Alle Arten von Adressen, seien dies Kunden, Lieferanten oder Werbeadressen, werden im Adressstamm erfasst. Sie können auf der Hauptseite des Adressstammes festlegen, ob eine Adresse auch Kunde oder Lieferant ist und je nachdem werden die Eingabefelder angepasst.
Firmenadressen sind häufig zusammengesetzt aus der Adresse des Geschäfts und einer oder mehreren Kontaktpersonen. Bei Firmenadressen soll folgendes Erfassen eingehalten werden:
Feld Name: Name der Firma Zusatz: weitere Bezeichnung
Für Personen die angeschrieben werden sollen, ist die Kontaktperson sinnvoll. Das Adressmailing (Adressexport) ist so angepasst, dass die Briefanrede von der Kontaktperson richtig übernommen wird.
Hauptseite
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Adressnummer:
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Zahl, 9 Stellen, eindeutig
Bei der Neueingabe wird je nach Einstellung in Automatische Nummerierungen die Adressnummer vorgeschlagen. Die Adressnummer hat den Zweck, dass Sie Ihre Adressen eindeutig identifizieren können.
Sie können die Adressnummer ändern, da in VinX jeder Datensatz über eine unsichtbare Nummer identifiziert wird, welche z.B. für die Verknüpfung von Adressen und Belegen verwendet wird.
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Suchbegriff:
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Text, 15 Zeichen
Der Suchbegriff dient dem schnelleren Finden von Adressen in Suchmasken und wird nicht auf Aufträgen oder Mailings gedruckt. In den meisten Feldern wo Sie eine Adresse laden, können Sie sowohl die Nummer wie auch die ersten Buchstaben des Suchbegriffs eingeben und VinX wird - je nachdem ob Sie Zahlen oder Buchstaben eingeben - die Suche gleich auf der Adressnummer oder dem Suchbegriff aufsetzen.
Der Suchbegriff hilft auch dort, wo die juristische Bezeichnung eines Betriebes nicht geläufig ist. Beispiel: Der Name «E. Ruster AG» wird alphabetisch unter «E» abgespeichert, anstatt unter «R». Im Suchbegriff würde man diesen z.B. als «Ruster AG» abspeichern.
Damit nicht jeder Name zweimal, einmal im Suchbegriff und einmal im Namensfeld hineingeschrieben werden muss, können Sie in den Einstellungen zu Eigenes Unternehmen festlegen, wie sich der Suchbegriff zusammensetzt, also z.B. aus Name und Ort. Wenn Sie dann den Suchbegriff bei der Eingabe leer lassen, setzt das Programm beim Speichern der Adresse den Suchbegriff zusammen.
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Name:
Text, 50 Zeichen
Geben Sie hier den Namen der Firma oder der Person ein. Bei Privatadressen können Sie Adressen mit mehreren Personen (Partner und Mitbewohner) auf verschiedene Arten erfassen
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Vorname:
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Text, 25 Zeichen
Die Darstellung des Vornamens auf der Etikette definieren Sie in den Einstellungen zu Eigenes Unternehmen.
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Zusatz 1:Zusatz 2 (Postfach):
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Text, 40 Zeichen
Falls es eine Firma ist und Sie noch den Inhaber oder die zuständige Person erfassen möchten, besteht die Möglichkeit, in diese Felder weitere Namen zu schreiben. Wenn Sie bei dieser Firma regelmässig verschiedene Ansprechpartner haben, dann erfassen Sie diese bei den Kontaktpersonen.
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Strasse / Nr.:
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Text, 40 Zeichen
Strasse und Nummer sind in einem Feld zusammengefasst.
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Land:
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Tabelle, benutzerdefiniert
Der Vorschlagswert stammt aus den Einstellungen zu Eigenes Unternehmen. Wenn ein Land nicht in der Tabelle zu finden ist, müssen Sie es vorgängig in den Einstellungen unter Länder erfassen.
