In PerformX besteht nun die Möglichkeit Mahnungen automatisiert per Mail zu versenden. Damit dies möglich ist, benötigt es vorab einige einmalige Einstellungen.
Ablauf Mahnungen versenden per Mail
Neuer Mahnlauf erstellen
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Schritt für Schritt Anleitung
Folgende Konfigurationen sind vorab zu machen:
Mahnungen erstellen
Suchen Sie auf dem Hauptfenster Mahnläufe oder gehen Sie in der Hauptnavigation links auf Buchhaltung > Mahnwesen > Mahnläufe:
- Öffnen Sie die Mahnläufe
- Erstellen Sie einen neuen Mahnlauf
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- mit "Crtl.+N" oder über das Icon
- Geben Sie das Fälligkeits-Datum ein
- Speichern Sie den Mahnlauf (F5 oder Crtl.+S)
- Wählen Sie die Funktion "Mahnungen generieren"
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Mahnungen drucken / per Mail versenden
Der Mahnlauf kann nun verarbeitet werden. Über das Druck-Symbol in der Menu-Leiste wird der Druck und der Versand per Mail ausgelöst. Vorsicht das Druckersymbol kann nur angesteuert werden wenn der Mahnlauf markiert ist. Sobald der Druck-Vorgang abgeschlossen ist, wird in der Übersicht pro Mahnung der "Versandstatus" aktualisiert. Die Mahnungen welche den Versandstatus "Für Versand freigegeben" haben, werden von der Process Engine abgeholt und per Mail verschickt. Alle Mahnungen die den Status "Papier" erhalten, haben keine Mail-Adresse hinterlegt.
Die Process Engine prüft alle 30 Sekunden die Status der Mahnungen. Alle 60 Sekunden wird ein Mahnung versendet anhand des vorgegebenen Parameter in der Login-Einstellung. Sobald die Process Engine eine Mail erfolgreich versenden konnte wechselt der Status auf "Versendet". Wird die Mail nicht übermittelt, erhält die Mahnung den Status "Versand fehlgeschlagen". Diese Mails müssen manuell weiterverarbeitet werde.
Analyse des Fehlers
Es gibt verschiedene Gründe weshalb ein Versand fehlschlagen kann. Der Fehler wird in dem Feld "Info Transaktion" ausgegeben. Dies hilft bei der Stammdatenpflege. Das Feld ist ersichtlich auf dem Archiveintrag unter der Adresse. Beispiele der hinterlegten Mailadresse die zu einer Fehlermeldung führen:
- Eine eindeutig falsche Mailadresse wie "hallo" → Status wird zu "Versand fehlgeschlagen"
- Eine Mailadresse mit Schreibfehler oder ohne Registrierung → Status wird zu "Versendet" aber auf der Absendermail
- Inbox wird eine Fehlermeldung empfangen (Mail konnte an folgende Adresse nicht zugestellt werden).
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Die Mahnungen welche keine Mailadresse hinterlegt haben, bekommen den Status "Papier". Zu Beginn werden sicherlich noch einige Stammdaten keine Mailadresse hinterlegt haben. Sobald eine Mahnung den Status "Papier" erhält, wird diese automatisch an den Drucker gesendet. In den Druckeinstellungen kann allenfalls der PDF-Creator hinterlegt werden, so können die Mahnungen gesammelt in einem Druckauftrag ausgelöst werden. Damit nur die Mahnungen gedruckt werden welche den Versandstatus "Papier" erhalten benötigt es die Voreinstellung auf der Mahnstufe siehe Schritt 3 unter Einstellungen.
Handling der Mahnungen die den Status "Versand fehlgeschlagen" erhalten
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- über das Kontextmenü (Rechtsklick) oder das Icon
- PerformX generiert Ihnen nun automatisch die Mahnungen mit unterschiedlichen Mahnstufen.
- Falls Sie Mahnspesen hinterlegt haben werden diese automatisch angerechnet
- Falls Sie Mahntexte erfasst haben, werden diese automatisch auf den Belegen eingefügt.
- Wählen Sie das Icon
um die Mahnungen zu drucken oder per Mail zu versenden. Hinweis: Sie müssen den Mahnlauf angewählt haben, damit der Druck ausgelöst werden kann.- PerformX prüft die Massnahmen-Einstellungen auf der Mahnstufe.
- PerformX prüft die hinterlegten Kommunikationskanäle welche auf der Adresse oder in der Systemeinstellung hinterlegt sind.
- PerformX druckt oder generiert PDF's der Mahnungen für alle, welche das Dokument per Post erhalten möchten oder die Einstellungen der Mahnstufe nicht erlaubt, die Mahnung per Mail zu schicken.
