiements, c.à.d. à la comparaison du crédit de la banque et de la comptabilisation du paiement.

Les clients, qui sont en retard avec le règlement de la facture, peuvent en être rendus attentifs par un rappel. Les degrés de rappels nécessaires sont définis dans les configurations de système Les rappels générés sont listés dans un journal de rappel.

VinX vous offre la possibilité de reporter les comptabilisations COFI dans un programme de comptabilité financière au moyen d’une interface. L’impression du document de comptabilisation COFI où les enregistrements comptabilisés sont condensés, afin qu’ils puissent être tapés facilement à la main dans COFI suffit chez la plupart des utilisateurs.

Tâche

Imprimez une liste PO

Procédez comme suit

Domaine de navigation Comptabilité
Contrôle des postes ouverts
Liste des PO
choisir Ordre et groupement
Choisir Sélection (Sans restrictions tous les PO’s seront affichés)
Confirmez l’impression avec OK
Un clic sur le symbole correspondant imprime ou le rapport complet, une page définie ou un domaine d’une page. On peut aussi créer un PDF.

Dans le choix des rapports vous pouvez aussi imprimer une liste de PO par date limite. Ainsi vous pouvez imprimer une liste PO avec effet rétroactif.

Saisir les paiements

Les paiements peuvent être tapés manuellement, par un support de données ou, variante utilisée de plus en plus, par internet dans VinX.

Tâche

Nous saisissons maintenant quelques paiements manuellement.

Procédez comme suit :

Domaine de navigation Comptabilité
Paiement / Saisir les Paiements
Dans le masque vous pouvez maintenant taper le numéro du PO. Si vous tapez la notion de recherche ou le numéro de client, tous les PO’s du client seront affichés avec un clic de souris vers la flèche Postes ouverts. Le plus ancien est toujours en haut.
La modalité de paiement est reprise depuis les configurations. Une autre modalité peut être choisie au moyen de la flèche.
Eventuelle mutation de la date valeur (la date du jour est toujours proposée).
Montant payé est proposé. Lors d’un paiement partiel vous changez le montant payé, ainsi le PO sera dans liste des PO pour le prochain paiement.

Si un client arrondit le montant ou déduit l’escompte sans autorisation, cette déduction sera enregistrée dans le champ Escompte.

Lors de pertes sur débiteurs (le client ne paie pas) vous tapez le montant dans le champ Diminution sur recettes et choisissez dans le champ d’à-côté le compte.

Les clients qui paient leurs factures avec des montants réguliers et ronds, peuvent être sortis ainsi :

Un exemple:

La cliente Rochat paye CHF 2'000.00 par la banque.

Procédez comme suit:

Domaine de navigation Comptabilité, Paiements, Saisir des paiements
Tapez l’adresse Rochat.
Choisissez le premier PO. Terminez ensuite avec Autre PO, répétez jusqu’à ce que le montant dans le champ Total de paiement dépasse CHF 2'000.
Tapez maintenant dans le champ Montant payé la différence à CHF 2'000. Ce PO comptabilisé en dernier sera comptabilisé comme paiement partiel et apparaîtra dans la liste des PO et peut être considéré lors du prochain paiement.

Comptabilisations de paiement de notes de crédit

Procédez comme suit :

Domaine de navigation Ordres, Saisie des ordres, saisissez chez le même client une note de crédit et une facture dont le montant test plus haut que la note de crédit. Comptabilisez ces ordres.
Domaine de navigation Comptabilité, Paiements, Saisir des paiements
Tapez l’adresse
Choisissez d’abord la note de crédit. Dans le champ Total de paiement apparaît le montant de la note de crédit. Avec vous choisissez le second PO. Dans le champ Total de paiement apparaît la différence, qui doit correspondre au crédit de la banque. Avec un clic sur vous terminez.

Paiements anticipés

La cliente Dumoulin de Bulle, 2563 paye par la banque CHF 5'000.00. Avec ce montant vous sortez les PO. Le reste sera sorti comme paiement anticipé. Le paiement anticipé sera automatiquement crédité sur la prochaine facture. C'est ainsi que vous procédez si les montants en jeu ne sont pas trop élevés.

