Tourenplanung

Mit der Tourenplanung unterstützt Sie VinX bei der Planung und Optimierung von Touren. Dazu benötigt VinX als Datenbasis u. a. Adressen, Fahrzeug- und Chauffeure sowie aktuelle Aufträge.

Die folgenden Tabellen finden Sie im Register Einstellungen.

In der Tabelle Fahrzeuge erfassen Sie die Fahrzeuge für die Auslieferungen.

Zum Fahrzeug kann auch ein Vorschlag eines Chauffeurs definiert werden.

In der Tabelle Touren erfassen Sie die Speditionstouren.

Im Register Hauptseite wird die Bezeichnung der Tour, die dazugehörige Beschreibung, z.B. Region und ein Vorschlag des Fahrzeuges definiert.

Bei den Liefertagen können Sie festlegen, an welchen Tagen und Zeiten die Tour gefahren wird. Weitere Informationen zu den Liefertagen finden Sie im Kapitel Wirtesonntage und Liefertage.

Im Register Generierung legt man fest, wie die Lieferaufträge den Auslieferungen zugeordnet werden.

Es gibt drei Varianten, wie Lieferungen zusammengestellt werden können:

- Selektiv durch Disposition

Mit dieser Einstellung erfassen Sie die Auslieferungen selbst und weisen die Belege manuell hinzu. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Manuelle Bearbeitung (Selektiv durch Disposition).

- Zuweisen sofern möglich

Hierbei wird der erfasste Beleg einer Auslieferung automatisch zugewiesen, sofern vorab eine Auslieferung für dieses Datum, Zeitpunkt und Tour manuell erstellt wurde. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Zuweisen sofern möglich.

- Auslieferung immer zuweisen oder erstellen

Mit dieser Einstellung wird der erfasste Beleg einer vorerfassten Auslieferungen automatisch zugewiesen. Ansonsten erstellt VinX eine neue Auslieferung. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Auslieferung immer zuweisen oder erstellen.

Mit der Definition der Beleg-Einlieferung legen Sie fest, bis zu welchem Zeitpunkt ein Beleg einer Auslieferung zugewiesen werden kann. Z.B. für die Nachmittagstour werden alle Belege, welche vor 11.00 Uhr des gleichen Tages erfasst werden, berücksichtigt.

Die Reihenfolge definiert nach welchem Kriterium die Stationen auf der Auslieferung generiert wird.

Nebst der Reihenfolge und der Beleg-Einlieferung legen Sie fest, ob Lieferscheine und/oder Sofort-Rechnungen generiert werden sollen.

Ist keine Checkbox aktiviert, werden keine Belege der Auslieferung zugewiesen.

Gilt für die Tour eine spezielle Einschränkung wie z.B. das Datum, wenn die Tour nur während der Adventszeit gefahren wird, so kann man dies unter Einschränkungen hinterlegen.

Bei regelmässiger Belieferung eines Kunden, wird die Tour auf der Adresse im Register Kunde im Feld Tour hinterlegt.  Hierbei ist es wichtig, dass die Checkbox Lieferung erlaubt aktiviert ist. Die Felder Lieferbedingung, Speditionscode, Abladevorschrift und Telefonavisierung sind Hinweise, welche bei der Generierung der Auslieferung nicht beachtet werden. Sie können auf der Auslieferungsliste oder dem Rüstschein angerduckt werden.

Mit dem Auswählen einer Tour, schaltet sich das Feld Station für Tour-Reihenfolge frei.

Dies ist eine von Ihnen frei definierbare Zahl, nach deren Inhalt die Tour aufsteigend sortiert wird. Adressen mit kleiner Stationsnummer kommen zu Beginn der Auslieferung, während Adressen mit einer hohen Stationszahl am Schluss gedruckt werden.

Der Wirtesonntag wird auf der Adresse hinterlegt.

Bevor dies geschieht, müssen all die möglichen Wirtesonntage unter Einstellungen – Einstellungen für Adressen – Wirtesonntage und Liefertage erstellt werden.

Im Feld Bezeichnung bestimmt man den Tag. Danach legt man die Liefertage fest bzw. wann keine Lieferung stattfindet.

Bei der Generierung der Auslieferungen werden die Wirtesonntage berücksichtigt. D.h. VinX  schliesst für die Montagstour all die Belege mit Adressen, welche den Wirtesonntag am Montag haben, aus.

Bei manueller Bearbeitung der Auslieferungen werden die Wirtesonntage nicht automatisch berücksichtigt.

Sofern auf der Adresse eine Tour hinterlegt ist, wird diese bei Auftragserfassung gleich auf den Beleg übernommen. Ist dies nicht der Fall, so erfasst man die Tour auf dem Beleg.

Ändert sich die Tour einmalig für eine Auslieferung, so ändert man die vorgeschlagene Tour der Adresse auf dem Beleg.

VinX schaut bei Generierung der Auslieferungen ausschliesslich auf die Tour, welche auf dem Beleg erfasst ist.

Bei automatischer Zuweisung ist zu beachten, dass der Beleg den Status Druckbereit erreichen muss, damit er einer Auslieferung zugewiesen wird.

Ändert man einen Beleg mit Status Druckbereit, fällt dieser zurück auf den Status In Bearbeitung.

