In PerformX besteht nun die Möglichkeit Mahnungen automatisiert per Mail zu versenden.

...

Damit dies möglich ist, benötigt es vorab einige einmalige Einstellungen.

Schritt für Schritt Anleitung

...

Mahnungen

...

erstellen

...

Suchen Sie auf dem Hauptfenster Mahnläufe oder gehen Sie in der Hauptnavigation links auf Buchhaltung > Mahnwesen > Mahnläufe:

1. Öffnen Sie die Mahnläufe
2. Erstellen Sie einen neuen Mahnlauf

...

1. mit "Crtl.+N" oder über das Icon Image Added
2. Geben Sie das Fälligkeits-Datum ein
3. Speichern Sie den Mahnlauf (F5 oder Crtl.+S oder Image Added)
4. Wählen Sie die Funktion "Mahnungen generieren"

...

Mahnungen drucken / per Mail versenden

Der Mahnlauf kann nun verarbeitet werden. Über das Druck-Symbol in der Menu-Leiste wird der Druck und der Versand
per Mail ausgelöst. Vorsicht das Druckersymbol kann nur angesteuert werden wenn der Mahnlauf markiert ist. Sobald
der Druck-Vorgang abgeschlossen ist, wird in der Übersicht pro Mahnung der "Versandstatus" aktualisiert. Die
Mahnungen welche den Versandstatus "Für Versand freigegeben" haben, werden von der Process Engine abgeholt und
per Mail verschickt. Alle Mahnungen die den Status "Papier" erhalten, haben keine Mail-Adresse hinterlegt.

Image Removed

Die Process Engine prüft alle 30 Sekunden die Status der Mahnungen. Alle 60 Sekunden wird ein Mahnung versendet
anhand des vorgegebenen Parameter in der Login-Einstellung. Sobald die Process Engine eine Mail erfolgreich versenden
konnte wechselt der Status auf "Versendet". Wird die Mail nicht übermittelt, erhält die Mahnung den Status
"Versand fehlgeschlagen". Diese Mails müssen manuell weiterverarbeitet werde.

Analyse des Fehlers

Es gibt verschiedene Gründe weshalb ein Versand fehlschlagen kann. Der Fehler wird in dem Feld "Info Transaktion" 
ausgegeben. Dies hilft bei der Stammdatenpflege. Das Feld ist ersichtlich auf dem Archiveintrag unter der Adresse.
Beispiele der hinterlegten Mailadresse die zu einer Fehlermeldung führen:
Eine eindeutig falsche Mailadresse wie "hallo" → Status wird zu "Versand fehlgeschlagen"
Eine Mailadresse mit Schreibfehler oder ohne Registrierung → Status wird zu "Versendet" aber auf der Absendermail
Inbox wird eine Fehlermeldung empfangen (Mail konnte an folgende Adresse nicht zugestellt werden).

Image Removed

...

Die Mahnungen welche keine Mailadresse hinterlegt haben, bekommen den Status "Papier". Zu Beginn werden sicherlich
noch einige Stammdaten keine Mailadresse hinterlegt haben. Sobald eine Mahnung den Status "Papier" erhält, wird diese
automatisch an den Drucker gesendet. In den Druckeinstellungen kann allenfalls der PDF-Creator hinterlegt werden, so
können die Mahnungen gesammelt in einem Druckauftrag ausgelöst werden. Damit nur die Mahnungen gedruckt werden
welche den Versandstatus "Papier" erhalten benötigt es die Voreinstellung auf der Mahnstufe siehe Schritt 3 unter
Einstellungen.

Handling der Mahnungen die den Status "Versand fehlgeschlagen" erhalten

...

1. über das Kontextmenü (Rechtsklick) oder das IconImage Added
   1. PerformX generiert Ihnen nun automatisch die Mahnungen mit unterschiedlichen Mahnstufen.
   2. Falls Sie Mahnspesen hinterlegt haben werden diese automatisch angerechnet
   3. Falls Sie Mahntexte erfasst haben, werden diese automatisch auf den Belegen eingefügt.
2. Wählen Sie das Icon Image Added um die Mahnungen zu drucken oder per Mail zu versenden. Hinweis: Sie müssen den Mahnlauf angewählt haben, damit der Druck ausgelöst werden kann.
   1. PerformX prüft ob die Archivierung auf der Auswertung aktiviert ist. (Notwendig bei Mailversand)
   2. PerformX prüft die Massnahmen-Einstellungen auf den Mahnstufen.
   3. PerformX prüft die hinterlegten Kommunikationskanäle, welche auf der Adresse oder in der Systemeinstellung hinterlegt sind.
   4. PerformX druckt oder generiert PDF's der Mahnungen für alle, welche das Dokument per Post erhalten möchten oder die Einstellungen der Mahnstufe nicht erlaubt, die Mahnung per Mail zu schicken.
   5. Jede Mahnung erhält einen Versandstatus, an dem Sie erkennen welche Mahnungen per Mail und welche ausgedruckt werden. 
      
      1. Mögliche Versandstatus: Papier, Dokument für Versand erstellt oder Papier keine (Email)
3. Die Mahnungen welche den Versandstatus Dokument für Versand erstellt erhalten können nun im Dokumentenversand weiter verarbeitet werden.
   1. Detaillierte Anleitung finden Sie unter Dokumentenversand.
4. Möchten Sie den Mahnlauf fertigstellen, können Sie über das Kontextmenü (Rechtsklick) Abschliessen wählen oder Sie klicken auf das Icon Image Added 
   1. Vorsicht: Ist der Mahnlauf abgeschlossen, können keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Das Abschliessen kann nicht rückgängig gemacht werden.