Mahnungen sollen automatisiert per Mail versendet werde. Damit dies möglich ist, benötigt es vorab einige Einstellungen.
Einstellungen vor dem Mahnlauf
Schritt 1a - Service Provider einrichten
Unter "Einstellungen" im Abschnitt "Dokumentensteuerung" erscheint der Menu-Punkt "Service-Provider".
Hier wird über ctrl. + N ein neuer Service-Provider angelegt und ausgewählt was dieser Provider für eine Aufgabe hat.
Bezeichnung: Provider Name (Sollte eindeutig erkennbar sein, hat aber keine Relevanz auf den Service (Mahnung per Mail)
Typ: Welche Funktion soll der Provider ausführen (E-Mail)
Programmsteuerung durch: Auswahl der installierten Instanz um den Service auszuführen. (Process Engine)
Schritt 1b - Login hinterlegen
In dem Tab "Login" müssen folgende Felder hinterlegt werden.
URL / Server: smtp-Server zwingen mit "SSL-Zertifikat" (alle gängigen Mailservice haben dies im Standard)
Port: 587 (Standard-Port für SSL Outgoing)
Loginname: Kann die Mailadresse sein oder der Loginname vom Mailservice-Account
Passwort: Passwort vom Mail-Account
Mailadresse: Mailadresse (gewünschter Absender für die Mahnungen)
Emailversand alle x Sekunden: Parameter für Mailversand. Bei einem Intervall unter 60 Sekunden besteht das Risiko
als Spam deklariert zu werden und die Mails werden geblockt.
Schritt 2 - Systemeinstellungen
Auf der Startseite im Suchfeld oder über die Einstellungen "Systemeinstellungen" aufrufen. Im Tab Debitoren unter
"Provider Email" den im 1. Schritt angelegten Service Provider auswählen.
Schritt 3 - Einstellung auf Mahnstufe
Auf der Startseite im Suchfeld oder über die Einstellungen "Mahnstufen" aufrufen. Auf allen Mahnstufen das "Flag"
setzen, bei welchen die Mahnungen per Mail verschickt werden sollen.
Schritt 4 - Mahntexte hinterlegen
Auf dem Reiter "Mahntexte" sollten alle Felder ausgefüllt werden. Wenn sie auf den Kunden verschiedene
Korrespondenz-Sprachen gepflegt haben, sollten sie alle Sprachen abfüllen. Ist keine Korrespondenz-Sprache auf
dem Kunden hinterlegt, wird per default der deutsche Text gewählt und verschickt.
Schritt 5 - Mahnungen archivieren
Auf der Startseite im Suchfeld oder über die Einstellungen "Auswertungen" aufrufen. Die Auswertung auf welche die
Mahnung basiert auswählen. "Flag" setzen bei "Generiertes Dokument archivieren". Sobald dieses "Flag" gesetzt
ist, werden die Mahnungen nach dem Ausdrucken/PDF-Generierung archiviert.
Weitere Infos zur Dokumenten-Archivierung hier.
Ablauf Mahnungen versenden per Mail
Neuer Mahnlauf erstellen
Unter dem Menu "Buchhaltung" finden sie die "Mahnläufe". Erstellen Sie einen neuen Mahnlauf wie bisher. Mit einem
Rechtsklick auf den Mahnlauf, erscheint das Kontext-Menu mit dem Funktion "Mahnungen generieren". Automatisch
werden nun die Mahnungen generiert und erscheinen unterhalb in der Baumansicht "Mahnungen".
Mahnungen drucken / per Mail versenden
Der Mahnlauf kann nun verarbeitet werden. Über das Druck-Symbol in der Menu-Leiste wird der Druck und der Versand
per Mail ausgelöst. Sobald der Druck-Vorgang abgeschlossen ist, wird in der Übersicht pro Mahnung der Versand-Status
aktualisiert. Die Mahnungen welche den Versandstatus "Für Versand freigegeben" haben, werden bei der nächsten
Synchronisation der Process von der Process
Engine abgeholt und per Mail verschickt. Alle Mahnungen die den Status "Papier" erhalten,
haben entweder keine Mail-Adresse hinterlegt oder die Mailadresse wurde geblockt.
hinterlegt.
Die Process Engine prüft alle 30 Sekunden die Status der Mahnungen. Alle 60 Sekunden wird ein Mahnung versendet
anhand des vorgegebenen Parameter in der Login-Einstellung. Sobald die Process Engine eine Mail erfolgreich versenden
konnte wechselt der Status auf "Versendet". Wird die Mail nicht übermittelt, weil sie nicht korrekt ist oder vom Empfänger
geblockt wird erscheint der Status "Versand fehlgeschlagen"