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PLZ/ORT:
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Tabelle, benutzerdefiniert, optional
Dieses Feld sehen Sie nur, wenn für das gewählte Land die Postleitzahlen-Tabelle aktiviert ist. Andernfalls erhalten Sie separate Felder für die Eingabe von PLZ und Ort. Bei aktiver PLZ-Tabelle wählen Sie hier einen der möglichen Einträge aus. Fehlende Postleitzahlen sind in letzter Zeit häufig darauf zurückzuführen, dass Poststellen zusammengelegt werden. Sie können weitere Postleitzahlen in den Einstellungen unter Postleitzahlen erfassen.
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PLZ
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Text, 10 Zeichen, optional
Bei aktivem PLZ-Verzeichnis ist dieses Feld nicht sichtbar, wird aber automatisch vom vorherigen Feld kopiert
Ausländische Postleitzahlen können bis zu 10 Zeichen lang sein. Bei Adressen mit Grafschaft oder Staat wie z.B. USA oder Grossbritannien geben Sie diese eher beim Ort ein.
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Ort
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Text, 30 Zeichen, optional
Bei aktivem PLZ-Verzeichnis ist dieses Feld nicht sichtbar, wird aber automatisch vom vorherigen Feld kopiert
Bei Adressen mit Grafschaft oder Staat wie z.B. USA oder Grossbritannien geben Sie diese eher nach dem Ort ein.
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Anrede:
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Tabelle, benutzerdefiniert
Die Anrede ist Teil der Adressanschrift auf Etiketten, Belegen und Serienbriefen und steuert die Sichtbarkeit der Kontaktpersonen. Ist der Personentyp auf der Anrede eine juristische Person, dann wird ein Feld für die Hauptkontaktperson aktiviert. Siehe auch Anreden.
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Briefanrede:
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Text, 100 Zeichen
Der Vorschlag wird aufgrund der Anrede aus deren Briefanrede und Name oder Vorname zusammengebaut. Bei nachträglicher Änderung der Anrede oder des Namens müssen Sie dieses Feld ebenfalls nachführen. Siehe Kapitel Anreden.
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Ist Kunde?
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Ja/Nein
Die Aktivierung dieses Feldes hat folgende Auswirkungen:
- Nur als Kunde markierte Adressen lassen sich einem Auftrag zuweisen.
- Register und Felder für Kunden werden sichtbar
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Ist Lieferant?
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Ja/Nein
Die Aktivierung dieses Feldes hat folgende Auswirkungen:
- Nur als Lieferant markierte Adressen lassen sich auf dem Wareneingangsformular aussuchen.
- Register und Felder für Lieferant werden sichtbar
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Adresse aktiv:
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Ja/Nein
Dieses Feld verwenden Sie, um ungültige Adressen zu markieren, die Sie aber noch behalten wollen oder müssen, z.B. weil noch Aufträge aktiv sind. Inaktive Adressen lassen sich nicht ändern oder in neuen Aufträgen verwenden. Auf den meisten Auswertungen werden sie nicht gedruckt, ausser bei denjenigen, wo sie relevant für das Gesamtresultat sind, wie z.B. Statistiken, OP-Listen etc.
Der typische Fall, bei welchem Sie dieses Feld benötigen ist eine Rückmeldung der Post über eine unbekannt verreiste Person. In diesem Fall sperren Sie sie und sobald sich die Person wieder meldet, lässt sich die Adresse reaktivieren.
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Externe Debitor-Nr.
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Tabelle, benutzerdefiniert, externes Programm-Modul
Bei Verknüpfung von VinX mit externen Programmen erscheint hier eine mögliche Verbindung zwischen der VinX-Adresse und der Adresse im Fremdprogramm.
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Online BenutzernameOnline Passwort
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Text, 25 Zeichen
Nur mit der Option Online-Shop. Benutzername und Passwort für eindeutiges Login im Shop.
Kommunikation
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