In PerformX besteht nun die Möglichkeit Mahnungen automatisiert per Mail zu versenden. Damit dies möglich ist, benötigt es vorab einige einmalige Einstellungen.
Schritt für Schritt Anleitung
Folgende Konfigurationen sind vorab zu machen:
Mahnungen erstellen
Suchen Sie auf dem Hauptfenster Mahnläufe oder gehen Sie in der Hauptnavigation links auf Buchhaltung > Mahnwesen > Mahnläufe:
- Öffnen Sie die Mahnläufe
- Erstellen Sie einen neuen Mahnlauf mit "Crtl.+N" oder über das Icon
- Geben Sie das Fälligkeits-Datum ein
- Speichern Sie den Mahnlauf (F5 oder Crtl.+S oder
) - Wählen Sie die Funktion "Mahnungen generieren" über das Kontextmenü (Rechtsklick) oder das Icon
- PerformX generiert Ihnen nun automatisch die Mahnungen mit unterschiedlichen Mahnstufen.
- Falls Sie Mahnspesen hinterlegt haben werden diese automatisch angerechnet
- Falls Sie Mahntexte erfasst haben, werden diese automatisch auf den Belegen eingefügt.
- Wählen Sie das Icon
um die Mahnungen zu drucken oder per Mail zu versenden. Hinweis: Sie müssen den Mahnlauf angewählt haben, damit der Druck ausgelöst werden kann.- PerformX prüft ob die Archivierung auf der Auswertung aktiviert ist. (Notwendig bei Mailversand)
- PerformX prüft die Massnahmen-Einstellungen auf der Mahnstufeden Mahnstufen.
- PerformX prüft die hinterlegten Kommunikationskanäle, welche auf der Adresse oder in der Systemeinstellung hinterlegt sind.
- PerformX druckt oder generiert PDF's der Mahnungen für alle, welche das Dokument per Post erhalten möchten oder die Einstellungen der Mahnstufe nicht erlaubt, die Mahnung per Mail zu schicken.
- Jede Mahnung erhält einen Versandstatus, an dem Sie erkennen welche Mahnungen per Mail und welche ausgedruckt werden.
- Mögliche Versandstatus: Papier oder , Dokument für Versand erstellt oder Papier keine (Email)
- Die Mahnungen welche den Versandstatus Dokument für Versand erstellt erhalten können nun im Dokumentenversand weiter verarbeitet werden.
- Detaillierte Anleitung finden Sie unter Dokumentenversand.
- Möchten Sie den Mahnlauf fertigstellen, können Sie über das Kontextmenü (Rechtsklick) Abschliessen wählen oder Sie klicken auf das Icon
- Vorsicht: Ist der Mahnlauf abgeschlossen, können keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Das Abschliessen kann nicht rückgängig gemacht werden.
Mahnstufen
Die Mahnstufen können Sie nach Belieben erfassen. Erstellen Sie eine neue Mahnstufe mit "Crtl.+N" oder über das Icon
Folgende Einstellungen stehen Ihnen zur Verfügung:
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Zahl: Üblich sind drei bis vier Stufen, danach werden säumige Zahler abgeschrieben oder betrieben.
...
Text, 36 Zeichen: Geben Sie den Text ein, z.B. «Zahlungserinnerung».
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Nach Ablauf dieser Frist wird die Rechnung beim nächsten Mahnlauf berücksichtigt.
Hier ist zu unterscheiden zwischen der ersten und den folgenden Mahnungen:
- Bei der ersten Mahnung ist dies die Frist ab Verfallsdatum der Rechnung.
- Bei den weiteren Mahnstufen ist es die Frist seit der letzten Mahnung.
...
Mahnspesen / Berechnungsart
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Ja / Nein: Wenn diese Markierung gesetzt ist, dann hat der Offene Posten nach der Mahnung nicht mehr den Status ‚Offen' sondern ‚ In Betreibung'. Entsprechend lassen sich die Listen einschränken und zum Beispiel eine Liste aller Offenen Posten in Betreibung drucken.
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Ja / Nein: Wir können eine bestimmte Mahnstufe unterdrücken, so z.B. die Betreibung. Der Kunde erhält keine Mahnung mehr, wir können aber aufgrund der Mahnstufe eine Betreibungsliste drucken. Diese Checkbox muss immer aktiviert sein, ansonsten werden keine Mahnungen mehr gedruckt.
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Ja / Nein: Wenn diese Markierung gesetzt ist, darf der hinterlegte Kommunikationskanal auf der Adresse oder in den Systemeinstellungen berücksichtigt werden.
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Ja / Nein: Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn die Mahnung per Einschreiben versendet werden soll.
| Info | ||
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Beachten Sie das die Checkbox Mahnungen drucken immer aktiviert sein muss, ansonsten werden die Mahnungen welche keinen Kommunikationskanal oder einen definierten wie beispielsweise "Per Post" hinterlegt haben nicht verarbeitet. Zusätzlich sollten Sie beachten, dass wenn die Markierung Per Einschreiben versenden aktiviert ist, darf Per eMail versenden nicht aktiviert sein. |
Mahntexte
Suchen Sie auf dem Hauptfenster Mahnstufen oder gehen Sie in der Hauptnavigation links auf Einstellungen > Fakturierung und Buchhaltung > Mahnstufen.
Auf den angelegten Mahnstufen finden Sie im Register Mahntexte diverse Texteingabe-Felder inkl. Fremdsprachen für Texte welche auf der Mahnung angedruckt werden sollen. Die Texte sind aufgeteilt in Einleitungstext (Text vor Beginn der Liste der unbezahlten Rechnungen) und Schlusstext (Text am Ende der Mahnung).
Weitere mögliche Einstellungen
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- werden
...
Ja/Nein: Hier können Sie einen Beleg aus dem Mahnlauf zurückstellen, so dass er bei diesem Mahnlauf nicht gedruckt wird. Er wird aber auf dem nächsten Mahnlauf wieder erscheinen. Den gleichen Effekt können Sie erzielen, indem Sie eine Mahnung löschen.
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