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Sofern auf der Adresse eine Tour hinterlegt ist, wird diese bei der Auftragserfassung gleich auf den Beleg übernommen.
Ist dies nicht der Fall, so erfasst man die Tour auf dem Beleg.

Ändert sich die Tour einmalig für eine Auslieferung, so ändert man die vorgeschlagene Tour der Adresse auf dem Beleg.
VinX schaut bei Generierung der Auslieferungen ausschliesslich auf die Tour, welche auf dem Beleg erfasst ist.

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Info

Bei automatischer Zuweisung ist zu beachten, dass der Beleg den Status Druckbereit erreichen muss, damit er einer Auslieferung zugewiesen wird.

Ändert man einen Beleg mit Status Druckbereit, fällt dieser zurück auf den Status In Bearbeitung.

Änderungen von Belege, welche bereits einer Auslieferung zugewiesen sind, behandelt VinX wie folgt:

  • Ändert man einen Beleg, welcher einer offenen Auslieferung zugewiesen ist, wird die Station auf der Auslieferung gelöscht.
    Wird der Beleg erneut auf Druckbereit gesetzt (Ctrl + E), rechnet VinX den nächstmöglichen Termin und fügt den Beleg wieder einer Auslieferung hinzu.
    Bei selektiv durch Disposition muss der Beleg nochmals manuell einer Auslieferung zugeordnet werden.
  • Ändert man einen Beleg, welcher einer fixierten oder gedruckten Auslieferung zugewiesen ist, wird die Station auf der Auslieferung nicht gelöscht.
    Bei Datums- oder Tour Änderung erfolgt keine neue Zuweisung. Die Station bleibt auf der vorherigen Auslieferung.

Sobald der Beleg das 2. Mal auf druckbereit gesetzt wird, erscheint eine Meldung, dass der Beleg bereits in einer Auslieferung erfasst ist. 

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Auf der Auslieferung wird die Station mit dem geänderten Beleg rot angezeigt und im Grid der Stationen wird im Feld Geändert der Wert Ja angezeigt.
Somit weiss man, dass in dieser Station nochmals geprüft werden muss, ob Datum, Tour etc. noch korrekt sind. Ansonsten verschiebt man die Station in eine andere Auslieferung. 

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Ist alles korrekt kann man das Feld Geändert auf Nein setzen. Somit sind dann alle Stationen in der Auslieferung schwarz und somit Auslieferungsfertig.

Auslieferung zusammenstellen

Jeder Halt auf einer Auslieferung ist eine Station.
Je nachdem was Sie auf der Tour bei der Generierung der Auslieferungen definiert haben, erfassen Sie hier die Auslieferungen manuell oder die Stationen werden automatisch erstellt. Siehe Kapitel Touren erfassen.

Manuelle Bearbeitung (Selektiv durch Disposition)

Mit der Tastenkombination Ctrl+N eröffnen Sie eine neue Auslieferung. Sie wählen die Tour aus und geben das Datum und den Zeitpunkt ein.
Anschliessend klicken Sie auf das Symbol Image Removed "Auslieferungen generieren" am oberen Fensterrand. Nun erscheint ein Selektionsfenster, in welchem Sie Ihre Tour Kriterien präzisieren können.
Klicken Sie anschliessend auf OK. Somit werden die Stationen für die Tour erstellt. Im Feld Anzahl Lieferscheine sehen Sie, wie viele Bestellungen die entsprechende Tour umfasst. Das sich daneben befindliche Feld Gewicht hilft Ihnen das geeignete Fahrzeug für die Tour zu rüsten.

Möchten Sie noch weitere Belege der Auslieferung hinzufügen, kann mit der Tabulatortaste eine weitere Position erstellt und über die Suchmaske der Beleg ausgewählt werden.

In der Übersicht finden Sie die beiden Felder Anzahl Lieferscheine / Anzahl Adressen. Anhand dieser Felder erkennen Sie wie viele Stationen effektiv anzufahren sind und ob eine Station mehrere Lieferscheine beinhaltet.

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Zuweisen sofern möglich

Mit der Einstellung Zuweisen sofern möglich eröffnen Sie die Auslieferungen manuell.
VinX berechnet mit den Angaben der Beleg-Einlieferung, Liefertage der Tour und dem Wirtesonntag des Kunden die nächstmögliche Auslieferung.
Die Belege werden nur einer Auslieferung zugewiesen, sofern die Tour, das Datum und der Zeitpunkt gleich sind.

Auslieferung immer zuweisen oder erstellen

Mit dieser Funktion wird die nächstmögliche Auslieferung berechnet. Der Unterschied zu der Funktion Zuweisen sofern möglich ist, dass wenn noch keine passende Auslieferung erfasst ist, VinX eine neue Auslieferung automatisch erstellt und die Stationen generiert.
Um die aktuellen Auslieferungen zu sehen, drücken Sie die Taste F5.

Note

Wenn Belege in der Auslieferung sind, die nicht mindestens drei Tage alt und verbucht sind, dann wird das Löschen der Auslieferung blockiert.

