Beachten Sie bitte dieses Merkblatt, damit Sie die Lagerbuchhaltung sauber abschliessen können. Auch wenn Sie gegenüber der Weinhandelskommision und Eidg. Alkoholverwaltung nicht nachweispflichtig sind, empfiehlt sich ein Lagerbuchhaltungsabschluss gemäss dieser Anleitung.

Einleitung

In der Schweiz sind zwei Organisationen des Bundes mit der Überwachung des Handels von Wein und alkoholischen Getränken beauftragt:

Eidgenössische Weinhandelskommission (WHK)
Eidgenössische Alkoholverwaltung (EAV)

Beide haben eine Einteilung der zu überwachenden Produkte festgelegt, welche in VinX in den Tabellen WHK-Codes und EAV-Codes verwaltet werden. Diese Codes werden den Artikeln zugewiesen.

VinX wurde als erstes Windows-Programm von der Alkoholverwaltung abgenommen.

Bedingungen

Damit Sie die beiden Abrechnungen erfolgreich generieren können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

Allen Artikeln müssen die richtigen Codes zugewiesen sein und bei allen WHK- oder EAV-pflichtigen Artikeln muss das Lager geführt werden.
Für jede Abfüllung und jeden Jahrgang ist ein separater Artikel zu führen. Es ist also nicht möglich, unterschiedliche Flaschengrössen oder Jahrgänge unter einer Artikelnummer zusammenzufassen.
Der Anfangsbestand muss richtig gesetzt sein.
Alle Ein- und Ausgänge müssen erfasst werden.

Buchungen

Wir unterscheiden grob drei verschiedene Buchungsarten:

Ausgänge: Diese werden automatisch über die Belege generiert.
Eingänge: Erfassen Sie diese mit dem Wareneingangsformular.
Lager-interne Buchungen: Für Kellerbehandlung, Füllung, Bruch oder Schwund verwenden Sie das Menu Lager – Lagerbewegung buchen, wo Sie eine geführte Eingabe für die Bewegungstabelle finden.

So gehen Sie vor:

Führen Sie anhand der AnleitungVorbereitungen Inventar / Abschluss die Vorbereiten durch.
Erfassen Sie das Inventar (Anleitung zum Inventar erfassen finden Sie hier Inventar erfassen)

Alle Lieferscheine und Rechnungen aus dem laufenden Jahr müssen verbucht sein, damit nachträglich keine Änderungen der Lagerbestände mehr auftreten.
Als nächstes drucken Sie unter der Registerkarte Lager die Liste Inventar-Bestand-Vergleich, hier werden die erfassten Inventarbestände mit den aktuellen Lagerbeständen verglichen. Aktivieren Sie dabei das Flag Nur Artikel mit Differenz drucken. Anhand dieser Liste müssen Sie nun die Differenzen abklären und ausbuchen (Anleitung zum Differenzen ausbuchen finden Sie hier Differenzbereinigung).
Wenn alle Differenzen bereinigt sind, drucken Sie zur Kontrolle nochmals die Liste Inventar-Bestand-Vergleich, dort dürfen dann keine Differenzen mehr erscheinen. Anschliessend können Sie in der Registerkarte Lager die Liste Weininventar und die Liste Weinkellerbuch sowie das Formular A drucken (Detailliertere Infos zu den Formularen finden Sie hier eidgenössische Auswertungen). Das Weinkellerbuch legen Sie für die nächste Kontrolle zur Seite. Das Inventar schicken Sie zusammen mit dem dazugehörigen Formular ein.
Wenn Sie auch die Spirituosenbuchhaltung abschliessen, dann drucken Sie jetzt die Listen Spirituoseninventar und Spirituosenbuch aus.
Stellen Sie sicher, dass alle Aufträge aus dem alten Jahr fakturiert und verbucht sind. Aufträge für das neue Jahr dürfen bereits erfasst und verbucht werden, dabei ist aber das Belegdatum auf das neue Jahr zu stellen.

Legen Sie nun eine Datensicherung an und bewahren Sie diese als Jahresendsicherung auf.
Öffnen Sie in der Registerkarte Diverse den Menüpunkt Jahresreorganisation. Achten Sie darauf, dass nur Neues Lagerbuchhaltungsjahr aktiv ist. Geben Sie beim Inventardatum: 31.12.20XX und Lager abgeschlossen per: 31.12.20XX ein.

Drucken

Sie können das Weinkeller- oder Spirituosenbuch jederzeit drucken. Am Ende der Periode drucken Sie das ganze aus während Sie sonst eher einzelne Artikel mittels Selektion auswählen.

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