Adressen zusammenlegen (ab Version 24.2.1)
Vorbereitungen
Bevor zwei Adressen mit der Funktion «Adresse zusammenlegen» verglichen, die verknĂĽpften Daten verschoben und eine Adresse gelöscht werden kann, mĂĽssen folgende Punkte abgearbeitet werden. Je nach Kundenkonfigurationen können einzelne Punkte ĂĽbersprungen werden, falls diese nicht im Einsatz sind (zum Beispiel PerformX Connector, PerformX Portal).Â
Geschäftsbereiche
Wenn im PerformX-Mandant mehrere Geschäftsbereiche im Einsatz sind, muss über den Menüpunkt «Ansicht» (1), «Alle Bereiche anzeigen» aktiviert werden (2)
PerformX-Connector
Wenn der Abacus-Connector im Einsatz ist, muss bei beiden Adressen geprüft werden, ob es bestehende «Connector-Mappings» Einträge hat. Falls beide Adressen ein oder mehrere Connector-Mapping-Einträge aufweisen, müssen die nicht mehr zu verwendenden Einträge gelöscht werden. Zusätzlich müssen vor dem Löschen die entsprechenden Externen Nummern (Adressnummer, Kundennummer, Lieferantennummer, Mitarbeiternummer) notiert und an das Abacus-Team weitergeleitet werden, sodass die entsprechende Adresse, Debitor, Lieferant, Mitarbeiter in Abacus deaktiviert werden können.
PerformX-Portal
Wenn das PerformX-Portal im Einsatz ist, muss bei beiden Adressen geprüft werden, ob ein entsprechender «Portal-Benutzer» vorhanden ist. Falls beide Adressen ein Portal-Benutzer ausweisen, ist zu definieren ob die Adressen zusmmengelegt werden können und welcher Portal-Benutzer gelöscht werden kann. Falls nur eine Adresse ein Portal-Benutzer-Eintrag aufweist, ist es empfehlenswert, dass diese Adresse bestehen bleibt. Dadurch muss im PerformX-Portal durch den Administrator nach der Zusammenlegung keine neue Adresse bei dem entsprechenden Portal-Login hinterlegt werden.
Dateien
Wenn auf den selektierten resp. den Adresse, welche zusammengelegt werden sollen, in der Lasche Dateien entsprechende Dokumente/Dateien abgelegt sind, mĂĽssen diese bei der zu bereinigenden Adresse geprĂĽft werden. Wenn entsprechende Dokumente/Dateien nach der Zusammenlegung noch benötigt werden, mĂĽssen diese in das entsprechende Verzeichnis des Adressdatensatzes verschoben werden, welcher nach der Zusammenlegung bestehend bleibt.Â
DurchfĂĽhrung
Selektion
Damit zwei Adressen mit der Funktion "Adressen zusammenlegen" verglichen und bereinigt werden können, mĂĽssen diese in einem ersten Schritt im PerformX-Baum entsprechenden selektiert werden. Nach der Selektion wird der oberste Punkt im Baum (Adressen) (1) markiert und die Funktion "Adressen zusammenlegen" (2) ausgefĂĽhrt. Alternativ kann die Funktion auch via KontextmenĂĽ (rechte Maustaste) initialisiert werden.Â
Vergleichen
Nach der AusfĂĽhrung der Funktion werden die selektierten Adressen in einem Vergleichsdialog präsentiert. Mit folgenden Arbeitsschritten können einzelne Angaben ĂĽbernommen werden:Â
- Deaktivierung "aller" Checkboxen mit dem Betätigen des Buttons "Keine"
- Auswahl/Aktivierung der entsprechenden Felder resp. der entsprechenden Checkbox, wenn eine Angabe von "Links" nach "Rechts" verschoben werden sollen (zum Beispiel Suchbegriff: Ăśbernahme Suchbegriff "Muster Hanna" von der linken Adresse auf die rechte Adresse)
- ĂśberprĂĽfung der Angaben in den weiteren Register (im folgenden Printscreen zum Beispiel das Register Info)
- Mittels der Buttons "<" / ">" können die markiert Angaben von rechts nach links oder umgekehrt ĂĽbernommen werdenÂ
- Als letzter Schritt wird bestätigt, welche Adresse beibehalten werden soll (sollte mit dem Schritt 4 korrespondieren)
Bereinigen
Nach Abschluss des Schritts 5 unter "Vergleichen", ĂĽbernimmt PerformX die gewĂĽnschten Ă„nderungen, verschiebt im Hintergrund die verknĂĽpften Daten (Belege, Buchungen, ect.) auf die Adresse, welche beibehalten werden soll und gleicht die zugewiesenen Stichworte ab inklusive Ăśbernahme. Wenn der Prozess durchgelaufen ist, erscheint eine RĂĽckfrage, ob die Adresse, von welcher alle relevanten Angaben verschoben wurde, beibehalten oder gelöscht werden soll. Wenn die Adresse gelöscht werden soll, kann dies mit OK bestätigt werden.Â