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Clôture de dépôt
Procédez comme suit:
Sélectionnez le point de menu "Réorganisation annuelle" dans l'onglet "Divers". Activez le crochet "Nouvelle période de comptabilité de dépôt", saisissez la "Date d'inventaire" et la date "Dépôt clôturé au".
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Si la clôture de dépôt a été effectuée, les bulletins de livraison qui ont une date antérieure à la clôture de dépôt ne peuvent plus être traités. Cela peut entraîner des difficultés si ces bulletins de livraison doivent ensuite être traités. Vous pouvez obtenir un aperçu de tous ces documents en utilisant la liste "Imprimer ordres en traitement". Décidez maintenant si la date de commande doit être changée pour la nouvelle période ou si le bulletin de livraison doit toujours être converti en facture et comptabilisé. |
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Réorganisation annuelle
Aperçu
Dans le commerce des boissons, nous avons deux types de comptes annuels, qui sont réalisés par la majorité d'entreprises en même temps:
- Clôture de l'année comptable
- Clôture de la comptabilisation des vins et spiritueux
Toutefois, la situation dans le segment de la bière est quelque peu différente. Les brasseries ferment traditionnellement le 30 septembre, mais cela n'impose aucune exigence supplémentaire au logiciel.
Clôture de l'année comptable
Procédez comme suit pour la clôture de l'année comptable:
- Imprimez et comptabilisez toutes les factures qui appartiennent à l'ancien exercice comptable avec la date de l'ancienne période comptable. Voyez chapitre "Comptabiliser document".
- Nettoyez votre liste des PO et vos comptes.
- Créez le document de comptabilisation de la COFI à la fin de l'exercice comptable et enregistrez-le dans la comptabilisation générale.
- Enregistrez l'inventaire à la fin de l'exercice et comptabilisez les différences sur les valeurs dans la comptabilité de stocks. Voyez les chapitres 1 et2 de ce document.
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Créez la sauvegarde des données et conservez-la en toute sécurité pendant plusieurs années. |
- Effectuez une estimation du dépôt et imprimez la liste des valeurs des marchandises (voyez chapitre sur l'évaluation de l'dépôt). La différence entre le valeur des marchandises et celle de l'année précédente entraîne une réduction ou une augmentation du coût des marchandises.
- Sélectionnez la "Réorganisation annuelle" dans l'onglet "Divers". Désactivez "Nouvelle période de comptabilité de dépôt" et vérifiez/ajustez la nouvelle période de document proposée.
- Commencez maintenant le traitement par le bouton OK.
- Ensuite, les chiffres d'affaires d'adresses et d'articles de la nouvelle période doivent être recalculés. Pour ce faire, allez dans l'onglet "Divers" et sélectionnez le point de menu "Actualiser les champs calculés". Activez le crochet "Chiffre d'affaires des articles" ainsi que "Chiffre d'affaires d'adresses et soldes pour balances PO".
- Commencez maintenant le traitement par le bouton OK.
Contrôle fédérale du commerce des vins (CFCV) et administration de l'alcool et impression des évaluations fédérales
- Inventaire du vin
- Livre du cellier (impression à la demande du CFCV)
- Formulaire A CFCV
Inventaire du vin
Sélectionnez l'élément de menu "Inventaire du vin" dans l'onglet "Dépôt".
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L'inventaire des vins est imprimé à partir du 1.7. pour la conclusion du CFCV. Il est envoyé à la commission et doit être conservé dans l'entreprise. |
Livre du cellier (impression à la demande de CFCV)
- Sélectionnez le point de menu "Livre du cellier" dans l'onglet "Dépôt". Sans restriction le livre entier sera imprimé.
Formulaire A CFCV
- Sélectionnez l'élément de menu "Formulaire A CFCV" dans l'onglet "Dépôt".
- Entrez le numéro de la société
Clôture de la comptabilité des spiritueux par 30.6. ou autre date
Veuillez suivre ces instructions si vous n'avez pas encore rempli la comptabilité des spiritueux au 31.12. mais que vous le faites maintenant au 30.06. ou à une autre date au cours de l'année.
- Clôture sans inventaire
- Clôture avec l'inventaire des spiritueux
Clôture sans inventaire
Si vous avez déjà enregistré l'inventaire des spiritueux au 31.12., il suffit alors d'imprimer l'évaluation "Comptabilité des spiritueux" avec restriction de durée. Vérifiez si vous avez effectué la clôture de l'inventaire au 31.12. Sinon, vous pouvez le faire encore, à la date du 31.12.
