In PerformX besteht nun die Möglichkeit Mahnungen automatisiert per Mail zu versenden.
Damit dies möglich ist, benötigt es vorab einige einmalige Einstellungen.
Einstellungen vor dem Mahnlauf
Schritt 1a - Service Provider einrichten
Unter "Einstellungen" im Abschnitt "Dokumentensteuerung" erscheint der Menu-Punkt "Service-Provider".
Hier wird über ctrl. + N ein neuer Service-Provider angelegt und ausgewählt was dieser Provider für eine Aufgabe hat.
Bezeichnung: Provider Name (Sollte eindeutig erkennbar sein, hat aber keine Relevanz auf den Service (Mahnung per Mail)
Typ: Welche Funktion soll der Provider ausführen (E-Mail)
Programmsteuerung durch: Auswahl der installierten Instanz um den Service auszuführen. (Process Engine)
Schritt 1b - Login hinterlegen
In dem Tab "Login" müssen folgende Felder hinterlegt werden.
URL / Server: smtp-Server zwingen mit "SSL-Zertifikat" (alle gängigen Mailservice haben dies im Standard)
Port: 587 (Standard-Port für SSL Outgoing)
Loginname: Kann die Mailadresse sein oder der Loginname vom Mailservice-Account
Passwort: Passwort vom Mail-Account
Mailadresse: Mailadresse (gewünschter Absender für die Mahnungen)
Emailversand alle x Sekunden: Parameter für Mailversand. Bei einem Intervall unter 60 Sekunden besteht das Risiko
als Spam deklariert zu werden und die Mails werden geblockt.
Schritt 2 - Systemeinstellungen
Auf der Startseite im Suchfeld oder über die Einstellungen "Systemeinstellungen" aufrufen. Im Tab Debitoren unter
"Provider Email" den im 1. Schritt angelegten Service Provider auswählen.
Schritt 3 - Einstellung auf Mahnstufe
Auf der Startseite im Suchfeld oder über die Einstellungen "Mahnstufen" aufrufen. Auf allen Mahnstufen das "Flag"
setzen, bei welchen die Mahnungen per Mail verschickt werden sollen. Der Hacken gleich oberhalb mit der
Bezeichnung "Mahnungen drucken" benötigt es, wenn es ohne Ausnahme alle Mahnungen drucken soll. Wird das
"Flag" an dieser Stelle deaktiviert, werden nur noch die Mahnungen gedruckt welche den Status "Papier" erhalten.
Schritt 4 - Mahntexte hinterlegen
Auf dem Reiter "Mahntexte" sollten alle Felder ausgefüllt werden. Wenn sie auf den Kunden verschiedene
Korrespondenz-Sprachen gepflegt haben, sollten sie alle Sprachen abfüllen. Ist keine Korrespondenz-Sprache auf
dem Kunden hinterlegt, wird per default der deutsche Text gewählt und verschickt.
Schritt 5 - Mahnungen archivieren
Auf der Startseite im Suchfeld oder über die Einstellungen "Auswertungen" aufrufen. Die Auswertung auf welche die
Mahnung basiert auswählen. "Flag" setzen bei "Generiertes Dokument archivieren". Sobald dieses "Flag" gesetzt
ist, werden die Mahnungen nach dem Ausdrucken/PDF-Generierung archiviert.
Weitere Infos zur Dokumenten-Archivierung hier.
Ablauf Mahnungen versenden per Mail
Neuer Mahnlauf erstellen
Unter dem Menu "Buchhaltung" finden sie die "Mahnläufe". Erstellen Sie einen neuen Mahnlauf wie bisher. Mit einem
Rechtsklick auf den Mahnlauf, erscheint das Kontext-Menu mit dem Funktion "Mahnungen generieren". Automatisch
werden nun die Mahnungen generiert und erscheinen unterhalb in der Baumansicht "Mahnungen". Ab einer gewissen
Anzahl werden die Mahnungen nicht mehr automatisch in der Baumansicht aufgeführt. So müssen die Mahnungen
manuell geöffnet werden.
Mahnungen drucken / per Mail versenden
Der Mahnlauf kann nun verarbeitet werden. Über das Druck-Symbol in der Menu-Leiste wird der Druck und der Versand
per Mail ausgelöst. Vorsicht das Druckersymbol kann nur angesteuert werden wenn der Mahnlauf markiert ist. Sobald
der Druck-Vorgang abgeschlossen ist, wird in der Übersicht pro Mahnung der "Versandstatus" aktualisiert. Die
Mahnungen welche den Versandstatus "Für Versand freigegeben" haben, werden von der Process Engine abgeholt und
per Mail verschickt. Alle Mahnungen die den Status "Papier" erhalten, haben keine Mail-Adresse hinterlegt.
Die Process Engine prüft alle 30 Sekunden die Status der Mahnungen. Alle 60 Sekunden wird ein Mahnung versendet
anhand des vorgegebenen Parameter in der Login-Einstellung. Sobald die Process Engine eine Mail erfolgreich versenden
konnte wechselt der Status auf "Versendet". Wird die Mail nicht übermittelt, erhält die Mahnung den Status
"Versand fehlgeschlagen". Diese Mails müssen manuell weiterverarbeitet werde.
Analyse des Fehlers
Es gibt verschiedene Gründe weshalb ein Versand fehlschlagen kann. Der Fehler wird in dem Feld "Info Transaktion"
ausgegeben. Dies hilft bei der Stammdatenpflege. Das Feld ist ersichtlich auf dem Archiveintrag unter der Adresse.
Beispiele der hinterlegten Mailadresse die zu einer Fehlermeldung führen:
Eine eindeutig falsche Mailadresse wie "hallo" → Status wird zu "Versand fehlgeschlagen"
Eine Mailadresse mit Schreibfehler oder ohne Registrierung → Status wird zu "Versendet" aber auf der Absendermail
Inbox wird eine Fehlermeldung empfangen (Mail konnte an folgende Adresse nicht zugestellt werden).
Handling der Mahnung ohne hinterlegte Mailadresse
Die Mahnungen welche keine Mailadresse hinterlegt haben, bekommen den Status "Papier". Zu Beginn werden sicherlich
noch einige Stammdaten keine Mailadresse hinterlegt haben. Sobald eine Mahnung den Status "Papier" erhält, wird diese
automatisch an den Drucker gesendet. In den Druckeinstellungen kann allenfalls der PDF-Creator hinterlegt werden, so
können die Mahnungen gesammelt in einem Druckauftrag ausgelöst werden. Damit nur die Mahnungen gedruckt werden
welche den Versandstatus "Papier" erhalten benötigt es die Voreinstellung auf der Mahnstufe siehe Schritt 3 unter
Einstellungen.
Handling der Mahnungen die den Status "Versand fehlgeschlagen" erhalten
Die Mahnungen welche den Status "Versand fehlgeschlagen" erhalten, können manuell bearbeitet und erneut ausgelöst
werden. Sobald die Mailadresse in den Adressstammdaten korrigiert wurde, navigieren Sie auf die einzelne Mahnung
welche fehlgeschlagen ist. Mit einem Rechtsklick erscheint das Kontextmenü und die Funktion "Erneut senden".
Durch das betätigen der Funktion "Erneut senden" wird der Status auf "für Versand freigegeben" zurückgestellt, damit
die Process Engine diese Mahnung erneut abholen kann.