Comptabiliser un paiement anticipé comme PO

Le client Rochat de Bulle Deb Nr. 2533 dépose CHF 5'000.00 via la banque. Le client n'a pas de PO pour le moment.

Procédez comme suit:

Domaine de navigation Comptabilité, Paiements, Saisir des paiements
Tapez l’adresse de débiteur 2533
Choisissez la modalité de paiement et le montant payé
Laissez le solde négatif comme Laisser ouvert
Le paiement apparaît sur la liste des PO et, pour les nouvelles commandes, une fenêtre pop-up indique que le client a un solde créditeur.

Traitements de paiements Débiteurs

L’avantage de la fonction Traitements de Paiement Débiteurs par rapport à Lire Paiements (SBVR/BVRB) consiste à ce que les PO correspondants puissent être attribués aux paiements non partiels, en raison de PO pas valable.

La procédure ressemble fortement à la lecture d’un paiement décrit ci-dessus, mais il existe quelques différences :

Procédez comme suit:

Domaine de navigation Comptabilité
Suivis des Paiements débiteurs
Insérez un nouvel enregistrement (CTRL+N)
Le masque suivant apparaît

Sélectionnez la Modalité de paiement Banque, ainsi que Fichier de paiement et cliquez ensuite sur le symbole Lire le fichier . La surface d’utilisateur suivante apparaît:

Confirmez en cliquant sur OK. Le masque suivant apparaît :

Si aucun PO correspondant n’est trouvé, les champs Adresse et Poste Ouvert restent vides. Vous pouvez attribuer les PO comme suit :

Cliquez sur le champ Info. Ici vous trouvez les informations nécessaires comme Nr. de facture, Nr. d’adresse et montant- Ensuite retournez sur la page principale et cliquez sur le symbole avec trois petits points, sélectionnez sous Postes ouverts la facture correspondante si existante. Sélectionnez dans la colonne „Comptabiliser“ oui, afin que le paiement correspondant puisse être comptabilisé.
Dans la colonne Différence est visible si un paiement est trop haut ou pas assez haut. Si vous désirez quand même comptabiliser le paiement, sélectionnez oui dans la colonne „Comptabiliser“, sinon vous laissez non et il reste un PO.

Paiements trouvés – Fichier de paiement –Comptabilisations Fichier de paiement

Les postes

Les postes sous Suivis des paiements débiteurs diffèrent par leur couleur :

Afin de finalement comptabiliser les paiements, cliquez sur le symbole Comptabiliser les paiements.

Rappels

Les mauvais payeurs peuvent être rappelés par un relevé de compte (Rappel). Les degrés de rappel sont configurés dans les configurations de système. Les clients à rappeler sont définis avec un code de rappel, vous pouvez également définir vous-même les textes de rappel. Le traitement des rappels peut être généré individuellement.

Degrés de rappel

Sur les degrés de rappel sont définies les configurations :

Délai en jours : Nombre de jours devant être passés après la date d’échéance ou du prochain degré de rappel, afin que le PO passe dans le prochain degré
Frais de rappel / Mode de calculation : Ici il est défini si des frais de rappel ou un intérêt de retard doivent être calculés
Active l’exploitation : Met l’état du PO sur „En exploitation“, cette fonction est activée sur le dernier degré de rappel.
Active Stop de livraison : Aucun ordre ne peut plus être saisi pour ce client.
Imprimer rappel : si les rappels doivent être imprimés.
Envoyer en recommandé : Texte "Recommandé" est imprimé au-dessus de l’adresse.

Si un PO atteint le plus haut degré de rappel, il ne sera plus listé dans le prochain traitement de rappel. Sur le dernier degré de rappel on active pour cela le flag „Activer Sommation“. Ainsi le PO reçoit l’état « En sommation ». Maintenant vous pouvez imprimer une liste de PO après chaque traitement des rappels, et restreindre sur l’état « En sommation », ainsi vous recevez les PO n’ayant plus de rappels.