Änderungen von Belege, welche bereits einer Auslieferung zugewiesen sind, behandelt VinX wie folgt:

• Ändert man einen Beleg, welcher einer offenen Auslieferung zugewiesen ist, wird die Station auf der Auslieferung gelöscht. Wird der Beleg erneut auf Druckbereit gesetzt (CTRL+E), rechnet VinX den nächstmöglichen Termin und fügt den Beleg wieder einer Auslieferung hinzu. Bei selektiv durch Disposition muss der Beleg nochmals manuell einer Auslieferung zugeordnet werden.
• Ändert man einen Beleg, welcher einer fixierten oder gedruckten Auslieferung zugewiesen ist, wird die Station auf der Auslieferung nicht gelöscht. Bei Datums- oder Tour Änderung erfolgt keine neue Zuweisung. Die Station bleibt auf der vorherigen Auslieferung.

Sobald der Beleg das 2. Mal auf druckbereit gesetzt wird, erscheint eine Meldung, dass der Beleg bereits in einer Auslieferung erfasst ist. Auf der Auslieferung wird die Station mit dem geänderten Beleg rot angezeigt und im Grid der Stationen wird im Feld Geändert der Wert Ja angezeigt. Somit weiss man, dass in dieser Station nochmals geprüft werden muss, ob Datum, Tour etc. noch korrekt sind. Ansonsten verschiebt man die Station in eine andere Auslieferung. Ist alles korrekt kann man das Feld Geändert auf Nein setzen. Somit sind dann alle Stationen in der Auslieferung schwarz und somit Auslieferungsfertig.

Unter Aufträge – Auslieferungen verwaltet man die Auslieferungen. Jeder Halt auf einer Auslieferung ist eine Station.

Je nachdem was Sie auf der Tour bei der Generierung der Auslieferungen definiert haben, erfassen Sie hier die Auslieferungen manuell oder die Stationen werden automatisch erstellt. Siehe Kapitel Touren erfassen.

Manuelle Bearbeitung (Selektiv durch Disposition)

Mit der Tastenkombination Ctrl+N eröffnen Sie eine neue Auslieferung. Sie wählen die Tour aus und geben das Datum und den Zeitpunkt ein.

Anschliessend klicken Sie auf das -Symbol am oberen Fensterrand. Nun erscheint ein Selektionsfenster, in welchem Sie Ihre Tour Kriterien präzisieren können. Klicken Sie anschliessend auf OK. Somit werden die Stationen für die Tour erstellt. Im Feld Anzahl Lieferscheine sehen Sie, wie viele Bestellungen die entsprechende Tour umfasst. Das sich daneben befindliche Feld Gewicht hilft Ihnen das geeignete Fahrzeug für die Tour zu rüsten.

Möchten Sie noch weitere Belege der Auslieferung hinzufügen, kann mit der Tabulatortaste eine weitere Position erstellt und über die Suchmaske der Beleg ausgewählt werden.

Zuweisen sofern möglich

Mit der Einstellung Zuweisen sofern möglich eröffnen Sie die Auslieferungen manuell.

VinX berechnet mit den Angaben der Beleg-Einlieferung, Liefertage der Tour und dem Wirtesonntag des Kunden die nächstmögliche Auslieferung.

Die Belege werden nur einer Auslieferung zugewiesen, sofern die Tour, das Datum und der Zeitpunkt gleich sind.

Auslieferung immer zuweisen oder erstellen

Mit dieser Funktion wird die nächstmögliche Auslieferung berechnet. Der Unterschied zu der Funktion Zuweisen sofern möglich ist, dass wenn noch keine passende Auslieferung erfasst ist, VinX eine neue Auslieferung automatisch erstellt und die Stationen generiert.

Um die aktuellen Auslieferungen zu sehen, drücken Sie die Taste F5

Auslieferung fixieren

Mit der Operation Auslieferung fixieren ( -Symbol), werden keine weiteren Belege automatisch der Auslieferung hinzugewiesen. Nun erfolgt bei Bedarf die manuelle Bearbeitung wie z. B. verschieben, hinzufügen oder löschen von Stationen.

Kontrolle der Zuweisung

Unter Aufträge – Pendente Aufträge drucken können Sie nach Belegen suchen, welche keine Tour haben, keiner Auslieferung zugewiesen oder ohne Tour und keiner Auslieferung zugewiesen sind.

Somit haben Sie eine Übersicht der Belege mit den gewünschten Einschränkungen und können nachträglich bei Bedarf noch Belege einer Auslieferung hinzufügen.

Stationen verschieben (Drag and Drop)

Sie haben die Möglichkeit mit Drag and Drop die Stationen von einer Auslieferung in eine andere zu verschieben. Stationen können zwischen Auslieferungen mit verschiedenen Status hin und her geschoben werden. Auslieferungen mit Status Gedruckt werden nach einer Änderung wieder auf den Status Fixiert zurückgesetzt und müssen nochmals gedruckt werden.

Mit dem - Symbol können die Stationen neu angeordnet werden.

Serienverarbeitung von Aufträgen und Auslieferung drucken

Mit dem -Symbol

können vor dem Ausdruck der Auslieferung die Belege verbucht werden, so dass keine Änderungen mehr auf den Belegen vorgenommen werden können.

Danach wird mit dem -Symbol

die Tour-Auslieferungsliste und der Tour-Rüstschein gedruckt. Die Tour-Auslieferungsliste ist entsprechend den Stationen sortiert. Zudem findet man auch die Abladevorschriften auf dieser Liste vor (z.B. Schlüssel mitnehmen). Auf dem Tour-Rüstschein sehen Sie wie viel von welchem Artikel (Stückzahl und Gewicht) transportiert werden muss. Dadurch können Sie Überbeladungen, welche schwere Bussen nach sich ziehen, vermeiden.

Nach dem Drucken hat die Auslieferung den Status gedruckt.

Fand die Auslieferung statt und die Ware ist ausgeliefert wird die Auslieferung mit dem  -Symbol auf den Status Ausgeliefert gesetzt. Somit können keine manuellen Änderungen mehr gemacht werden.