Clôture avec l'inventaire des spiritueux
Si vous faites l'inventaire des spiritueux à partir du 30.6. ou d'une autre date, veuillez procédez comme suit:
- Faites l'inventaire, éventuellement à l'aide de "la liste d'inventaire" (les instructions pour faire l'inventaire se trouvent ici Faire l'inventaire).
- Sélectionnez le point de menu "Propre société" dans l'onglet "Configurations". Sous l'onglet "Dépôt", inscrivez la date d'inventaire à la nouvelle date d'inventaire. NE changez PAS la date "Dépôt clôturé au:".
- Sélectionnez maintenant le point de menu "Réorganisation du dépôt" dans l'onglet "Divers". Sélectionnez "Supprimer l'inventaire" sous "Mutations de dépôt globales avant clôture de l'exercice", dans le champ de sélection " Modifier globalement stocks du dépôt", limitez le type d'article ou "spiritueux" et lancez le traitement par le bouton "OK". Les anciens stocks d'inventaire seront ainsi supprimés.
- Dans l'onglet "Dépôt" vous saisissez l'inventaire (les instructions pour saisir l'inventaire se trouvent ici Saisie de l'inventaire).
- Ensuite, imprimez la liste "Comparaison inventaire-stock" sous l'onglet "Dépôt" sous , ici les stocks d'inventaire saisis sont comparés aux niveaux de stocks actuels. Activez le crochet "Imprimer seul. articles avec différences" et limitez la liste dans l'onglet "Restrictions" au type spiritueux. Sur la base de cette liste, vous devez maintenant clarifier et sortir les différences (les instructions pour sortir les différences se trouvent ici Correction des différences).
- Lorsque toutes les différences sont éliminées, vous pouvez imprimer la liste "Inventaire des spiritueux" et la Liste "comptabilité des spiritueux". Vous pouvez le trouver dans l'onglet "Dépôt".
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Créez maintenant la sauvegarde des données et conservez-la comme sauvegarde de fin d'année. |
Enfin, fermez la comptabilité des stocks. Allez dans le menu "Réorganisation annuelle" sous l'onglet "Divers". Assurez-vous que seul le crochet "Nouvelle période de comptabilité de dépôt" est actif. Indiquez la date d'inventaire actuelle et la "Dépôt clûturé au".
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Notre conseil: Demandez à la régie fédérale de l'alcool de clôturer les comptabilité des spiritueux au 31.12. en même temps que le vin. |
Clôture de la comptabilisation des vins et spiritueux par 31.12.
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Veuillez noter cette fiche d'information afin de pouvoir fermer correctement la comptabilité de stocks. Même si vous n'êtes pas tenu de fournir des preuves à la commission du commerce des vins et à la régie fédérale de l'alcool, nous vous recommandons de clôturer votre comptabilité des stocks selon ces instructions. |
- Introduction
- Conditions
- Réservations
- Procédez comme suit
Introduction
En Suisse, deux organisations fédérales sont chargées de surveiller le commerce du vin et des boissons alcoolisés:
- Contrôle fédérale du commerce des vins (CFCV)
- Régie fédérale de l'alcool (RFA)
Les deux ont défini une classification des produits à contrôler, qui sont gérés dans VinX dans les tableaux "Classement inventaire du CFCV" et "Codes RFA". Ces codes sont attribués aux articles.
VinX a été le premier programme Windows à être accepté par la régie fédérale de l'alcool.
Conditions
Les conditions suivantes doivent être remplies avant que vous puissiez générer avec succès les deux décomptes:
- Les codes corrects doivent être attribués à tous les articles et le dépôt doit être géré pour tous les articles soumis au régime CFCV ou RFA.
- Un article distinct doit être défini pour chaque conditionnement et chaque millésime. Il n'est donc pas possible de combiner différentes tailles de bouteilles ou différents millésimes sous le même numéro d'article.
- Le stock initial doit être fixé correctement.
- Toutes les entrées et sortis de stock doivent être enregistrées.
Réservations
En gros, nous distinguons trois types de réservation différents:
- Sorties de stock: Elles sont générées automatiquement par les documents.
- Entrées de stock: Saisissez-les à l'aide du formulaire d'entrée de stock.
- Réservations des dépôts internes: Pour le traitement des caves, le conditionnement, la casse ou la diminution, utilisez la fonction "Dépôt" - "Saisir mouvements de dépôt" sous le point de menu "Dépôt", où vous trouverez une entrée guidée pour le tableau des mouvements.