Tâche

Générez un traitement de rappel

Procédez comme suit

Domaine de navigation Comptabilité
Traitement des Rappels
Traitements des Rappels
Avec Ctrl+N et un clic sur générer les rappels un nouveau traitement de rappel est créé. Après vous voyez le nombre de clients rappelés. Les clients rappelés sont visibles dans l’affichage arbre. Vous pouvez simplement supprimer les clients ne recevant pas de rappels.
Pour l’impression sélectionnez le bouton pour impression directe ou l’aperçu avant impression.
Si vous désirez imprimer ultérieurement des rappels seuls, passez par Données de base, Adresses et sélectionnez le client en question. Ensuite le rappel peut être imprimé dans l’arbre par Rappels sur le PO correspondant avec un clic de souris droit, Imprimer, Imprimer rapport.

Générer Document de comptabilisation COFI

Afin de générer des comptabilisations il faut un compte COFI sur les articles et adresses. Le compte pour les adresses est défini dans les configurations de système. Les articles sont configurés en raison de l’entreprise et de la comptabilité dans les configurations de système. Avant de générer un document de comptabilisation COFI, veuillez imprimer le rapport Contrôler les comptes, qui liste tous les articles avec des comptes manquants. Si vous recevez le message « Aucun enregistrement correspondant à la sélection“, cela veut dire que toutes les imputations sont correctes et que vous pouvez continuer. Si des articles apparaissent sur la liste, les comptes doivent être complétés et être transmis dans les ordres par Divers – actualiser les champs calculés – Compléter les comptes manquants.

Tâche

Générez un document de comptabilisation COFI

Procédez comme suit

Domaine de navigation Comptabilite
Interface COFI
Contrôler les comptes, « Aucun enregistrement correspondant à la sélection“, cela veut dire que toutes les imputations sont correctes et que vous pouvez continuer.
Le rapport imprime une liste avec tous les articles, chez lesquels le compte de recette manquait lors de la saisie de l’ordre. Un article peut alors apparaître plusieurs fois sur la liste. L’enregistrement du compte manquant ne doit naturellement pas avoir lieu plus d’une fois.
L’enregistrement se fait comme suit :
Domaine de navigation Données de base
Fichier d’articles, Articles
Registre Additif
Divers, Compte (compte de rendement)
Lors d’un compte de rendement manquant, vous pouvez l’insérer sous les configurations de système sous Général, Comptes.
Maintenant les nouveaux comptes saisis doivent être enregistrés sous Divers, actualiser les champs calculés avec Comptes de rendement dans les postes ouverts.
ensuite vous changez au registre Comptabilité
Sélectionnez Interface COFI – Transferts de comptabilisation de COFI
par "Ajouter" (CTRL+N) vous faites un nouveau traitement de comptabilisation
sélectionnez la comptabilité des débiteurs
Saisissez la date „Au“
Sauvegardez le traitement de comptabilisation
générez maintenant les comptabilisations au moyen du symbole
À présent vous pouvez Imprimer le document de comptabilisation
Enregistrement de la date de création et OK, le document est imprimé

Adresse	No. de client, Nom du client, Lieu
Poste Ouvert	No. de facture, Date, Montant
Montant	Montant payé
Frais de rappel	Frais lors de paiement retardé
Escompte	Déduction pour paiement dans un délai posé
Différence	Différence PO à paiement
Comptabiliser	Oui/Non, le Po doit-il être sorti comme payé ou gardé comme PO dans le système
Protocole	Données à des problèmes, comme p.ex. Différence entre paiement et Poste Ouvert. Poste ouvert pas trouvé, etc..

Les postes

Les postes sous Suivis des paiements débiteurs diffèrent par leur couleur :

Rouge = Comptabiliser Non

Vert = Comptabiliser Oui

Afin de finalement comptabiliser les paiements, cliquez sur le symbole Comptabiliser les paiements.

Rappels

Les mauvais payeurs peuvent être rappelés par un relevé de compte (Rappel). Les degrés de rappel sont configurés dans les configurations de système. Les clients à rappeler sont définis avec un code de rappel, vous pouvez également définir vous-même les textes de rappel. Le traitement des rappels peut être généré individuellement.

