Einstellungen vor dem Mahnlauf
Schritt 1a - Service Provider einrichten
Unter "Einstellungen" im Abschnitt "Dokumentensteuerung" erscheint der Menu-Punkt "Service-Provider". Hier wird über ctrl. + N ein neuer Service-Provider angelegt und ausgewählt was dieser Provider für eine Aufgabe hat.
- Bezeichnung: Provider Name (Sollte eindeutig erkennbar sein, hat aber keine Relevanz auf den Service (Mahnung per Mail)
- Typ: Welche Funktion soll der Provider ausführen (E-Mail)
- Programmsteuerung durch: Auswahl der installierten Instanz um den Service auszuführen. (Process Engine)
Schritt 1b - Login hinterlegen
In dem Tab "Login" müssen folgende Felder hinterlegt werden:
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Mahnungen per Mail
Um die Mahnungen per Mail zu versenden benötigen Sie mindestens die Version 20.1.
Alle Einstellungen mit der Markierung 
müssen getroffen werden, damit die Mahnungen per Mail versendet werden können. Sind die Einstellungen nicht gemacht, werden die Mahnungen ausgedruckt oder es wird ein PDF generiet.
Mahnstufen
Die Mahnstufen können Sie nach Belieben erfassen. Erstellen Sie eine neue Mahnstufe mit "Crtl.+N" oder über das Icon 
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| Mahnstufe | |
|---|---|
| Mahnstufe | Zahl: Üblich sind drei bis vier Stufen, danach werden säumige Zahler abgeschrieben oder betrieben. |
| Bezeichnung | Text, 36 Zeichen: Geben Sie den Text ein, z.B. «Zahlungserinnerung». |
| Bezeichnung (Fremdsprachen) | Text, 36 Zeichen: Geben Sie den Text in der beschrieben Sprache pro Feld ein, z.B. «Rappel de paiement». |
| Frist in Tagen | Nach Ablauf dieser Frist wird die Rechnung beim nächsten Mahnlauf berücksichtigt. Hier ist zu unterscheiden zwischen der ersten und den folgenden Mahnungen:
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Mahnspesen / Berechnungsart | Zahl: Zu verrechnende Mahnspesen für diese Mahnstufe. Die Spesen für die verschiedenen Stufen kumulieren sich. |
| Bezeichnung Mahnspesen | Bezeichnung für die Mahnspesen, also z.B. «Mahngebühr». |
| Bezeichnung Mahnspesen (Fremdsprachen) | Bezeichnung für die Mahnspesen in der beschriebenen Sprache pro Feld, also z.B. «Frais de rappel». |
| Zahlungsweg ändern auf | Hier können Sie falls gewünscht einen anderen Zahlungsweg hinterlegen, statt dem definierten in den Systemeinstellungen. |
| Massnahmen | |
| Aktiviert Betreibung: | Ja / Nein: Wenn diese Markierung gesetzt ist, dann hat der Offene Posten nach der Mahnung nicht mehr den Status ‚Offen' sondern ‚ In Betreibung'. Entsprechend lassen sich die Listen einschränken und zum Beispiel eine Liste aller Offenen Posten in Betreibung drucken. |
| Mahnung drucken: | Ja / Nein: Wir können eine bestimmte Mahnstufe unterdrücken, so z.B. die Betreibung. Der Kunde erhält keine Mahnung mehr, wir können aber aufgrund der Mahnstufe eine Betreibungsliste drucken. Diese Checkbox muss immer aktiviert sein, ansonsten werden keine Mahnungen mehr gedruckt. |
| Per Per eMail versenden: | Ja / Nein: Wenn diese Markierung gesetzt ist, darf der hinterlegte Kommunikationskanal auf der Adresse oder in den Systemeinstellungen berücksichtigt werden. |
| Per Einschreiben versenden: | Ja / Nein: Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn die Mahnung per Einschreiben versendet werden soll. |
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Weitere mögliche Einstellungen
| Adresse > Abrechnung > Mahncode: | Tabelle, systemdefiniert: Sie können hier definieren, ob eine Mahnung gedruckt werden soll oder nicht. |
| Mahnläufe > Mahnung > Anpassung > Nicht mahnen: | Ja/Nein: Hier können Sie einen Beleg aus dem Mahnlauf zurückstellen, so dass er bei diesem Mahnlauf nicht gedruckt wird. Er wird aber auf dem nächsten Mahnlauf wieder erscheinen. Den gleichen Effekt können Sie erzielen, indem Sie eine Mahnung löschen. |
| Auswertungen > Mahnung > Generiertes Dokument archivieren: | Ja / Nein: Ist die Checkbox aktiviert wird beim Druck ein Archiveintrag generiert und es wird ermöglicht die Dokumente per Mail zu verschicken. |
| Systemeinstellungen > Debitoren > Mahnwesen > Provider Email: | Tabelle, frei definiert: Sie können hier die von Ihnen angelegten Service Provider hinterlegen. Notwendig für den Versand per Mail. |
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Unterschiedliche Absenderadresse pro Bereich
Damit Sie Ihre Mahnungen, welche in unterschiedlichen Geschäftsbereichen erstellt wurden und mit unterschiedlichen Absender-Mailadressen verschickt werden sollen, müssen Sie folgende Einstellung treffen:
- Öffnen Sie ihre Bereiche
- Wechseln Sie ins Register "Buchhaltung"
- Wählen Sie den gewünschten Service Provider
- Speichern Sie die Eingabe
- Schliessen Sie PerformX und öffnen Sie dies erneut um die Konfiguration zu beenden.