Procédez comme suit
- Effectuez les différentes étapes à l'aide des instructions "Préparations Inventaire / Clôture annuelle"
- Saisissez l'inventaire (les instructions pour saisir l'inventaire se trouvent ici Saisie de l'inventaire)
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Tous les tickets de livraison et les factures de l'année en cours doivent être enregistrés afin qu'aucune modification du niveau des stocks ne se produise par la suite. |
- Ensuite, imprimez la liste "Comparaison inventaire-stock" sous l'onglet "Dépôt", ici les stocks d'inventaire saisis sont comparés aux niveaux de stock actuels. Activez le crochet "Imprimer seul. articles avec différences". À l'aide de cette liste, vous devez maintenant clarifier et effacer les différences (les instructions pour effacer les différences se trouvent ici Comparaison inventaires-stock).
- Lorsque toutes les différences ont été éliminées, imprimez à nouveau la liste "Comparaison inventaires-stock" pour vérifier qu'il n'y a plus de différences. Ensuite, imprimez la liste "Inventaire du vin" et la liste "Livre de cellier" dans l'onglet "Dépôt" ainsi que le "Formulaire A CFCV" (des informations plus détaillées sur les formulaires se trouvent ici Evaluations fédérales). Mettez le "Livre du cellier" à côté pour le prochain contrôle. Envoyez l'inventaire avec le formulaire correspondant.
- Si vous fermez également la comptabilité des spiritueux, alors imprimez les listes "Inventaire des spiritueux" et "Comptabilité des spiritueux" maintenant.
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Créez maintenant la sauvegarde des données et conservez-la comme sauvegarde de fin d'année. |
- Assurez-vous que toutes les commandes de l'année précédente ont été facturées et comptabilisées. Les commandes pour la nouvelle année peuvent déjà être saisies et comptabilisées, mais la date du document doit être fixée à la nouvelle année.
- Dans l'onglet "Divers", ouvrez le point de menu "Réorganisation annuelle". Assurez-vous que seul "Nouvelle période de comtabilité de dépôt" est actif. Indiquez pour la "Date d'inventaire" 31.12.20XX et pour la date du "Dépôt clôturé au" 31.12.20XX.
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Impression : Vous pouvez imprimer le livre du cellier à vin ou à spiritueux à tout moment. Imprimez le livre entier à la fin de la période, alors qu'autrement vous préféreriez sélectionner des articles individuels par la sélection. |
Nettoyer la base de données
Il y a trois programmes de réorganisation pour la suppression des données dans l'onglet "Divers":
- Archiver ou supprimer des commandes clôturées
2. Supprimer des données de comptabilité clôturées
3. Supprimer des données de mouvements clôturées
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Veuillez noter de faire la sauvegarde des données et la conserver à un endroit sûr avant de lancer l'un de ces programmes,. Cette sauvegarde vous permet de reconstruire toutes les données manquantes dans le système de productif, même après une longue période de temps. |
Archiver ou supprimer des commandes clôturées
Vous n'aurez besoin des données de commande que pour une période limitée. En général, vous pouvez archiver ou supprimer les commandes terminées de la période précédente.
Choisissez "Archiver ou supprimer les commandes clôturées" et définissez le processus.
- Entrez la date pour les "Documents plus anciens que".
- Si nécessaire, vous pouvez limiter le type de document à un seul type de document. Si aucune restriction n'est sélectionnée, tous les types de documents sont supprimés ou archivés.
- Par défaut, le crochet "Écrire seulement protocole" est activé, ce qui vous permet d'effectuer un contrôle en premier. Ensuite, exécutez à nouveau la fonction exactement de la même manière, mais désactivez le crochet "Écrire seulement protocole".
Supprimer des données de comptabilité clôturées
VinX calcule les chiffres d'affaires, les commissions, les ristournes et les données comptables à partir des données du débiteur. Cela signifie que ces données seront probablement utiles pendant un peu plus longtemps que les données relatives aux commandes. Nous vous recommandons de conserver l'année en cours et toute l'année précédente.
Les données relatives aux débiteurs et créanciers qui ne sont plus nécessaires peuvent être supprimé par la fonction "Supprimer des données comptabilité clôturées" pour supprimer.
Supprimer des données de mouvements clôturées
VinX calcule les marges de contribution, les registres des stocks et les listes de référence à partir des mouvements. Ces données sont probablement intéressantes pour une très longue période, généralement de 5 à 10 ans.
Utilisez la fonction "Supprimer des données des mouvements clôturées" pour supprimer les mouvements qui ne sont plus nécessaires.
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