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Allgemein
Der Einkauf funktioniert analog zum Verkauf und wird in den gleichen Tabellen in der Datenbank abgespeichert. Die wesentlichen Unterschiede zwischen den beiden Optionen sind:
Bei Einkaufsbelegen stehen nur Adressen zur Auswahl, die als Lieferanten markiert sind.
Beim Einkauf wird der Einstandspreis aus dem Artikelstamm vorgeschlagen. Nach Erhalt der Rechnung besteht die Möglichkeit die geänderten Preise direkt auf die Einstandspreise im Artikelstamm zurückzuschreiben.
Beim Einkauf lässt sich aufgrund des Lieferantensortiments und der Lagerbestände automatisch ein Bestellvorschlag generieren.
Alle anderen Daten sind analog zur Verkaufsseite, wie zum Beispiel die Rabattierung, Lieferbedingungen oder Speditionscodes.
Belegarten
Die möglichen Belegarten sind:
Bestellung: Löst im Lager eine Reservation auf der Eingangsseite aus.
Wareneingang: Verbucht die Eingänge im Lager und löscht die Reservationen der Bestellung.
Kreditor-Rechnung: Korrigiert die Verbuchung der Wareneingänge, sofern noch Änderungen aufgetreten sind und schreibt die verrechneten Einstandspreise in den Artikelstamm, sofern dies in den Einstellungen zu Eigenes Unternehmen so definiert ist.
Produktzyklen
Unter Einstellungen für Artikel- Produktzyklen muss die Einstellung "Auf Einkaufsvorschlag" aktiv sein, damit die Artikel auch im Bestellvorschlag für den Einkauf berücksichtigt werden.
Ablauf
Bestellung
Um eine Bestellung bei einem Lieferanten zu erfassen wird die Auftragserfassung geöffnet und der Belegtyp Bestellung ausgewählt. Als Adressen stehen nun nur Lieferanten zur Auswahl.
Über CTRL+B wird der Bestellvorschlag aufgerufen. Es werden nun alle Artikel dieses Lieferanten angezeigt. Die Reihenfolge kann oben geändert werden. Wenn bei einem Artikel der Mindestbestand unterschritten ist wird die Menge zum erreichen des Sollbestandes, unter Berücksichtigung der Mindestbestellmenge und der Angabe unter "Menge runden auf", vorgeschlagen. Werden für einen Artikel mehrere Lager geführt, so wird auf dem Bestellvorschlag die Bestellung vorgeschlagen sobald einer der Lagerbestände unter den Mindestbestand fällt. Die zur Bestellung vorgeschlagene Menge berücksichtigt dann aber alle Lager.
Diese Menge kann natürlich abgeändert werden. Bei den anderen Artikeln kann ebenfalls eine Menge angegeben werden. Mit OK werden die gewünschten Artikel auf den Auftrag übernommen.
Anschliessend wird die Bestellung gedruckt und dem Lieferanten übermittelt. Wenn die Bestellung verbucht wird, werden die Mengen auf dem Artikel unter "Bestellt bei Lieferant" eingetragen und zum "Verfügbaren Bestand" hinzugerechnet.
Wareneingang
Wenn die Ware geliefert wird, wird die Bestellung wieder aufgerufen und weiterverarbeitet in das Folgedokument, den Wareneingang. Hier werden die Mengen und Preise angepasst. Ebenso kann die LS/RE-Nr erfasst werden.
Wird der Wareneingang verbucht, so werden die Mengen zum "Aktuellen Bestand" hinzugerechnet und unter "Bestellt bei Lieferant" gelöscht.
Kreditoren-Rechnung
Mit der Kreditor-Rechnung wird die Verbuchung der Wareneingänge korrigiert, sofern noch Änderungen aufgetreten sind und die verrechneten Einstandspreise werden in den Artikelstamm geschrieben, sofern dies in den Einstellungen zu Eigenes Unternehmen so definiert ist.
Wenn Sie mit der Kreditoren-Buchhaltung in VinX arbeiten, dann ist mit diesem Schritt auch gleich der Kreditor-OP erstellt.