Auslieferungen verwalten

Auslieferung fixieren

Mit dem Symbol Image Removed "Auslieferung fixieren", werden keine weiteren Belege automatisch der Auslieferung hinzugewiesen. Nun erfolgt bei Bedarf die manuelle Bearbeitung wie z. B. verschieben, hinzufügen oder löschen von Stationen.

Kontrolle der Zuweisung

Um zu Kontrollieren ob es Aufträge ohne Tourenzuweisung gibt, öffnen Sie die Suchmaske "Aufträge bearbeiten und drucken".
Mit dem Suchbefehl -- im Feld Tour können Sie alle Belege anzeigen, welche keine Tourenzuweisung haben. Bleibt die Liste leer, haben Sie alle Lieferschein einer Tour zugewiesen.

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Stationen verschieben (Drag and Drop)

Sie haben die Möglichkeit mit Drag and Drop die Stationen von einer Auslieferung in eine andere zu verschieben. Stationen können zwischen Auslieferungen mit verschiedenen Status hin und her geschoben werden. Auslieferungen mit Status Gedruckt werden nach einer Änderung wieder auf den Status Fixiert zurückgesetzt und müssen nochmals gedruckt werden.

Beachten Sie, dass die Verschiebung nur auf gleiche Auslieferungen möglich ist. Möchten Sie einen Wareneingang von einer Abholtour auf eine Auslieferung mit Lieferscheinen oder Sofortrechnungen verschieben, wird dies von VinX blockiert.

Mit dem Symbol Image Removed "Stationen neu Anordnen" können die Stationen neu angeordnet werden.

Serienverarbeitung von Aufträgen und Auslieferung drucken

Mit dem Symbol Image Removed können vor dem Ausdruck der Auslieferung die Belege verbucht werden, so dass keine Änderungen mehr auf den Belegen vorgenommen werden können.

Danach wird mit dem Symbol Image Removed die Tour-Auslieferungsliste und der Tour-Rüstschein gedruckt. Die Tour-Auslieferungsliste ist entsprechend den Stationen sortiert. Zudem findet man auch die Abladevorschriften auf dieser Liste vor (z.B. Schlüssel mitnehmen). Auf dem Tour-Rüstschein sehen Sie wie viel von welchem Artikel (Stückzahl und Gewicht) transportiert werden muss. Dadurch können Sie Überbeladungen, welche schwere Bussen nach sich ziehen, vermeiden.

Nach dem Drucken hat die Auslieferung den Status gedruckt.

Fand die Auslieferung statt und die Ware ist ausgeliefert wird die Auslieferung mit dem  -Symbol auf den Status Ausgeliefert gesetzt. Somit können keine manuellen Änderungen mehr gemacht werden.

Info

Wenn Belege in der Auslieferung sind, die nicht mindestens drei Tage alt und verbucht sind, dann wird das Löschen der Auslieferung blockiert.

Auswertungen

Zwei Auswertungen stehen Ihnen für die Tourenplanung zur Verfügung:

Tour-Rüstschein: Kumulierte Waren zur Beladung des Transportfahrzeuges.

Tour-Auslieferungsliste: Liste der Lieferscheine sortiert nach Stationen mit Adressen und allen TelefonnummernDans la mesure où une tournée est enregistrée à l'adresse, celle-ci est directement reprise sur le document lors de la saisie de la commande.
Si ce n'est pas le cas, on saisit la tournée sur le document.

Si la tournée est modifiée une seule fois pour une livraison, on modifie la tournée proposée pour l'adresse sur le document.
Lors de la génération des livraisons, VinX regarde exclusivement la tournée qui est saisie sur le document.

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Info

En cas d'attribution automatique, il convient de noter que le document doit atteindre le statut Prêt à l'impression pour être attribué à une livraison sortante.

Si l'on modifie un document ayant le statut Prêt à l'impression, celui-ci revient au statut En cours de traitement.

VinX traite comme suit les modifications de documents déjà attribués à une livraison :

  • Si l'on modifie un document qui est attribué à une livraison en cours, la station est supprimée de la livraison.

    Si le document est à nouveau mis en attente d'impression (Ctrl + E), VinX calcule la prochaine date possible et ajoute à nouveau le document à une livraison.

    Dans le cas de la planification sélective, le document doit être à nouveau attribué manuellement à une livraison.

  • Si l'on modifie un document qui est attribué à une livraison fixe ou imprimée, l'étape de la livraison n'est pas supprimée.

    En cas de modification de la date ou de la tournée, il n'y a pas de nouvelle attribution. La station reste sur la livraison précédente.

Dès que le justificatif est activé pour la deuxième fois sur prêt à imprimer, un message apparaît pour indiquer que le justificatif a déjà été saisi dans une livraison.

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Sur la livraison, la station avec le document modifié est affichée en rouge et dans le grid des stations, la valeur Oui est affichée dans le champ Modifié.

On sait ainsi que dans cette station, il faut vérifier une nouvelle fois si la date, la tournée, etc. sont encore correctes. Sinon, on déplace la station vers une autre livraison.

