Outlook Integration
- Jürgen Strauss
- Samuel Weber
Was soll möglich sein
Zukunftsgerichtete Kontakt-Einträge sollen in die Agenda des ADM exportiert werden können.
Als Mitarbeiter meiner Firma pflege ich alle meine Termine in meinem persönlichen Kalender im Outlook. Ich möchte, dass die zukunftsgerichtete Kontakteinträge (Datum > heute), welche ich über das VinXportal erfasse, einen Termin in meinem persönlichen Outlook-Kalender erstellen. Da die Kontakteinträge meinen zukünftigen Terminen entsprechen. Andere Personen meiner Firma sollen dadurch auch sehen, wann ich besetzt bin, weil ich zum Beispiel Kundenbesuche habe. Zudem stellt der Eintrag in meinem persönlichen Kalender auch sicher, dass ich meine Termine auf all meinen Geräten (Laptop, Tablet, Smartphone, etc.) verfügbar habe.
Was soll nicht möglich sein
Daten aus Outlook sollen nicht zurück ins Portal geladen werden.
Dokumentation
Implementierung der Outlook-Funktion
# | Fragestellung | Lösungsweg | Kommentar |
|---|---|---|---|
1 | Wie lassen sich Termine zwischen Portal und Outlook teilen? | Auf den Daten lassen sich ICS-Kanäle konfigurieren, welche wiederum in Outlook als Agenda hinzugeladen werden können. Hier ist es z.B. möglich, die zeitliche Bandbreite zu fixieren in Vergangenheit und Zukunft. | Der Link für den Testkalender auf der Dev Instanz ist: https://portal-demo-dev.azurewebsites.net/cui/calendar?name=MappingBirthdaysXML Agenda für die Kontakt sind unter https://portal-demo-dev.azurewebsites.net/cui/calendar?name=PortalAgenda Dort hat es wiederum oben rechts einen Button für die Synchronisation des Kanals in den Kalender. |
2 | Soll ein Kanal pro ADM erstellt werden im Portal oder ein Kanal für alle ADM? | Beides ist zweckmässig, also für jeden ADM und für alle. | In Outlook können die Kalender separat oder überlagernd angezeigt werden. |
3 | Sollen wir eine View über die Kalender-relevanten Kontakteinträge legen oder direkt auf die Tabelle zugreifen? | Zunächst eine View über alle. Zusätzlich sollten wir eine Funktion haben, dass pro ADM eine View erstellt wird.
| Erster Versuch auf Portal I-AG @Jürgen Strauss und @Tobias Haffner |
4 | Liesse sich ein Portal-Kalender auch direkt im eigenen Outlook-Kalender eintragen? |
| Denkbar wäre auch, dass als Organizer eine allgemeine Adresse gilt, der Kalendereintrag als Teilnehmer aber auch den ADM hinzufügt. Damit kann der ADM im Outlook den Termin bestätigen und hat ihn so in seinem eigenen Kalender. |
5 | Kann das Portal auch Kalendereinträge verschicken, z.B. Kontakteintrag an Kunden verschicken per Mail. |
| Darüber könnte man auch den Eintrag in den persönlichen Kalender gem. Pinkt 4 lösen (vgl. Kommentar oben). |
6 | "Daten aus Outlook sollen nicht zurück ins Portal geladen werden." Warum? Ist das nicht möglich oder wieso sollten wir das nicht wollen? | Ich mache die Terminplanung in Outlook. Aussendienst-Termine lege ich aber nicht in Outlook an, sondern im Portal, wonach sie mir ins Outlook zurücksynchronisiert werden. Mit einem iPhone Planner ist es dasselbe. Lege ich den Termin dort an, ist er nur dort sichtbar. Lege ich den Termin in Outlook an, kommt er zurück in den Planer. | Wenn ich die Kalendereinträge meines persönlichen Kalenders ins Portal laden kann, hilft mir das als ADM bei meiner Terminplanung. Ansonsten hat die Kalenderansicht im VinXportal kaum einen effektiven Nutzen. Das VinXportal müsste dann nur sicherstellen, dass Kontakteinträge in meinen persönlichen Kalender übertragen werden. Meine Terminplanung mache ich dann im Outlook (oder einem anderen Kalenderprogramm). |