Einstellungen
Für die Kasse müssen einige Grundeinstellungen vorgenommen werden. Für den Verkauf an einen Kunden, den Sie nicht persönlich in Ihrer Datenbank haben, braucht es einen so genannten "Kassenkunde". Dieser Kassenkunde wird wie ein gewöhnlicher Kunde als Adresse erfasst. Dort werden auch die Grundeinstellungen wie Preisgruppe, Rabatt usw. festgelegt.
Im Navigationsmenü Einstellungen unter Eigenes Unternehmen im Register Kasse werden weitere Einstellungen definiert. Der detaillierte Tabellenbeschrieb finden Sie hier Kasse.
Kassenbeleg erfassen
Im Navigationsmenü Aufträge unter Kasse finden Sie den Menüpunkt Kassenprogramm.
Auf der Maske des Kassenbeleges arbeiten Sie am besten mit der ENTER-Taste. Die Angaben auf dem Kopf der Maske kommen aus den Einstellungen.
Wenn Sie einen Kunden persönlich kennen und er in der Datenbank erfasst ist, können Sie ihn auf zwei Arten auf dem Kassenbeleg erfassen. Beachten Sie bitte die unterschiedlichen Auswirkungen.
- Lieferung an: wird ein Kunde hier erfasst, so wird lediglich die Bewegung der Artikelpositionen auf dem Kunden abgelegt und sind somit für Bezugsstatistiken verfügbar. Der Umsatz wird aber auf den Kassenkunden gutgeschrieben. Ebenfalls die Konditionen für den Auftrag sind vom Kassenkunden.
- Kassa-Kunde: wird ein Kunde hier erfasst, so wird der ganze Auftrag inklusive Umsatz auf ihn gutgeschrieben. Auch die Konditionen werden vom Kunden genommen (Kundenrabatt, Mengenrabatt, Provision, Rückvergütung usw.). Ein fix hinterlegter Rabatt an der Kasse wird in diesem Fall zusätzlich gewährt.
Die Artikelpositionen werden analog zur Auftragerfassung erfasst. Nach der Eingabe der Artikel wird durch zweimaliges drücken der ENTER-Taste der Beleg abgeschlossen. Je nach Einstellung erscheint die Maske für Gebinderetouren oder direkt die Maske Kassenbeleg abschliessen.
Gebinderetoure
In dieser Maske können Sie die Gebinderetouren erfassen. Mit dem aktivierten Flag Nur Gebinde des Kunden anzeigen werden nur die Gebinde angezeigt, welche der Kunde schon mal bezogen.
Mit dem Button OK werden die Retouren auf den Kassenbeleg geschrieben und als Minusbetrag mit dem Warenwert und MWST-Betrag verrechnet.
Kassenbeleg abschliessen
Auf der Maske Kassenbeleg abschliessen sind folgende Felder vorhanden:
| Feld | Erklärung |
|---|---|
| Warenwert | Warenwert - Betrag ohne MWST |
| Gebindesaldo | |
| MWST | MWST- Betrag |
| Barzahlungsrabatt | |
| Total / Total € | Total Betrag in CHF / Total Betrag in € |
| Betrag bezahlt | Der Betrag der im Feld Betrag bar oder Betrag Karte eingetragen wird |
| Retour | Bei Barzahlung wird hier der Rückgeldbetrag angezeigt |
| Betrag bar | Hier wird der Betrag eingetragen, welcher der Kunde zahlt |
| Betrag € | Der Fremdwährungsbetrag |
| Reduktion | Reduktionsbetrag. Auf dem Mitarbeiter wird definiert wie viel Reduktion er maximal gewähren darf |
| Betrag Karte | Dieses Feld wird automatisch ergänzt mit dem Betrag aus dem Feld Total, wenn das Feld Betrag bar mit ENTER übersprungen wird |
| EFT Zahlung | Wenn ein integriertes EFT-Terminal angeschlossen ist |
| Kartentyp | Nur aktiv wenn im Feld Betrag Karte ein Betrag vorhanden ist. Hier wird der Kartentyp ausgewählt (Visa, EC, PC, usw.) |
| Karten-Nr., Gültig bis, Kontrollcode | Weitere Angaben zur Kreditkarte, nicht zwingend. Diese Felder werden automatisch ausgefüllt, wenn ein integriertes EFT-Terminal angeschlossen ist |
Mit dem Button Direkt drucken wird der Kassenbeleg gedruckt und mit Beenden abgeschlossen. Je nach Einstellung wird danach die Kasse gesperrt und kann nur nach Eingabe eines Passwortes wieder bedient werden.