- Jede Mahnung erhält einen Versandstatus, an dem Sie erkennen welche Mahnungen per Mail und welche ausgedruckt werden.
- Mögliche Versandstatus: Papier oder Dokument für Versand erstellt
- Die Mahnungen welche den Versandstatus Dokument für Versand erstellt erhalten können nun im Dokumentenversand weiter verarbeitet werden. Detaillierte Anleitung finden Sie unter Dokumentenversand.
- Möchten Sie den Mahnlauf fertigstellen, können Sie über das Kontextmenü Abschliessen wählen oder Sie klicken auf das Icon
- Vorsicht: Ist der Mahnlauf abgeschlossen, können keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Das Abschliessen kann nicht rückgängig gemacht werden.
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Mahnstufen
Die Mahnstufen können Sie nach Belieben erfassen. Erstellen Sie eine neue Mahnstufe mit "Crtl.+N" oder über das Icon
Folgende Einstellungen stehen Ihnen zur Verfügung:
| Mahnstufe | |
|---|---|
| Mahnstufe | Zahl: Üblich sind drei bis vier Stufen, danach werden säumige Zahler abgeschrieben oder betrieben. |
| Bezeichnung | Text, 36 Zeichen: Geben Sie den Text ein, z.B. «Zahlungserinnerung». |
| Bezeichnung (Fremdsprachen) | Text, 36 Zeichen: Geben Sie den Text in der beschrieben Sprache pro Feld ein, z.B. «Rappel de paiement». |
| Frist in Tagen | Nach Ablauf dieser Frist wird die Rechnung beim nächsten Mahnlauf berücksichtigt. Hier ist zu unterscheiden zwischen der ersten und den folgenden Mahnungen:
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Mahnspesen / Berechnungsart | Zahl: Zu verrechnende Mahnspesen für diese Mahnstufe. Die Spesen für die verschiedenen Stufen kumulieren sich. |
| Bezeichnung Mahnspesen | Bezeichnung für die Mahnspesen, also z.B. «Mahngebühr». |
| Bezeichnung Mahnspesen (Fremdsprachen) | Bezeichnung für die Mahnspesen in der beschriebenen Sprache pro Feld, also z.B. «Frais de rappel». |
| Zahlungsweg ändern auf | Hier können Sie falls gewünscht einen anderen Zahlungsweg hinterlegen, statt dem definierten in den Systemeinstellungen. |
| Massnahmen | |
| Aktiviert Betreibung: | Ja / Nein: Wenn diese Markierung gesetzt ist, dann hat der Offene Posten nach der Mahnung nicht mehr den Status ‚Offen' sondern ‚ In Betreibung'. Entsprechend lassen sich die Listen einschränken und zum Beispiel eine Liste aller Offenen Posten in Betreibung drucken. |
| Mahnung drucken: | Ja / Nein: Wir können eine bestimmte Mahnstufe unterdrücken, so z.B. die Betreibung. Der Kunde erhält keine Mahnung mehr, wir können aber aufgrund der Mahnstufe eine Betreibungsliste drucken. Diese Checkbox muss immer aktiviert sein, ansonsten werden keine Mahnungen mehr gedruckt. |
| Per eMail versenden: | Ja / Nein: Wenn diese Markierung gesetzt ist, darf der hinterlegte Kommunikationskanal auf der Adresse oder in den Systemeinstellungen berücksichtigt werden. |
| Per Einschreiben versenden: | Ja / Nein: Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn die Mahnung per Einschreiben versendet werden soll. |
| Info | ||
|---|---|---|
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Beachten Sie das die Checkbox Mahnungen drucken immer aktiviert sein muss, ansonsten werden die Mahnungen welche keinen Kommunikationskanal oder einen definierten wie beispielsweise "Per Post" hinterlegt haben nicht verarbeitet. Zusätzlich sollten Sie beachten, dass wenn die Markierung Per Einschreiben versenden aktiviert ist, darf Per eMail versenden nicht aktiviert sein. |
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Mahntexte
Suchen Sie auf dem Hauptfenster Mahnstufen oder gehen Sie in der Hauptnavigation links auf Einstellungen > Fakturierung und Buchhaltung > Mahnstufen.
Auf den angelegten Mahnstufen finden Sie im Register Mahntexte diverse Texteingabe-Felder inkl. Fremdsprachen für Texte welche auf der Mahnung angedruckt werden sollen. Die Texte sind aufgeteilt in Einleitungstext und Schlusstext.