Degrés de rappel

Sur les degrés de rappel sont définies les configurations :

Délai en jours : Nombre de jours devant être passés après la date d’échéance ou du prochain degré de rappel, afin que le PO passe dans le prochain degré
Frais de rappel / Mode de calculation : Ici il est défini si des frais de rappel ou un intérêt de retard doivent être calculés
Active l’exploitation : Met l’état du PO sur „En exploitation“, cette fonction est activée sur le dernier degré de rappel.
Active Stop de livraison : Aucun ordre ne peut plus être saisi pour ce client.
Imprimer rappel : si les rappels doivent être imprimés.
Envoyer en recommandé : Texte "Recommandé" est imprimé au-dessus de l’adresse.

Si un PO atteint le plus haut degré de rappel, il ne sera plus listé dans le prochain traitement de rappel. Sur le dernier degré de rappel on active pour cela le flag „Activer Sommation“. Ainsi le PO reçoit l’état « En sommation ». Maintenant vous pouvez imprimer une liste de PO après chaque traitement des rappels, et restreindre sur l’état « En sommation », ainsi vous recevez les PO n’ayant plus de rappels.

Tâche

Générez un traitement de rappel

Procédez comme suit

Domaine de navigation Comptabilité
Traitement des Rappels
Traitements des Rappels
Avec Ctrl + N et un clic sur générer les rappels un nouveau traitement de rappel est créé. Après vous voyez le nombre de clients rappelés. Les clients rappelés sont visibles dans l’affichage arbre. Vous pouvez simplement supprimer les clients ne recevant pas de rappels.
Pour l’impression sélectionnez le bouton pour impression directe ou l’aperçu avant impression.
Si vous désirez imprimer ultérieurement des rappels seuls, passez par Données de base, Adresses et sélectionnez le client en question. Ensuite le rappel peut être imprimé dans l’arbre par Rappels sur le PO correspondant avec un clic de souris droit, Imprimer, Imprimer rapport.

Générer Document de comptabilisation COFI

Afin de générer des comptabilisations il faut un compte COFI sur les articles et adresses. Le compte pour les adresses est défini dans les configurations de système. Les articles sont configurés en raison de l’entreprise et de la comptabilité dans les configurations de système. Avant de générer un document de comptabilisation COFI, veuillez imprimer le rapport Contrôler les comptes, qui liste tous les articles avec des comptes manquants. Si vous recevez le message « Aucun enregistrement correspondant à la sélection“, cela veut dire que toutes les imputations sont correctes et que vous pouvez continuer. Si des articles apparaissent sur la liste, les comptes doivent être complétés et être transmis dans les ordres par Divers – actualiser les champs calculés – Compléter les comptes manquants.

Tâche

Générez un document de comptabilisation COFI

Procédez comme suit

Domaine de navigation Comptabilite
Interface COFI
Contrôler les comptes, « Aucun enregistrement correspondant à la sélection“, cela veut dire que toutes les imputations sont correctes et que vous pouvez continuer.
Le rapport imprime une liste avec tous les articles, chez lesquels le compte de recette manquait lors de la saisie de l’ordre. Un article peut alors apparaître plusieurs fois sur la liste. L’enregistrement du compte manquant ne doit naturellement pas avoir lieu plus d’une fois.
L’enregistrement se fait comme suit :
Domaine de navigation Données de base
Fichier d’articles, Articles
Registre Additif
Divers, Compte (compte de rendement)
Lors d’un compte de rendement manquant, vous pouvez l’insérer sous les configurations de système sous Général, Comptes.
Maintenant les nouveaux comptes saisis doivent être enregistrés sous Divers, actualiser les champs calculés avec Comptes de rendement dans les postes ouverts.
ensuite vous changez au registre Comptabilité
Sélectionnez Interface COFI – Transferts de comptabilisation de COFI
par "Ajouter" (CTRL+N) vous faites un nouveau traitement de comptabilisation
sélectionnez la comptabilité des débiteurs
Saisissez la date „Au“
Sauvegardez le traitement de comptabilisation
générez maintenant les comptabilisations au moyen du symbole
À présent vous pouvez Imprimer le document de comptabilisation
Enregistrement de la date de création et OK, le document est imprimé

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