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Si tout est correct, on peut régler le champ Modifié sur Non. Ainsi, toutes les stations sont noires dans la livraison et donc prêtes à être livrées.

Composer la livraison

Chaque arrêt sur une livraison est une station.
Selon ce que vous avez défini sur la tournée lors de la génération des livraisons, vous saisissez ici les livraisons manuellement ou les étapes sont créées automatiquement. Voir le chapitre Saisir des tournées.

Traitement manuel (Sélective par disposition)

Avec la combinaison de touches Ctrl+N, vous ouvrez une nouvelle livraison. Vous sélectionnez la tournée et saisissez la date et l'heure.
Ensuite, cliquez sur l'icôneImage Added "Créer livraison" en haut de la fenêtre. Une fenêtre de sélection apparaît alors, dans laquelle vous pouvez préciser vos critères de visite.

Cliquez ensuite sur OK. Les étapes de la tournée sont ainsi créées. Dans le champ Nombre de bons de livraison, vous voyez combien de commandes comprend la tournée correspondante. Le champ Poids situé à côté vous aide à équiper le véhicule approprié pour la tournée.

Si vous souhaitez ajouter d'autres documents à la livraison, vous pouvez créer une autre position avec la touche de tabulation et sélectionner le document via le masque de recherche.

Dans l'aperçu, vous trouverez les deux champs Nombre de bulletin de livraison / Nombre d'adresses. Ces champs vous permettent de savoir combien de stations doivent être effectivement visitées et si une station contient plusieurs bons de livraison.

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Attribuer si possible

Avec le paramètre Attribuer si possible, vous ouvrez les livraisons manuellement.

VinX calcule la prochaine livraison possible avec les données de la livraison du document, les jours de livraison de la tournée et le dimanche du client.

Les documents ne sont attribués qu'à une seule livraison, pour autant que la tournée, la date et l'heure soient identiques.

Toujours attribuer ou créer livraison

Cette fonction permet de calculer la livraison la plus proche possible. La différence avec la fonction Affecter si possible est que si aucune livraison appropriée n'a encore été saisie, VinX crée automatiquement une nouvelle livraison et génère les stations.

Pour voir les livraisons en cours, appuyez sur la touche F5.


Note
titleIndication

S'il y a des documents dans la livraison sortante qui ne sont pas vieux d'au moins trois jours et qui ont été enregistrés, la suppression de la livraison sortante est bloquée.

Gérer les livraisons

Fixer la livraison

Avec l'icône Image Added "Fixer la livraison", aucun autre document n'est automatiquement ajouté à la livraison. Le traitement manuel, comme par exemple le déplacement, l'ajout ou la suppression d'étapes, a lieu maintenant si nécessaire.

Contrôle de l'attribution

Pour contrôler s'il y a des commandes sans attribution de tournée, ouvrez le masque de recherche "Traiter et imprimer ordres".

Avec la commande de recherche -- dans le champ Tournée, vous pouvez afficher tous les documents qui n'ont pas d'attribution de tournée. Si la liste reste vide, cela signifie que vous avez attribué tous les bons de livraison à une tournée.

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Déplacer des stations (glisser-déposer)

Vous avez la possibilité de déplacer les stations d'une livraison à une autre par glisser-déposer. Les stations peuvent être déplacées d'une livraison à l'autre avec différents statuts. Les livraisons sortantes avec le statut Imprimé sont remises au statut Fixé après une modification et doivent être réimprimées.

Notez que le report n'est possible que sur des livraisons identiques. Si vous souhaitez déplacer une réception de marchandises d'une tournée d'enlèvement vers une livraison avec bons de livraison ou factures immédiates, VinX bloque cette opération.

Avec l'icône  Image Added "Ordonner les arrêts de nouveau" les stations peuvent être réorganisées.

Traitement en série des ordres et impression de la livraison

Avec l'icône  Image Added permet de comptabiliser les documents avant l'impression de la livraison, de sorte qu'aucune modification ne peut plus être apportée sur les documents.

Ensuite, l'icôneImage Added la liste de livraison de la tournée et le bon de préparation de la tournée sont imprimés. La liste de livraison de la tournée est triée en fonction des stations. De plus, les instructions de déchargement figurent également sur cette liste (p. ex. prendre les clés). Sur le bon de préparation de la tournée, vous voyez la quantité de chaque article (nombre de pièces et poids) qui doit être transportée. Vous pouvez ainsi éviter les surcharges qui entraînent de lourdes amendes.

Après l'impression, la livraison sortante a le statut imprimé.

Si la livraison a eu lieu et que la marchandise a été livrée, le statut Livré est attribué à la livraison avec le symbole . Il n'est donc plus possible de faire des modifications manuelles.


Info

S'il y a des documents dans la livraison sortante qui ne sont pas vieux d'au moins trois jours et qui ont été enregistrés, la suppression de la livraison sortante est bloquée.

Rapports

Deux rapports sont à votre disposition pour la planification des tournées :

Bulletin de préparation de la tournée : marchandises cumulées pour le chargement du véhicule de transport.

Liste de livraison tournée : Liste des bons de livraison triés par station avec les adresses et tous les numéros de téléphone.