Kassenbeleg umwandeln
Kassenbeleg in Lieferschein / Rechnung umwandeln
Ein erfasster Kassenbeleg kann in einen Lieferschein oder in eine Rechnung umgewandelt werden, solange noch keine Zahlungsbuchung vorhanden ist. Dazu wird der Kasse-Kunden mit der Adresse des Kunden ersetzt. Hiermit wird allenfalls eine Neuberechnung des Beleges ausgelöst. (Andere Konditionen, Rabatt). Wenn der Kunden ausgewählt ist wird oben das Symbol aktiv, wählen Sie das Symbol an und wählen Sie aus ob ein Lieferschein oder eine Rechnung erstellt werden soll.
Lieferschein / Rechnung in Kassenbeleg umwandeln
Sie können einen Lieferschein oder eine Rechnung in einen Kassenbeleg umwandeln, solange er noch nicht verbucht ist. Dazu gehen Sie im Kassenprogramm auf das Öffnen-Symbol und wählen den Gewünschten Beleg aus. Es erscheint eine Frage, ob Sie den gewählten Beleg in einen Kassenbeleg umwandeln möchten.
Barzahlungsrabatt
Über den Zahlungsweg kann ein Barzahlungsrabatt hinterlegt werden welcher ab einer Mindestmenge oder einem Mindestumsatz gewährt werden kann. Der Rabatt wird dann über eine neue Zahlungskondition als Skonto gesteuert. Somit kann zB für Barzahlungen, Postcard und EC-Maestro ein Barzahlungsrabatt gewährt werden, Kreditkarten sind dann von diesem Rabatt ausgeschlossen.
Zweitwährung
Im Eigenen Unternehmen kann eine Zweitwährung definiert werden. Der Betrag in Fremdwährung wird dann auch auf der Zahlungsmaske angezeigt und kann auch dort erfasst werden. Das Rückgeld wird immer in CHF angezeigt. Den Kurs für die Fremdwährung legen Sie unter Einstellungen – Währungen fest.
Kassenabschluss
Zum abschliessen der Kasse am Ende des Tages kann ein Tagesjournal gedruckt werden. Wählen Sie dazu den Punkt Tagesjournal drucken aus. Auf dem Tagesjournal wird jeder Beleg getrennt nach Umsatz Karte und Bar aufgelistet. Ebenfalls wird der Kunde angezeigt.
Zur Kontrolle der Kassenumsätze über eine längere Periode (Woche, Monat) kann eine Kassenabrechnung gedruckt werden. Auf der Kassenabrechnung sind auch weitere Einschränkungen möglich, zB auf einzelne Kunden.
Die Kassenbelege müssen auch noch verbucht werden. Dies können Sie täglich, wöchentlich oder auch monatlich machen. Die Kassenbelege werden mit einer Serienverarbeitung verbucht.
So gehen Sie vor:
- Register Aufträge – Serienverarbeitung von Aufträgen
- Belegtyp: Kasse
- Von Status/Bis Status: gedruckt bis gedruckt.
- Datum von/bis: Hier schränken Sie die Periode ein, für welche die Kassenbelege verbucht werden sollen.
- Was möchten Sie tun?: Beleg verbuchen
- Endstatus: Verbucht
- wählen Sie OK um die Verarbeitung zu starten.
Notfallkasse
Insbesondere bei Aussenstationen welche über Internet mit dem Server verbunden sind kann sich der Unterhalt einer Notfallkasse lohnen. Hierbei werden periodisch die Datenbank und VinX-Programmdateien lokal auf dem PC im Laden aktualisiert. Diese lokale Installation ist völlig autonom und hat keine Verbindung mit der Datenbank auf dem Server.
Nach dem aktualisieren der Datenbank und VinX-Programmdateien muss ein Funktionstest durchgeführt werden.
- VinX-Notfall starten
- Einen Kassenbeleg drucken
Verwendung Notfallkasse
Wenn die Notfallkasse verwendet wird müssen anschliessend alle Kassenbelege manuell in die produktive Datenbank übernommen werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
- Drucken Sie die Kasse-Tagesabrechnung
- Drucken Sie die Pendenten Aufträge eingeschränkt auf Kassenbelege vom betreffenden Tag und mit Details.
- Geben Sie die Kassenbelege anhand dieser Listen in die produktive VinX-Umgebung ein.